浅谈电力工程基建档案管理

浅谈电力工程基建档案管理

李朝瑞

国网海东供电公司青海省海东市810600

摘要：电力工程基建档案管理对于整个建设项目的展开非常重要，基建企业应当对于档案管理工作给予足够的重视，让管理过程能够更为准确、高效的得以展开。本文将分析目前电力工程基建档案管理中存在的各类问题，并且有针对性的给出解决对策。

关键词：电力工程；基建档案；管理

1前言

最近几年来，在中国逐渐进步的电力行业，逐渐完善的体制改革，以及逐渐提高的社会经济水平的环境下，不断扩展了电力基础设施建设的项目种类。在诸多电力基础设施建设的项目当中，不但需要注意工程建设方面，而且还要格外注重档案管理方面。在全部档案管理的工作当中，管理基建档案的工作至关重要。对于此项工作的管理要有清醒的认识，因为它建管在前，功绩在长远。

2单位在基建档案管理中普遍存在的若干问题

2.1对档案管理重要性的认识不足

在工程建设期间，由于节省成本，赶工期等经济方面的原因，项目工作人员不能够及时的将所有的施工图纸，上报材料等档案材料归档，入库。导致工程材料分散分布在不同阶段，不同项目负责人的手里。直至项目竣工，才匆忙对档案资料进行回收整理。而此时大部分的一线施工或管理人员已经撤离项目，就容易导致在最后进行系统整理的时候遗失文件，致使工程相关档案资料残缺不全。工程中如果不能及时的对资料，档案进行管理，就会导致后期大量财力物力人力的耗费，甚至是整个工期的拖延。比如农网工程和变电站工程的档案涉及到大量的施工图纸，报价表和合格证，现场施工人员往往不了解档案归档的过程，造成大量需归档的资料流失，损坏。即使各个证件，图纸是齐全的，也往往不能按照规定依次排列整齐形成完整的流水，就增加了档案管理人员的工作量。

2.2缺少足够胜任新形势下基建档案管理人员

目前，我国基建档案管理在人员素质技能方面存在两类问题：首先，由于大部分基建档案管理人员基本上都是临时指派的，缺少系统性的档案管理培训，对于档案管理业务不熟悉，缺少档案管理专业知识，难以有效进行档案的搜集整理、归档、开发利用；其次，在基建工程施工过程中往往面临着人手缺少问题，档案管理人员往往也是兼职的，其业务较为繁杂，工作量较大，对于档案工作往往也是出于疲惫应付状态，在档案管理方法和手段方面就更加落后，难以使用现代化管理手段进行编目、检索、开发、利用。

2.3基建档案材料收集时不够全面、不够完整

我国已经制定了一系列的规范措施来保证档案管理的完整性和准确性，而档案管理部门就是要执行自己的职责，对档案资料的进行集中的收集管理。这些规范措施也是对档案管理工作的监督检查的依据。比如，在这些规定中就有要求档案管理人员必须参加基建工程的竣工验收以及科研成果的鉴定会等，就是为了对整个工程建设的资料管理质量进行有效控制。不过，目前一些档案管理部门对于这些规范措施并没有严格执行，使得我国的基建档案管理在完整性和准确性上还存在很大的误差。

2.4基建档案的管理和使用手段不能适应现代化管理的要求

现阶段，传统形式的基建档案在材质上一般是纸质的，而且其载体是实物。运用传统方法开展基建档案管理往往不利于使用者反复查阅或借阅，重复使用还容易对基建档案造成损坏或丢失。在现代化计算机技术以及网络技术不断推广应用的背景下，基建档案管理在管理手段和技术设备上也有了高速的发展。但是目前很多单位的基建档案管理人员在计算机技术应用素质方面，与现代化管理要求存在较大差异。因此，单位在基建档案的管理方面仍然采用传统的纸质、实物管理模式，无法实现对基建档案管理的现代化。

3处理对策

3.1增强档案管理意识

想要让电力工程基建档案管理更为高效的得以展开，这首先需要增强基建单位的档案管理意识。档案管理工作是基建项目展开过程中的重要组成部分，这些档案不仅是整个项目开展过程的凭证，这些重要的资料也为后续的信息查找提供了来源。基建单位只有充分意识到这一点，才会给予档案管理工作更多的支持，才会加强档案管理制度与体系的建设，在档案管理人才培养上更为重视。增强档案管理意识是提升档案管理质量的第一步，也是让档案管理工作更为高效的前提与基础。

3.2建立健全档案管理制度

建立健全的档案管理制度与管理体系是非常有必要的，这不仅能够让档案管理工作更系统与规范，也能够让管理人员的工作展开过程更有针对性。档案管理工作是较为细碎的，工作量也非常大，想要让这些工作落到实处，这必须以完善的档案管理制度为依托。好的制度能够对于管理人员的工作内容与工作职责有更为明确的划分，让管理人员的工作更有章可循、有据可依，是确保工作的高效与准确的前提。因此，基建单位很有必要加强档案管理制度建设，让档案管理工作能够更有效。

3.3提升管理人员的专业素养

为更好提高档案管理水平，提高高校基建档案管理水平，要不断加强对基建档案管理人员的业务技能培训。基建档案管理是一项细致而复杂的工作，需要档案管理人员有较高的职业道德和业务技能。为使基建档案管理人员既懂基建档案管理，又要能够不断提高其业务水平，确保基建档案的工作效率和质量，适应现代档案管理载体、方法、手段对于档案管理人员新要求，要不断加强对档案管理人员的培训。基建档案管理人员不仅要能够熟练掌握档案保护技术、档案管理学、档案学等方面的专业知识，而且还要掌握现代档案管理先进手段，促使基建档案从经验管理向现代化科学管理进行转变。

3.4要不断加大对基建档案的硬件建设

在我国传统高校基建档案管理中，档案主要是以实物和纸质为载体，不仅不便于管理和查阅，而且容易造成损害丢失问题。但是，在信息时代，基建档案可以通过现代化技术，将纸质档案通过技术转化，转变为数据性资料进行存储、检索、查阅，实现了现代化基建档案管理。因此，基建单位要能够不断加强档案管理的硬件投入，特别要能够不断更新设备、使用现代化管理技术，为基建档案的电子化、现代化提供物质基础。在信息化时代，基建档案管理所面临的一个重要问题就是如何将纸质档案电子化。对此，基建档案管理部门可以要求设计单位提供相应的电子版图纸，使工程设计更为系统完整的在图纸上进行反映。而对于那些具有较高保存价值的图纸，更是建立电子档案的建立进行永久性保存。

3.4规范电子文档归档，提高档案信息的实效性

数字化技术的应用和普及，推动了档案工作的数字化建设，为档案信息管理注入了新的活力，对历史数据能从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以对电子文档的前期收集工作就显得相当要。在工程建设过程中，施工单位对纸质档案要按照规定统一载体、统一格式，在归档的同时，也要将电子文档归档，才能提高档案信息的实效性和检索的便捷性。

信息化时代发展给基建档案工作带来了新的课题，基建档案管理应推行计算机管理技术，适应基建工程项目现代化管理要求，搭建基建档案信息资源体系，根据基建工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行基建档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管，利用工作规范、有序地建立电子档案数据库，在企业各部门之间实现信息互通、资源共享。

4结语

总而言之，基建工程档案是单位档案工作的宝贵财富，同时也是单位基本建设工程的原始历史纪录，它能够反映出单位基本设施的整体水平。基建档案工作是一项技术性、持续性并具有艺术性的管理工作，同时也是单位档案管理工作中十分重要的一部分。所以，我们应从档案管理事业的发展趋势来加强单位基建档案管理的现代化、信息化、网络化，以适应新形势的发展，不断地满足单位发展的需要。

参考文献

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[2]沈丽.关于加强电力企业基建档案管理的几点思考[J].办公室业务.2016(11).

[3]陈明.建筑施工企业基建档案管理存在的问题及对策[J].企业改革与管理2016(21).