论数字管理平台下的现代档案管理体系发现趋势付安

论数字管理平台下的现代档案管理体系发现趋势付安

付安

黑龙江省航道局

摘要：现在档案信息的种类以及数量在增多，为了方便档案的管理，越来越多开始从事档案管理的工作，而且部分大学还开设了档案学。现阶段的档案管理也随着现代科技的发展，而向现代化迈进。我国现在对档案信息的管理工作很多都是在数字管理平台上完成，数字管理平台的建立对于档案管理工作有促进的作用，而且在这个平台下档案管理工作更方便。本篇文章主要是探讨了在数字管理平台下的现代档案管理体系发展趋势，希望本次的研究可以为大家带来参考。

关键词：数字管理平台；现代档案；管理体系；发展趋势；研究

在互联网飞速发展的前提下，开始出现了数字档案并且快速发展。利用数字管理平台这个方式去管理档案已经成为了一种趋势，也是现代化的要求。在这个管理方式下，档案管理体系变得更加成熟，而且趋于完整。而且数字管理档案已经对传统的管理方式带来影响，不断在冲击传统档案管理的地位，甚至是在不久的将来，会取代传统的管理。

一、现代档案管理体系的特点及优势

所谓现代档案管理体系，主要是指在档案管理过程中总结归纳得出的，包括档案资料收集、鉴别、管理、查阅等一系列工作在内的信息化处理方式。与传统档案管理的唯一区别在于，现代档案管理引入了信息化技术，可以将纸质文件以电子文档等数据化形式保存起来，并通过相关的机器设备来对其进行管理和使用，实现资源的共享。现代档案管理需要建立一个数字化平台，利用该平台来开展档案管理服务，可为档案使用者获取有效信息提供帮助与方便，并在一定程度上提高档案信息的利用率。

与传统的档案管理方式相比，现代档案管理体系更具优势。比如：传统档案管理由于多采用纸质管理方式来保存档案，而纸质档案又很容易被磨损和虫蛀，所以理论上来说，纸质档案的保存时间并不会过长。另外，纸质档案保存还会占据大量的用地空间，不利于人们对档案信息的检索，所以传统档案管理方式的效果并不算佳。而现代档案管理则可有效克服这些困难，在数字管理平台下，信息化技术的应用不仅可以长久、有效的保存好档案资料，彻底解决档案的储存难题，减少档案管理过程中的纰漏，提高档案管理质量。

二、现代档案管理体系的完善措施分析

需要清楚的是，尽管我国档案管理已经基本上实现了数字化管理，但在个别企业或单位，部分办公资料的管理仍然采用着传统的纸质管理方式，体现出了数字化档案管理覆盖不全的特点。除此之外，数字平台内部设施配置不全、现代档案管理体系不完善等问题仍然影响着档案管理事业的发展，所以在新世纪下，如果想要进一步提高档案管理质量，加快数字化档案管理水平，就必须从平台建设与体系完善两个方面着手，切实做好现代档案管理工作。

要使现代档案管理体系变得更加健全与完善，就必须从软件的配置管理和软件的优化使用两个方面下手，先确保软件的配置全面，后确保软件的功能完善、性能优越。基于数字化平台下的档案管理，首要应该解决的难题应该是软硬件的配置，保证这些相关的管理软件能够将纸质档案转换成数据形式，成功入库，将企业活动中所形成的资料完整的保存下来；其次，数据入库之后，要对入库的数据进行整合管理，以方便日后检索工作的开展。

三、数字化管理平台下现代档案管理的发展趋势

新世纪以后，档案管理基本实现了信息化与数字化。然而国内各企业、各部门在利用信息化技术来管理档案时，往往存在很多问题。在深究问题产生的原因之后，普遍认为企事业单位在开展档案信息化管理工作时必须要加强对管理设备、管理方法以及管理技术的重视，不断引进新的管理技术、更新管理设备、优化管理体制，促进现代档案管理的长足发展。

1、档案管理手段将继续创新，不断深化

现在信息化已经成为了发展的趋势，在这种趋势下必然会影响到我国的档案管理工作。而且传统管理方式暴露出非常多的弊端，而在信息化的冲击下，逐渐的退出档案管理的舞台，数字化的管理开始走入大家的视线，并且这种管理方式对档案管理带来很深的影响，不仅仅是影响了管理的观念，同时还影响着管理的方法。而且在这种形式下，人们开始优化管理方式，深化改革的目标，使新的管理方式能够很快的融入到信息环境中。信息化对档案管理工作提出一些要求，要求管理工作能够快速而且简便的完成，从而保证管理的质量。为了能够满足这些变化，管理人员在档案的编制以及收集上进行了优化，使各个档案管理工作之间能够无缝对接，从而实现自动的统计以及搜索等，同时还要保证覆盖的网络资源多。通过这些方式的改革，可以提高档案管理工作的效率，让管理工作上升一个高度。

2、档案管理办法将不断推陈出新

经过一段时间的发展，数字档案管理的有关理念以及方法已经普及，而且档案界也一直在研究这种管理方式，在研究中也产生了很多的理论，甚至是管理的新思路。现在的管理市场出现了很多的管理软件，每一个软件对档案的管理工作都非常的有效，由于对软件的研究不断加深，档案的管理方法也不再是一种，而出现了多种的管理方式。这种态势鼓舞了研究人员的对档案研究的士气，让有关人员对档案管理工作加深了印象，使其对管理方法更了解，研究出更多新型的管理方法，让管理局势呈现良好的发展态势，也使我国的档案管理工作走向成熟。

3、档案管理制度将变得更加规范、完善

在构建档案管理体系上，人们要有更多认识，知道建设体系不是简单的工作，而是系统性工作，而且还是多个工作项目的综合，包括基础设施建设、与档案管理工作有关的机构、以及明确管理制度等等，而且在建设中要求档案管理工作能够遵守规范，以此来保证档案管理工作更完善。只有保证了档案管理工作的业务是可靠的，才能保证制度的完善，但是从我国目前的档案管理工作来说，部分的业务并不是太可靠。特别是当前的数字档案管理工作。因此，我们有必要对现在的管理制度调整，让管理制度与当前的档案管理工作保持一致，同时规范档案管理的业务，例如对文件的收集以及储存、档案之间的交换，对档案的检定，让可以利用的档案实现共享等等，每一项业务都要保证合理可靠，上述的几个问题是当前档案工作需要解决的问题，希望在对档案管理研究中，找到解决的方法，使管理制度完善。

四、结束语

档案管理事业走向数字化管理平台，可以说是迎来了一个崭新的局面，档案管理体系发展的总体趋势也将越来越适应社会主义市场经济建设需要，总体呈现出一片大好局面，然而针对档案管理体系的建设仍任重道远，始终不可懈怠，这要求每一位档案管理工作者肩负起时代交付的重任，把握每一次机遇与挑战，与时俱进，力图将我国的档案管理事业推上更高层次的发展平台。

参考文献：

[1]虞俊.利用信息化提高档案管理水平[J].信息与电脑（理论版）.2011（05）

[2]龚瑞梅，杨英封，刘政，高红霞.加强信息系统开发提升水利档案管理水平[J].内蒙古水利.2010（06）

[3]李林.档案管理系统的设计与开发[J].2010（10）

[4]赵岩.浅谈新时期档案保密工作.[J].黑龙江史志.2010（3）