浅谈机关行政事务管理工作对策及建议

浅谈机关行政事务管理工作对策及建议

周圣炳

（江苏省人大办公厅，江苏南京211100）

摘要：机关行政事务管理工作对保证机关正常直运转有着非常重要的作用，是一个单位综合管理能力和工作效率的体现，也是单位内部于其他部门活动的基础保障，起到承上启下，协调沟通的作用。办公室日常的行政事务管理工作好坏直接影响到一个单位的工作效率和工作的质量，甚至影响到一个单位的整体社会形象。为了提高机关单位管理的效率，就需要在办公行政管理中将现代化的管理理念和模式充分融入管理过程中，不断建立健全机关行政事务管理制度，进一步加强沟通协调能力、创新思维建设，有效夯实管理基础，提升机关整体管理水平。

关键词：行政事务；管理；措施

一、新形势下办公行政事务管理工作面临的挑战

作为单位内部的信息枢纽，办公室部门也愈来愈受到重视。在这种形势下，办公室行政事务管理工作也面临着新的挑战。

（一）事务工作信息化。从当前社会背景来看，信息资源已经成为经济及社会发展的重要战略资源，信息化水平也从一定程度上反映了组织的现代化水准。在此背景下，行政工作也朝着信息化方向发展，并对办公室工作产生了影响。通过信息化手段，大大提升了政务工作效率，并让相关工作变得更加合理、规范。但在政务工作信息化实施过程中，还是表现出了一定问题，例如过于强调硬件设施建设，而忽视了使用管理，未能充分发挥其作用；信息资源共享意识还有待加强；部门缺乏信息资源综合开发利用人才；安全风险评估、预警及处理工作不到位。

（二）法治进程加快。十八大以来，我国依法治国进入了一个新的阶段，各行各业对法律保障也愈来愈重视，这也使得办公室工作与法律法规贴合的更加愈来愈精细化。政务工作管理理念与以往相比，发生了巨大的变化，开始倡导精细化管理。通过精细化管理能够让管理者明确管理目标，清楚自身职责，可以及时根据管理工作开展过程中存在的问题进行及时调整，促使相关工作规范化、合理化、科学化进行。精细化管理还可以实现复杂问题简单化、简单事件流程化、流程事件定量化、定量事件信息化，大大提升了工作效率。

二、办公行政事务管理普遍存在的问题

新形势下，办公行政管理必然会发生较大变化，相关人员对这种变化需要一个适应期，在适应过程中，还是会表现出一定问题。

（一）传统思维模式限制。目前还有不少行政单位，受传统思维模式影响。在实际的行政管理当中，容易出现形式主义、不讲实效等许多问题的出现。很多办公室工作人员在实际工作当中，容易被传统思维模式所限制，主动性不强，缺乏前瞻性及预见性，甚至部分办公室人员并未认识到办公室工作的重要性，认为办公室工作只是一些日常性的简单工作，其技术含量不高。在这种思想驱使下，使其工作态度散漫，随意性较大，缺乏明确的工作目标。

（二）人员配置合理性不足。办公室行政工作的主体是人，工作人员的整体素质决定了工作质量。很多办公室工作人员将大部分精力置于日常事务处理中，而忽视了自我素质培养，使其业务能力止步不前。在人员筛选方面，办公室多数会选用文科类或者管理类毕业生，这种单一学科或者从业背景的人员在处理问题时不够灵活，思维较为固定，创造力不足，制约了整体工作质量。

（三）考核机制存在缺陷。从单位整体结构来看，办公室部门属于辅助部门，并不属于核心部门。大多数情况下，单位内部考核会偏向核心部门，对辅助部门存在一定忽视，导致无法充分发挥激励作用，这从一定程度上制约了办公室工作人员的主观能动性与工作积极性。在实际的管理中，有一些行政单位把办公室管理、档案文书管理当成是行政管理的重点，这样使行政管理缺乏有效性。

（四）各部门之间缺乏沟通交流。行政单位事务管理工作离不开各个部门的协调配合，但是目前很多行政单位的各个部门多是独立工作，只专注于自己分内的事情。即使是各司其事，各个部门之间也缺少合作配合，对于一些分工不明确的工作，都不愿意主动去承担，相互推脱，影响了行政单位行政事务管理质量和水平，不利于行政单位的协调发展。

（五）机构设置不合理。很多行政单位的行政事务管理机构设置的不合理，有的职能部门过于臃肿庞大，有的职能部门又缺乏实质性的工作权限，还有很多机构在职能权限方面存在很多的交叉，并且缺乏完善的行政事务管理监督机制，造成行政单位出现责任不清，权利过度集中在几个职能部门、工作权限和职能分配不当。严重影响了行政单位行政事务管理工作人员的工作积极性和主动性，导致行政事务管理效率低下，缺乏活动，不利于行政单位实现科学化的管理和民主化的决策，需要进一步调整行政单位行政事务管理机构的职能和权限。

三、做好办公室行政事务管理工作的举措

新形势下，办公室行政事务管理工作变得更为系统化、全面化、复杂化。这就要求相关管理工作做到“有的放矢”，通过更新理念，完善制度，加强执行力，保证管理工作发挥成效，为单位稳定运营创造出一个良好的环境。

（一）合理配置办公室内部机构。实现办公室管理的科学化，首先配置上要进行改进，做到办公室管理的科学化，要从办公室管理的科学化，要从办公室的内部机构和工作人员的合理分工入手，培养出一支管理水平高、文字写作能力强、集体主义感强的队伍，促进办公室管理的发展。行政单位办公室事务管理工作人员应当合理安排工作时间，确保工作的有序进行，兼顾好各项工作职责，理清工作思路，要不断提高自己的责任心和事业心，勤于思考，善于动脑观察，尽量提高自己的工作效率，做到脚踏实地，认真负责，不可浮夸，弄虚作假。除此之外，还应当保持工作热情，真诚对待同事，多办事，少说话，杜绝官僚作风，树立正确的工作观念，脚踏实地的做实事。

（二）加强办公室队伍的综合素质建设。第一，办公室不能成为聊闲话的地方，办公室人员要具备良好的思想作风。为此，要定时为办公室的工作人员开展思想教育的课程。必须抓好队伍的思想作风建设。办公室人员要坚持办公室工作的原则，遵守基本要求，是拥有良好思想作风的基础，然后要时刻为组织着想，为组织做事。第二，应当提高自身综合素质，提高工作能力。行政事务管理人员在工作之余，应当坚持学习，根据工作性质进行针对性培训，强化自己的工作能力。应当选择一些与行政事务管理工作相关的学习内容，找出学习重点，掌握工作相关知识。在学习过程中，应当扩宽学习范围，涉猎更多的相关知识，拓宽视野，尽量增长自己的见识，扩张涉猎领域，不断丰富新方法、新途径、新思路，提高自己的创新意识和创新能力。另外，还应当坚持学习，提高表达能力，解决问题能力，提高自身综合素质。第三，应当勇于挑战自己，承担重要任务。办公室行政事务工作琐碎复杂，在这样的工作环境下，应当不断挑战，不断进步。对事情要有自己的见解，切勿随风逐流，还要具备奉献精神，有强烈的事业心和责任心，只有这样，才能提高自己的工作能力。第四，应当顾全大局，做好各项协调工作。不管是做人还是办事，都应该有自己的原则和底线，做到规范工作、透明工作及公开工作，不管何时何事，都要做到公平、公正、问心无愧，尽量避免产生工作矛盾，为大家树立良好的工作榜样。第四，应当竭诚为领导办事，为他人服务。办公室行政事务管理工作主要任务就是帮助领导，为领导及他人提供服务。在开展工作时，应当积极主动，全面掌握问题动态，了解事情的基本情况，提高工作全局性、系统性以及预见性。

结语

综上所述，在机关单位发展和运行的过程中，行政事务人员起到了不可忽视的作用。其在实际工作的过程中，要掌握日常工作的实用方法。从行政事务工作的各个环节出发，对其进行重点整合和分析。其中涉及的多项工作内容，需要行政事务工作人员掌握有效的工作方法和技能。日常工作事务展现出了一定的繁琐性，这也对事务人员工作带来了巨大的挑战。尤其是在机关单位不断改革的情况下，行政事务工作人员要更加关注自身工作的效果和质量。从工作的多个内部出发，在整合工作内容的情况下，提升行政事务工作人员的工作效率和质量。

参考文献

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[2]程龙.行政事务管理工作创新的相关对策研究[J].科技资讯,2018,16(17):125-126.

[3]周金龙.浅谈机关单位行政事务人员在日常工作中的实用方法[J].农业开发与装备,2017(5):53.