对殡葬档案管理信息化建设的思考

对殡葬档案管理信息化建设的思考

赵凤华

吉林省通化市公墓管理处吉林通化134000

摘要：殡葬部门作为我国民政工作中的重要组成部分，和所有的人都息息相关。档案管理工作的开展也就显得十分重要。在目前殡葬部门的档案管理中内容众多、工作量大，这就需要在殡葬档案管理工作中采用信息化方式，找到有效的措施解决档案管理工作中的问题，达到提高服务质量的目的。

关键词：档案管理；信息化建设；问题；建议；

前言：殡葬是人类死亡文明的重要内容，与每个人的生活都息息相关。作为服务于民众的窗口单位，殡仪馆承担着为国人提供丧葬服务的使命。随着我国殡葬改革的不断深入，提高殡葬服务水平、增强服务质量成为殡仪馆发展的主要方向，这一切都离不开档案管理工作的保障。档案是殡仪馆信息资源的重要组成部分，殡仪馆档案工作内容多且繁杂，与老百姓日常生活息息相关，记录了死亡人员的时间、遗体运送情形、骨灰安置和存放等诸多重要信息。档案是殡葬工作的信息存储库，是提升殡葬服务水平的重要基础和参考。

一、当前殡葬档案管理信息化建设中存在的问题

随着目前殡葬档案管理工作内容的日益扩大，传统的档案管理模式已经完全无法满足工作的需求了，各地区已经主动进行了信息化管理的尝试，虽然取得了一定的成效，但结果却并不是十分理想。其原因主要是受到了一下三个方面的影响：

1、档案管理人员的素质有待提高

很多殡葬单位目前没有将档案管理信息化融入到单位的日常工作管理规范中，也没有为档案信息化管理建立长效的机制。这就说明了目前在殡葬行业中，相关领导和档案管理人员对档案管理信息化建设的重视程度不足。目前档案管理人员主要分为两类，一类是已经从事该行业多年，他们具备丰富的工作经验但是缺少专业的理论知识，另一类是目前新招聘来的相关专业的人才，他们虽然具备专业素养，但是却缺少档案管理经验。这些原因都间接影响着档案管理信息化的水平。

2、信息化带来的安全隐患

信息化犹如一把双刃剑，在大大提高信息传输效率的同时，也蕴含着极大的风险因素。信息化手段和技术在殡仪馆档案工作中的应用，改变了传统的纸质档案存储模式，很多文件都存储于计算机中，便于查询和整理，但计算机也容易受到外界的入侵和干扰，导致档案资源被破坏。现实中，一些黑客利用网络技术侵入政府网站，破坏和窃取重要信息的情形时有发生。尤其是殡仪馆在长期发展过程中，形成了一些重要的科技成果，这些都属于自主产权技术，是殡仪馆重要的无形资产和宝贵财富，一旦丢失将造成难以挽回损失。

3、档案管理工作的共享不充分

随着信息时代的不断发展，信息共享已经成为了必然的趋势之一。殡葬行业与其他政府部门之间的联系相对来说比较少，在同级之间比较独立。再加上由于行业特殊性的影响，传统的档案管理工作中想要查询某项档案内容相对来说比困难，需要多个部门之间的配合。这两方面的因素都导致了目前殡葬行业的档案管理工作中资源不能完全共享，影响了档案管理信息化。

4、档案信息资源利用效率较低

目前，在信息化大潮下，很多殡仪馆都加强了档案信息化建设力度，但很多信息化建设工作都是按照民政部门的集体领导来完成的，缺乏自主和创新意识，盲目展开数字化工作，造成很多信息化工作不符合单位本身的特点，浪费了人力物力，增加了基础设施建设的负担。而且，档案资源信息化管理的目的在于提高利用效果，但目前很多殡仪馆过于追求档案资源信息化建设的速度和规模，忽视了对档案资源的开发和利用，有的档案信息检索人手少、功能差，公众认知度不高，起不到应有的作用。

二、殡葬档案管理信息化工作开展的建议

1、根据工作需求进行机构改革，完善档案管理人员素质

档案管理工作的开展的目的是为了保证日常工作的顺利展开，在殡葬行业中，实现信息化档案管理工作也必须要按照需求进行机构的调整和变革。具体来说，就是要通过电子化。信息化、数字化的形式在档案管理中设立对应的部门，包括电子查找、阅览部等等。另外，除了部门的建设之外，还要提升档案管理人员的素质，定期进行信息化培训，让他们在拥有职业技能的同时还能提升专业水平，保障档案管理信息化建设的发展。

2、提高对档案管理信息化的认识

目前，绝大部分殡仪馆都实现了档案管理信息化，但很多领导依然对信息化在档案管理中的重要性认识不清，仅仅将信息化作为档案管理的一种手段，将主要的精力放在购置先进的技术设备上，忽略了信息化档案管理制度的建设以及信息化人才的培养，导致先进的技术设备发挥不出应有的优势，档案信息化管理的效果差强人意。事实上。档案信息化管理是一个复杂的体系，不仅涉及档案管理手段的信息化，更涉及档案管理理念的革新等，因此殡仪馆要提高对档案信息化的全面认识，尤其是殡仪馆主管领导要具备信息化意识和观念，在组织建设、资金保障和人力资源等方面加大对档案信息化管理的投入力度。同时采取有效措施提高档案管理者的工作积极性和主动性，提高信息化管理的效率和质量。

3、建立多功能的阅览室，实现档案管理工作的共享

多功能阅览室是档案管理信息化建设中的重要组成部分。在殡葬行业的档案管理工作中，也要创建档案的阅览室，实现档案管理工作中个相关部门的共享，提高工作效率。这也是提高殡葬部门服务能力的重要基础之一。但是，需要格外注意的是，档案管理工作共享并不意味着档案资料完全公开。它知识实现了相关部门之间的共享。由于殡葬行业中的档案资料会涉及到个人的隐私，因此在信息化的档案管理中，必须要注重电子信息的安全问题，防止外部非法用户的数据侵犯。

4、创新服务手段，提高档案信息化利用效率

新时期，随着人们对殡葬服务要求的不断提高，殡仪馆档案管理要树立用户第一的观念，不断创新档案服务方式，满足网络时代用户对信息的需求。因此，殡仪馆档案管理部门要深入到老百姓当中去，了解老百姓对殡葬服务信息需求，然后有针对性地开发和创新信息资源。例如，殡仪馆管理的死人档案尽管信息量不是很大，但涉及信息面非常广。以往，老百姓要查询死亡人员档案资料十分麻烦，需要到殡仪馆档案管理提出查阅申请，经过审批同意后，档案管理人员利用人工方式帮助信息需求者来查询相关信息，整个过程不仅烦琐，浪费了巨大的人力和时间成本，而且经常查询不到完整的信息。而在信息化时代，档案管理部门通过设置电子搜索功能，实现档案信息的快速检索和查询，大大简化了信息查询的手续，信息需求者根据死者的姓名、骨灰存放证的编号、死亡时间年龄、死者生前工作单位、相关经办人等就可以快速查询死者的全部档案，使更多人可以在最短的时间内查到有用的信息，大大提高了殡仪馆的丧葬服务水平。

三、结束语

总之，信息社会的到来给传统的殡仪馆档案管理工作带来了巨大的影响，殡仪馆档案管理部门应该抓住机遇、迎接挑战，充分利用网络技术和信息技术，不断创新档案信息管理方式，提高档案管理信息化水平，使档案更好地服务于社会，服务于民众。

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