浅析电力企业档案数字化质量及安全保障韩爱平

浅析电力企业档案数字化质量及安全保障韩爱平

韩爱平

（国网江苏省电力有限公司灌南县供电分公司江苏灌南222500）

摘要：科学技术的快速发展对电力企业档案管理工作提出了更高的要求。在数字化、信息化的时代下，档案数字化的安全性能与质量控制工作成为了电力企业档案管理的要点。在此基础上，如何正确优化数字化方案，及时检验评估标准成为了质量保障的首要目标。因此本文也旨在探讨电力企业档案未来的发展模式。

关键词：电力企业；档案数字化；质量；安全

引言

档案反映的是一种原始信息，与企业的发展息息相关。同时，档案管理工作具有显著的专业性，规范化要求高。且技术水平的提高也让档案管理工作面临了全新的挑战，进入了快速化发展的阶段。从目前的档案数字化管理模式来看，包括纸质档案扫描、激光三维扫描等，结合岗位要求探讨质量和安全保障工作，也是相关单位的首要任务。

1电力企业档案数字化管理的内容

电力企业档案管理内容包含一般档案管理工作的要求，但其特殊的行业性质也决定了特定职责的存在。从具体内容上看，包含以下几个方面。首先是日常业务管理，它是根据上级主管单位安排的工作目标，进行档案工作的合理调配，负责档案的整理、收集、保管，并符合各类档案的利用和鉴定工作。另外，全宗卷的编制和管理工作应该落实到位，并负责开展档案信息资源的开发和利用，统筹、协调好相关工作，对原始信息进行合理的收集、查询和管理。数字化管理后，纸质载体的档案可以转为机读档案，既节约了保管费用，也节省了占地空间，查阅方便迅速，避免了反复印制资料造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后档案能及时归档，并能尽快提供利用服务。数字化档案管理使查询档案资料变得快捷、方便，做到足不出户可查所需，数字化使信息共享成为现实。可以看到原始信息的管控工作是档案管理工作的基本内容，而行业性的特殊内容体现在基建工程、变电站等相关部门的档案管理工作等方。例如图1所示的档案数字化管理流程。

2电力企业档案数字化质量管理工作

2.1数字化方案的构建

数字化方案直接影响到档案数字化的质量，数字化方案包括数字化的策略、技术模式、流程构建、操作过程等不同的内容。数字化方案的构建同时也是质量控制的前提，消除质量环节上的各类不合格因素，以便于采取有效的管控手段。

2.2数字化软件的选择

数字化软件种类多样，且功能各异，在选择前要对软件功能进行查询，结合电力企业自身的发展模式和特点来选择软件。合理的软件是档案数字化水平提升的基础，同时也能为管理工作提供有效的技术保障，起到节约成本、提升工作效率的作用。

此外，选择好软件后要制定相关的参数标准。国家已经制定了档案数字化的一般标准，电力企业在制定过程中可以进行参考和借鉴，必要时根据自身特点进行调整。

2.3评估与验收工作

评估与验收工作是质量控制的最终阶段，也是最关键的阶段。对于电力企业来说，数字化档案管理需要有数据库的支持，建设数据库的质量就和评估验收工作有着密切联系。评估的内容包括设备运行状态、人员和操作流程等不同方面，并在评估的过程中发现问题并解决问题。如果问题无法解决，则应该告知上级主管部门，分别对每个项目的完整性和质量进行测试与评价，做好验收工作。

3电力企业档案数字化安全管理工作

安全保障工作是档案管理工作的核心内容之一，安全保密控制的最终目的也是保障信息和数据的安全，防止因数据泄露带来的各种不良影响。在档案数字化管理过程中，安全保障工作会对存在的不安全因素进行分析，然后根据数字化工作中的客观变化规律，从技术手段和管理手段上采取措施，减少安全问题的产生。具体来看，包含以下几个方面：

3.1网络安全模式

网络安全模式要求所有的管理工作在一个独立的网络中进行，与其余外网全部隔断。客户端的计算机设备要防止人为损坏或机械破坏，也应该考虑到电磁场等因素带来的干扰，以致于出现安全事故。作为直接接触档案系统的数字化管理人员，电力企业可以通过身份验证的方式，在进入管理系统前进行身份验证，防止非法用户的进入，才能够根源上提升档案数字化管理的安全性能。

3.2制度体系建设

数字化处理的档案一般情况下都是易于损坏或是设计机密信息的档案，因此安全保障工作的重要性也显而易见，此时，需要构建完善的制度管理体系，才能进行行之有效的安全管理。例如对档案数字化系统和设备使用的安全制度，设备和密钥的保密管理等，落实责任到人，采用各种加密管理方案，控制好规则设置，让安全工作高效地开展。

3.3安保系统

安保系统包括门禁系统、防盗报警系统等多个方面。对于电力企业来说，档案管理的数字化并不是简单地将已有的档案资料扫描到计算机当中，这项工作是与企业日常的经营活动密切联系的，是一个动态化的系统工程。在安保系统的设置上，也需要符合企业生产和经营的特点。目前，在生产技术领域的数字化水平得到了限制提高，包括监控数字化、运营管理集成化等，安保系统的构建也应该在细致的研究工作之后，根据档案管理的要求来实现系统与管理体系的一体化，明确安保工作的标准，以此保障资料的完整性。实际上，对于涉密档案数字化场所的安保问题，原则上是要求设备保持独立的，如果由于工作需要，可以建设局域网络，但该网络也应该是独立的，不能连接互联网。以电力企业的性质来说，其档案数字化与公文流转数字化的作用同样显著，其存储、处理涉及国家秘密信息的设备要符合保密管理要求，其使用的网络应当独立，与其他网络物理隔离，并通过保密行政管理部门的涉密网络验收。

4结语

档案数字化建设是档案管理发展规划的重要任务，其核心是资源建设，也是未来各企业发展的必然趋势。档案数字化建设可以通过各种技术手段来对档案信息资源进行数字化管理和利用。相比于传统的管理手段，在优化管理结构、提升管理水平、促进现代技术的使用等多个方面都具有显著的效果。因此，我国的档案数字化质量管理和安全管理工作也有广阔的发展前景，电力企业也应该意识到这些工作的重要性，并针对性地采取优化措施。

参考文献

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[2]陈平.档案数字化质量及控制和档案数字信息安全保障体系研究[J].科研，2016（10）

[3]袁文娅，刘锦国，邓庆军，等.电力企业纸质档案数字化的管理实践[J].内蒙古财经大学学报，2012，10（2）：107~109.