档案管理信息化是档案管理的发展趋势李霞

档案管理信息化是档案管理的发展趋势李霞

李霞

广东省南粤交通潮漳高速公路管理中心

摘要：随着计算机技术的快速发展人们进入了信息时代信息是当今世界经济和社会发展的主流。从政治、经济、文化到人类生活的每一个角落信息技术已经显示出其独特的魅力成为现代社会和现代生活不可或缺的工具。与此同时，档案电子管理、档案信息数字化也面临着一些不可回避的新问题，它是档案工作初步实践中的一种新生物，虽然还有一些问题有待解决但我们不得不承认电子档案的管理，本文的目的是研究在档案管理信息化的应用由电脑为了尽可能提高档案管理的效率。

关键词：档案管理；信息化；措施

一、档案信息化管理的必要性

所谓档案信息化是指在国家档案行政管理部门统一规划和组织下，将现代信息技术全面应用于档案管理活动，对档案信息资源进行处理、管理和利用。蜂箱信息化可以从以下几个方面进行理解：首先档案信息的数字化和网络应该意识到。其次集成接收、传输、存储、档案信息的提供和利用应该意识到。第三，实现档案信息的高度共享；第四，触发档案管理模式的改革。

档案信息管理的必要性主要体现在以下几个方面由于档案需要长期保存为了改善档案的存储环境避免可能发生的潮湿、虫害、火灾等灾害，每年不可避免地要投入大量资金进行档案的保存。由于需要反复审查档案有不可避免的损害或损失的原始文件这让管理问题的存储和使用文档。低级的平板扫描仪输入难以想象跟解决大量的电子过程文档，以及如何管理，咨询跟应用大量的电子文档完全解决。信息化是世界经济跟社会发展的总趋势。无论从政治、经济、文化、科技、军事等领域或人类生活的每一个角落，信息技术显示了其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可或缺的工具。可以说现代信息技术已成为档案信息资源科学开发的关键条件。

二、档案信息化发展的影响因素

2.1档案信息化发展的水平因素

在档案管理信息化发展的过程中由于单一的档案管理和技术的保守和功能会造成档案管理在处理过程中不合理虽然相关部门的档案管理有良好的技术跟规划但是，其操作人员在实际操作过程中很难将技术跟档案管理与实际工作效率相结合只需将这些机器应用于操作中。所以，档案管理人员可以利用计算机技术提高自身的运行绩效对档案管理内容进行数据分析跟管理，有效提高档案管理水平和利用效率，这是制约我国档案信息化发展的一个非常关键的因素。由于我国高新技术和计算机技术的飞速发展，海量的档案信息管理工作需要不断改进，在这种情况下，保守的思想要实现高效、发展和完善新技术的档案管理，也是当前我国对档案信息化发展问题至关重要的问题。

2.2档案信息化发展的认知因素

开发档案信息，有关部门的高级管理人员档案管理不够重视档案信息的管理，在相关档案管理程序，没有完整的档案信息管理系统，管理开发档案信息的了解远远不够。文件管理的过程中因为其文件运营商受到传统管理理念的影响他们收集的文件信息无法进行更具体的处理和使用并未能扮演自己的角色文件导致无法实现档案的重要性。

三、推动档案管理信息化的措施

3.1信息档案人员。档案信息化建设是一个长期、全面跟具体工作。实现信息化建设不是一个单一的档案部门的工作。它需要所有档案工作人员的积极参与和合作。所以，提高档案队伍的计算机技能是档案部门素质教育的关键。与其他行业相比，档案工作是高度的政治、政策跟专业。在专业技能方面它可以提高档案工作人员的信息素养跟技能提高他们的思想政治素质保护档案的安全而不是揭示档案的内容。

3.2配备了统一、专业的硬件和软件设备。各单位、各部门信息手段分离，设备不统一，造成大量数据不兼容，给档案管理信息化进程设置了障碍，所以，我们应该配备统一的、专业的数字设备跟专业的统一文件管理系统使用这些设备可以实现字符识别、自动转换、自动编目检索、自动存储、自动上传、计算机辅助档案，档案的自动索引和文档管理集成，等等。所以，只有统一模式、统一计算机硬件规范和统一软件设备规范的实现才能为档案管理信息的实现提供安全保障。

蜂窝信息基础设施建设总体规划包含了整个硬件平台跟网络的档案信息化建设，所以首先要从硬件上配备计算机，提高计算机档案和网络技术的应用程度，利用各种信息技术手段，利用纸质文件、视听等传统媒体文件，利用计算机对电子档案和档案进行归档、整理、检索，在目录内介绍和建立内容，也可用于仓库管理，逐步提高档案信息的水平。所以，有必要建立和完善局域网。使每个工作网络，加强档案的使用，以达到资源共享的目的。

3.3统一的档案信息管理的标准化。传统的档案管理以档案纸或机器可读形式为主要物质对象电子文件的管理采用现代信息技术，对档案文献的收集、筛选、分级处理，将符合实物形式的档案信息环境和目标转化，通过对网站文件跟数字档案的建设，可以有效地应用管理档案跟利用档案工作。档案信息化的法律和标准应包括信息化建设的各个方面包括所有链接的电子文档文件和数字档案管理。

在数字化环境下，档案工作的根本目标仍然是最大限度地满足社会对档案存储和利用的需要，而如何最大限度地利用数字化网络等现代技术手段，实现档案工作的根本目标，才是档案工作的根本目标。档案信息自动化建设要以整个系统为中心，制定档案信息管理的相关标准，推动档案管理软件的应用，推动系统的纵向跟横向达到一定水平，并通过网络连接，充分发挥整体优势，提高系统的综合能力。

四、档案管理科学化的目的

随着科技的发展和时代的进步档案管理必须适应当代社会的发展。摘要档案科学建设的最终目标是加强对档案信息资源的合理配置跟科学管理实现档案信息资源的规范化、数字化、规范化、系统化、网络化。《国家档案馆发展“十五”规划》明确提出了档案信息化建设的主要任务：制定档案信息化管理的相关标准，开发和推广档案管理应用软件；加强电子文件跟档案的管理，做一份好工作的积累电子文件跟档案的存储跟利用以确保电子文件跟档案是完整的，完整的和有效的，建立、规范和连接区域网络，建立国家档案信息网络，融入国家信息网络。实体管理可以用于各种各样的模式跟模式适合行业特点是最好的选择。目前，国内档案管理信息化建设的一般做法是建立一个计算机和网络硬件平台，并逐步实现标准化、无纸化跟安全管理档案。

结束语

档案管理信息化是社会事业发展的新时期档案行业的要求，文件管理部门只有在国家行政部门的统一部署，加强档案信息科学的管理意识，建立完善的管理体系，积极完善设备档案管理工作，同时加强档案管理人员的质量培训和技能培训，可以及时开发会导致更好的结构调整和升级，和更快地实现文件管理信息，为有关单位和企业提供便利，为人们提供优质的服务。

参考文献：

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[2]关小霞.交通档案为经济建设服务的思考广东公路交通2016.28

[3]祁丽娜.浅谈交通档案数字化的基本原则和程序交通科技与经济2015.5