企业档案管理工作的现状与改进措施

企业档案管理工作的现状与改进措施

黄毅

大庆钻探工程公司总经理办公室（机关事务综合服务中心）档案科

摘要：企业的档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分，在一定程度上能规范企业管理，为企业积累各项管理经验，全面准确反映企业经营发展过程和历史。本文从现今档案管理工作的现实情况出发，分析一些档案管理工作中存在的客观问题，并且针对这些问题提出相应的改进措施。

关键词：档案管理；分类；现状；改进措施

一、企业档案分类

企业要建立健全档案，要涵盖企业与员工的方方面面，主要包括以下五类档案：

1.1企业员工人事档案

企业员工人事档案反映了员工进厂工作、工资晋升、调级、工龄累计、工种等事项，人事档案除了社保建档需要外，又可以细化为分项的干部人才（管理人员）档案、技术人才档案、一般工种档案。

1.2财务档案

财务档案是反映企业当期经营管理成果和企业发展历史成果的档案。

1.3设备档案

设备档案反映了企业设备的种类、规格、购进年限、大修理时间、预计报废时间等。

1.4专项固定资产、消防（按照相关标准化档案管理规定）、治安、教育培训、员工花名册、员工变动档案等等。

1.5行政综合类档案

行政综合类档案包括重要的会议材料，各项规章制度、组织变革、变迁、年度大事记、发展规划报告、年度工作总结、年初规划预算、政府下发文件、证件性资料等。

二、企业档案管理工作的现状

2.1企业档案管理缺乏规范

企业在档案管理工作中，没有将文书档案归档提升到档案管理的关键环节，这种档案意识淡薄的状况下，没有给予档案工作足够的重视，加上管理缺乏统一性，造成资料散落到各部门，不注重资料的收集和整理，最终出现资料丢失和损毁的事情，影响了档案的完整性和系统性，大大降低了档案的利用效率。

2.2缺乏对档案管理工作的正确认识

档案管理作为纯粹的后勤保障工作，通常不能给企业带来直接的利益，这就导致部分企业对档案管理工作的不重视，认为档案只要不丢失、不出现损坏就可以了，对档案管理部门多是一种可有可无的态度，致使部分企业严重存在着经费不足、人员不足的情况，并且档案管理人员的自身利益也得不到有效保障。而正是这种不正确的认识，阻碍了档案事业的顺利发展。

2.3档案管理体制不完善

档案管理机制是企业档案管理部门开展档案管理工作的灵魂。但就目前来看，我国档案管理方面的相关法律、规范还存在着各种漏洞，即使加强了对档案管理机制的改革，也无法从根本上解决档案管理中存在的问题，这就导致相当一部分的企业虽然成立了档案管理的部门，却没有完善的档案管理制度，部分具有关键作用的档案管理工作还存在空白，对企业档案管理工作的有序开展造成了严重的影响。

2.4档案管理技术落后

档案的管理是一项繁琐、细致而又复杂的工作，需要先进的档案管理手段来保证管理工作的顺利进行。但是，许多企业虽然给档案管理部门配置了计算机，却只是简单地应用于档案信息的记录，甚至有部分企业还在应用落后的手工记账管理模式。传统的管理手段、落后的管理设备是导致企业档案管理效率低下和质量不高的重要原因。

2.5档案管理人员素质不高

企业的档案管理工作有着专业性、复杂性以及机密性的特点，对档案管理人员的综合素质水平有着极高的要求，只有专业技能达到了一定的标准，才能成为档案管理人员，并且保证企业档案管理工作的顺利进行。然而，当前大部分的企业档案管理人员并没有达到其应有的专业水平，缺乏相关的知识储备，无法充分发挥出档案的作用。

三、企业档案管理工作应采取的改进措施

3.1加强企业档案管理的基本要求

加强企业档案管理的基本要求要做到归档的文件材料必须完整；归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

3.2从思想上重视档案管理

只有从思想上重视档案管理工作的重要性，才能确保档案管理工作的进一步发展，因此，企业首先要通过宣传和培训强化工作人员对档案管理工作的认识，树立先进的档案管理理念。

3.3建立档案管理的制度化、科学化管理模式

档案管理的规章制度必须符合企业档案管理的发展，更要发挥出积极作用，提高档案管理的便利性。强化档案管理制度的约束力，明确档案管理原则，并且要求制度的制定针对所有相关人员，包括上层领导及基层员工，严格执行平等原则，避免因个人原因影响到档案管理的质量。只有企业从上至下都受到制度的约束，才能保证档案管理工作的权威性。

3.4加强人员队伍素质建设

良好的管理团队是企业档案管理实现有效性的必要基础，因此，加强管理队伍的建设有着十分重要的作用。另外，管理团队的人员素质水平也决定了企业档案管理的效率，因此，档案管理人员的选拨必须严格按国家要求进行，同时也要放开眼界，引入复合型人才。而对于档案管理人员自身来说，档案管理人员要积极寻求有效的学习方式，提高自身的综合素质，同时利用单位提供的空间不断充实与完善自身，实现自身服务水平的提升。

3.5档案资料管理的信息化

随着我国信息技术的不断发展，档案管理事业也迎来了互联网时代，在新时期计算机技术的支持下，档案管理事业应充分发挥出计算机技术的优势，利用先进的档案管理系统，完善档案管理机制，提高档案管理水平。

结束语

档案管理工作是企业管理工作的基础和重点，在企业改革如火如荼的今天，企业档案管理工作朝着信息化、技术化的方向发展，这也为企业档案管理工作提出了要求和挑战。企业的管理部门应不断加强档案管理工作，注重档案管理人员素质的培养，提高管理人员的思想水平和专业能力，使他们以积极认真地工作态度进行档案管理工作，促进档案管理工作的良好发展。