工程档案资料管理方法与相关问题研究

工程档案资料管理方法与相关问题研究

刘岚岚

宝钢湛江钢铁有限公司

摘要：从实际出发，对工程档案资料管理的方法和问题控制措施进行研究，首先阐述建筑工程档案管理的意义，其次在论述建筑工程档案管理难点问题的同时，对工程档案资料管理方法和措施进行讨论，希望研究后，能够给相关工作人员提供一些参考。

关键词：工程档案资料；管理方法；问题研究

0前言

建筑工程档案资料是城建档案的重要组成部分，是建筑工程进行竣工验收和竣工核定的必备条件，是工程建设过程中形成的各种形式的记录，是与工程实体质量紧密结合在一起的。它是工程质量的客观见证，也是对建筑工程进行检查、维修、管理、使用、改建的重要依据，反映了整个工程建设的完整信息，为明确建设工程质量责任提供准确、直接的工程信息。

1、建筑工程档案管理

（1）做好档案资料的完整性控制

工程建设项目是一项系统性的工作，在实践过程中，施工业内资料都需要按照设计图纸以及规范的要求进行编制，从按照工序与报批手续将现场签证与签章工作完善。同时，技术人员和资料人员要做好资料的收集整理工作，特别是针对一些施工出厂的检验报告与证明文件，需要记录它的真实性，另外，还需要对工程档案资料进行统一整理归档，以保证工程档案资料的完整性。

（2）工程档案资料是能很好的为工程信息提供依据

工程档案资料它可以给工程信息查询提供有效的支持，通过工程档案资料的查找，在一定的范围内能够给管理人员在项目实践中提供有效的资料帮助，对促进项目的开展有积极的作用[1]。

（3）工程档案资料能很好的为工程施工起到了借鉴的作用

在实践过程中，工程档案资料的作用在于将施工应用的技术与措施记录，能够给后续的工作施工提供可靠的支持，同时，还能记录工程实践中的主要施工参数，不仅能促进企业的发展，同时还能给施工进度、质量提供帮助。

2、建筑工程档案管理中所存在的问题

（1）相关管理人员档案意识的薄弱

在建筑工程档案资料管理的过程中，档案资料管理工作要求较高，并且档案资料的系统性是非常强的，工作时在一定的周期内，若不能对工程资料进行整理归档，就会使得工程资料档案的完整性、真实性得不到保证，但是，在实践过程中，由于一些档案工作人员的专业技能不全以及对档案工作管理的重要性认识不足，在开展档案资料管理时，没有能够按照规定的要求对资料进行整理，这就导致工程档案资料归档存在问题，影响到档案的完整性，不利于企业的发展。

(2)建筑工程专职档案资料管理职责不到位,资料质量过低

随着建筑行业的不断发展，很多的建筑企业对工程档案的收集也是越来越重视，但是很多的企业无专人专职负责,很少重视对所收集的资料进行相关的检定工作，从而导致了工程档案中很多收集的资料都是一些无用的资料，大大的降低了档案资料的真正作用。除此以外，由于在实际的档案资料管理中还存在着很多的问题（保管不当或是对重要资料文件的不重视等），都会使得档案资料缺少真实性和完整性，这样不但影响了工程档案资料的管理，而且也很难实现工程档案的合理、科学化的管理，在一定程度上，对工程施工质量是有着很大的影响的[2]。

(3)工程资料管理系统没有得到规范

在建筑工程中，施工企业档案管理体系没有形成规范化的主要因素，就是因为一些企业把工作的重心都放在施工上，没有重视档案管理工作，通常都认为档案管理工作对企业的发展没有多大意义，不会给企业的发展造成影响，因此，在工作开展时得不到重视，也就没有针对性的管理系统进行管理，久而久之，工程资料档案管理工作就无人问津。

3、建筑工程档案资料管理途径

（1）完善档案管理制度

工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、施工质量验收标准和规范、工程合同与设计文件等规定，并且这些规章和制定是要有一定的操作可行性的，将档案管理制度完善，结合工程档案资料与施工企业的特点，针对性的将档案管理制度优化，保证一切工程档案资料管理工作的开展能够有章可循[3]。

（2）明确专职档案资料管理人员职责范围

在工程档案资料管理的过程中，为了切实的提升管理水平，工程各参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围,工程资料应实行分级管理,由建设、监理、施工单位负责人组织各自单位工程资料的全过程管理工作。同时，对于工程资料的收集、整理及审核工作，需要安排专门的工作人员对其负责，将专职档案资料管理人员的责任范围确定，使其在工作时能够全面、认真、负责人的将档案工作做好。

（3）规范性、统一性、及时性和真实性

第一、规范性。规范性代表着档案资料管理在填写时需要按照规范的格式要求进行填写，因此，在实践过程中，相关单位需要按照规范的要求进行填写，然后定期的进行全面归档，保证各种档案数据的规范性，控制数据的误差在合理的范围中。

第二、统一性。建筑工程项目涉及到的内容比较繁多，所以，在开展工程档案管理时，需要对档案的统一性进行研究，在档案管理时，针对项目建设涉及到的单位与内容需要保证工程单位、名称等内容能够得到统一。同时，对于参建单位先期移交的交工资料，要求归档文件的整理、编目、内在版面质量、完整性及数据制作进行审核、调整进行规范，保证相关的档案资料具备统一性[4]。

第三、及时性。及时性是保障工程资料真实性的前提，在建筑工程档案资料中，管理人员只有及时的将当天的建筑工程情况进行真实的统计和按规定完成档案资料的填写，才能将各种施工的情况用资料的形式转交给相关的技术部门，从而方便的技术人员能时的了解工程的最新情况。例如：在施工准备阶段，一切实质性施工记录需要包含在施工许可证、开工报告；而施工技术准备工作，如施工合同、图纸会审记录、施工组织设计、施工组织网络、项目经理任命通知书、项目人员设置等，这些资料的归档都需要在施工之前准备完善[5]。

第四、档案资料的真实性。在建筑工程档案中，工程资料应随工程进度同步收集整理，才能客观的反映出建筑工程施工有关技术和质量的数据，例如：遵循检验批、分项、分部、单位工程报验的自然递进顺序整理，施工方案自审、复审、报批、发布（或交底）日期必须顺延，浇灌令、旁站记录与高品砼材料进场报验时间应同步，这样才更加的印证了这些档案资料的真实性。

4、结束语

总的来说，在工程档案资料管理的过程中，想要全面的提升管理水平，那么在该项工作开展时，需要对工程档案资料管理的要求进行研究，同时，还需要结合实际现状将影响管理水平的问题找出来，以保证工程档案资料管理能力得到提升，这对促进建筑工程企业的发展有积极的作用。

参考文献：

[1]工程档案资料管理的问题与对策研究[J].刘凤华.辽宁科技学院学报.2018(02)

[2]浅谈工程档案资料的有效管理措施[J].黄楚宜.办公室业务.2018(17)

[3]建筑工程中档案资料管理的重要性及策略研究[J].李金环.河南建材.2014(03)

[4]浅析建筑工程档案资料管理制度[J].单承瑾,史艳春.中国管理信息化.2012(19)

[5]建筑工程档案资料管理问题及解决措施[J].乔金艳.办公室业务.2019(04)

[6]建筑工程档案资料快速编制、组卷与范例.[M].郝增锁等.上海科学技术出版社.2011(01)