浅谈中国移动采购标准化体系的建立与管理

浅谈中国移动采购标准化体系的建立与管理

郭娅

郭娅

中国移动通信集团有限公司采购共享服务中心北京100035

摘要：近年来，中国移动采购规范水平有较大提升，中国移动采购标准化体系的建立解决了采购操作不统一、采购执行不规范、采购制度不健全等采购实施过程中的各类不合规问题，实现了通过标准化促进合规化的目的。

关键字：采购标准化、采购流程、采购操作、供应链、标准化体系

一、什么是采购标准化？

国家标准中对标准化的定义是：“在经济、技术、科学及管理等社会实践中，对重复性事物和概念，通过制定、发布和实施标准，达到统一，以获得最佳秩序社会效益。”

本文中的采购标准化是指在采购实施过程中所应达到的标准和要求，即从采购需求至采购项目归档过程中各环节流程的操作要求，采购标准化是在采购实践中总结出来的最优操作方法、流程和要求，说得更通俗一些，所谓的采购标准化，就是尽可能的将采购流程各环节操作进行细化、量化、和优化。

二、采购标准化要解决什么问题？

从供应链体系来看，采购标准化是供应链标准化体系的重要组成部分，决定着供应链运行效率的提升。从采购操作执行层面来看，采购标准化是保证采购合规的重要手段，合规化是标准化落地执行的结果。

目前，采购实施过程中常见的问题主要表现在以下三个方面：

（一）采购操作不统一

各采购项目的采购实施流程缺乏一致性，如采购文件模板存在原则性差异，同类采购项目的评审权重设置不同等。

（二）采购执行不规范

存在有规则不执行或执行不规范的问题，如供应商资格条件设置不合理、评审标准不够细化、存在歧视性评分规则、专家未按评审标准打分、采购项目时限要求不符合法定要求等。

（三）采购制度不健全

各项采购制度不健全，导致在采购实施过程中没有规则可以遵循，没有制度可以依照。

通过以上问题，可以看出，没有标准就没有采购的规范化，有标准不执行也无法实现合规，因此，采购标准化的重要使命就是通过标准化促进合规化。

三、采购标准化的工作职责

1、建流程、筑体系

针对采购各环节流程所涉及到的操作步骤，建立覆盖采购全流程的文件质量标准化、采购过程操作标准化、采购制度执行标准化要求，同时，通过建立标准化工作体系，对各项标准化要求进行分类，促进标准化工作的有效执行。

2、分品类、定要求

针对不同产品特性进行品类细分，同时结合各环节流程的不同要求，制定适用于各产品的采购文件模板、评审要求、实施细则等，最大限度的凸显品类特性与采购规则的匹配度，达到采购结果最优的目的。

3、抓管理、促规范

有制度不执行和执行不到位，属于不合规的常见现象，因此在制定标准化要求的同时，也需要通过对采购实施中各环节流程进行监督管理，推进标准化各项要求的落地。

4、立制度、提质量

在制定标准化要求、进行管理监督的同时，将各项标准化工具固化成制度，提升标准化各项要求执行的刚性，确保采购执行质量。

四、采购标准化工作的发展历程

中国移动一直致力于采购标准化工作的研究，中国移动采购共享服务中心（以下简称：共享中心）于2013年7月成立以来，更加专注于采购标准化工作的开拓创新，在标准化工作方面做出了诸多突破性举措，共享中心运营与质量部成立了“标准化工作小组”，肩负起推进中国移动全集团标准化工作的重要使命，开创了“标准化联动推进模式”和“标准化协同推进模式”，建立了“标准化通报会”机制，制定了《采购工作标准化管理细则》，对标准化具体工作内容和流程、各部门在标准化工作中的具体职责等进行了规范。

2014～2016年，“标准化工作小组”的工作主要集中于共享中心内部，从2017年开始，标准化工作开始向全集团扩展，标准化工作主要历经了以下几个阶段（如下图）：

（一）探索阶段（2014年）

1、探索标准化工作方向：对共享中心内各采购部门进行调研，了解采购项目经理在采购过程中遇到的问题，明确标准化的工作方向，制定计划。

2、收集素材：了解及收集各采购项目的基本信息，如评审方法、评审权重等，对采购项目及产品进行了初步分类，作为标准化工作开展的基本素材。

3、制定常用类模板：针对共享中心内部各采购部门、各采购项目经理、各采购项目的文件模板不一致的情况，制定了采购方案汇报模板、采购结果确认请示模板、会议纪要等常用类模板。

（二）基础阶段（2015年）

1、制定了采购流程文件范本：针对各采购项目在采购过程中所使用文件范本不一致的情况，对采购过程中所涉及各类文件范本进行了全流程梳理，统一规范了采购流程中的各类文件，并对招标文件范本和各类采购文件范本进行了优化。

2、建立了文件模板的优化机制：根据采购实际情况，不定期对文件模板进行修订。

3、针对关键环节点制定标准化要求：制定了采购项目归档检查手册，开展

对采购项目评审权重、企业综合实力评审等的研究制定。

（三）提升阶段（2016～2017年）

1、建立了采购标准化工作体系：确定了模板标准化、流程标准化、规则标准化的标准化工作体系，制定了各体系下所涉及的标准化相关工作要求。

2、形成了标准化工作模式和管理机制：在共享中心内部形成了“标准化联动推进模式”、建立了“标准化工作通报会”机制，并定期对各采购项目经理的标准化应用情况进行检查通报。

3、了解集团内各单位的需求：在全集团范围内组织标准化研讨会，了解各省公司、专业公司及直属单位的采购实际情况和需求，做到“有问题实时沟通，有困难共同解决”。

（四）成果输出阶段（2018年）

1、在集团范围内建立了“标准化协同推进模式”：形成了集团内各单位共同解决标准化难题，推进标准化工作的新局面。

2、在集团内发布标准化工作成果：在全集团内发布了采购标准化体系下各类文件模板及各项标准化工作要求，通过成果共享推进标准化在全国的落地执行。

五、工作模式与创新点

（一）共享中心内“标准化联动推进模式”

目前，共享中心内部的标准化推进是由运营与质量部的“标准化工作小组”联合中心内的采购一、二、三、四部和其他相关部门共同开展。并在每个部门都设置了“标准化联系人”，形成了“标准化工作小组”+“标准化联系人”的工作模式（如下图），具体职责如下：

1、“标准化工作小组”的职责：

（1）向“标准化联系人”收集素材，制定各项文件模板及标准化工作要求。

（2）根据“标准化联系人”的反馈，对各项标准化工作进行持续优化。

（3）共同推进采购标准化工作的创新及深入开展。

2、各部门“标准化联系人”的职责：

（1）定期向“标准化工作小组”反馈标准化工作需求；

（2）配合“标准化工作小组”完成各项标准化工作要求的制定；

（3）及时在部门内传达宣贯“标准化工作小组”发布的各项标准化工作要求。

（二）建立了“标准化工作通报会”+“标准化应用情况通报”机制

“标准化工作小组”定期组织中心的采购部门和其他相关部门召开“标准化工作通报会”，对标准化工作中的难点和重点问题进行分析、讨论，为标准化工作出谋划策，会议议定的各项内容均以纸质记录的方式予以明确，并由参会部门领导签字确认，再以公文形式在中心内正式发布传阅，纪要中确定的相关标准化要求将直接在采购实施中予以应用，提高了效率，提升了标准化的执行力度。

从2017年开始，通过定期发布《采购标准化应用情况通报》，对各采购部门的标准化模板及要求的应用情况进行监督检查，杜绝了“有模板，不执行；有要求，不遵照”的现象。

（三）采购标准化工作八步法

在共享中心内部“联动推进模式”和“标准化工作通报会”的工作开展模式下，形成了“采购标准化工作八步法”（如下图），实现了标准化工作的闭环管理。

（四）集团范围内“标准化协同推进模式”

随着标准化工作向纵深发展，很多标准化问题已不仅局限于共享中心内部，2018年，“标准化工作小组”在集团范围内开创了“标准化协同推进模式”，形成了跨地区、跨单位推进工作的新局面，聚合各单位的精兵强将共同研讨标准化问题，提高了标准化成果的输出效率、提升了集团采购条线标准化整体工作质量。

（五）标准化成果实时共享

各项标准化工作成果的发布、修订、优化均在SCM系统中的“采购标准化管理”模块中进行共享，采购项目经理可以随时参阅和下载。

（六）标准化工作的记录留痕

各项标准化工作成果的发布时间、修订时间、修订内容、应用要求、宣贯通知等所有涉及标准化工作的任何操作都会在“标准化工作全记录”中进行详实记载，实现“关键点留痕、实时共享查询”，建立了标准化工作可追溯性依据的机制。

六、采购标准化体系的建立（图表展示）

通过对采购操作不统一、采购执行不规范、采购制度不健全等不合规问题进行全面分析，建立了模板标准化、流程标准化、规则标准化的工作体系，通过标准化体系明确了各项标准化要求之间的关联性，筑牢了规范性，同时，有助于标准化工作的不断拓宽延展。

（一）标准化体系主要内容

标准化体系横向覆盖采购文件模板、采购流程、采购规则，纵向贯穿采购准备、采购启动、采购方案决策、采购实施、采购结果确认、份额分配、合同签订、采购项目归档，涵盖采购各环节流程。

目前已制定的主要标准化工作要求如下图所示（NA表示正在完善中）：

（二）标准化成果示例

示例1：采购项目评审权重适用原则

1、主要亮点：（1）依据产品特性、技术与标准化程度对800余类产品进行了品类细分；（2）明确了各类产品评审权重比例；（3）形成了适合中国移动实际情况的评分权重原则。

2、内容：《采购项目评审权重适用原则》按照集采目录的中类为颗粒度，将产品划分为技术成熟、标准化程度高、面向大众市场的产品，技术成熟、标准化程度较高、主要面向供应商买方市场的产品，技术成熟、标准化程度较高的产品在首次一级集中采购和部分技术成熟但相对复杂的产品，通信类服务，复杂核心网及业务平台设备类产品共五类，并根据是否设置后评估，形成了七类评分权重原则，明确了各类产品的价格/技术/后评估/综合实力的评审权重。

3、意义：根据各品类特性与各采购项目实际情况，通过制定采购项目评审权重适用原则，对评审权重的适用标准进行了规范。有助于各供应商的科学理性竞争，有效降低了采购方案编制过程中的人为因素影响。

示例2：企业综合实力评审标准

1、主要亮点：（1）依据产品特性和采购项目属性进行了分类，不同类别设置了不同的评审打分项；（2）形成了财务、研发、服务、社会责任四个维度的企业综合实力评价机制；（3）凸显了不同类别产品和项目所属供应商应具备的基本实力。

2、内容：《企业综合实力评审标准》根据实际采购情况，将采购项目类别分为货物、服务、施工共三大类涉及六小类的评分标准，并制定了从财务实力、研发能力、服务供应能力、社会责任这四个维度对企业综合实力进行评审的评价机制，同时，通过对160个采购项目进行调研，制定了客观合理的评分细则，并明确了供应商应提供的具体材料。

3、意义：通过制定企业综合实力评审标准，更加客观的体现了供应商的基本综合实力，为甄选出优质供应商提供了有力保障，有效降低了供应商投诉，提升了采购整体满意度。

七、结语

今年，为深入贯彻落实党的十九大精神，提升各单位对于采购标准化的重视程度，结合“质量效益年”主题，以劳模精神和工匠精神引领采购技能人才培养，中国移动在全集团范围内各采购专业条线均开展了“采购工匠”双百日劳动竞赛，多渠道探索研究采购各领域工作方法，更进一步推动了各项标准化要求的落地执行。后续将进一步完善标准化体系下各项规则和要求，并加大力度推进采购标准化成果的系统固化，将各项模板及要求均进行结构性固化，有效推动标准化成果应用，减少手工作业内容，提升整体采购的质量和效率。