关于城市项目工程建设档案管理的探讨王芹莉赵阳

关于城市项目工程建设档案管理的探讨王芹莉赵阳

王芹莉赵阳

（1身份证：4114811989****4523；2天津城建滨海路桥有限公司天津300000）

摘要：随着城市化进程不断加快，城市建设工程档案作为传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是一种潜在的生产力。做好城市建设工程档案的管理工作关键在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为档案事业服务。下面就对城市项目工程的建设档案管理进行分析，以供借鉴参考。

关键词：城市建设；档案管理；以人为本

1城市建设工程档案管理的意义

1.1城市建设工程档案是积累城市建设的经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物，城市建设活动的成果不外乎两个方面：一是工程实体；一是工程档案。工程档案真实地记录建设生产活动的全过程，记载了人们的工程思想、技术、经济。因此它是储备工程技术、工程经验的工具和手段。对一个城市，一个地区来说，如果它拥有质量较高、数量较多的工程档案资料，就在一定程度上标志着它有比较雄厚的工程技术基础。反之，它的城市建设就会遇到很多困难。

1.2城市建设工程档案是进行城市规划工作的基础，城市规划就是根据城市的现状、条件和基础特色等动态因素进行全面、综合的、科学的长远的预测和设想。通过论证编制城市规划方案，城市规划的编制应该依据国民经济和社会发展规划以及当地的自然环境、资源条件、历史情况、现状特点统筹兼顾、综合布置，在城市规划中不仅形成了大量的工程档案，而且工程档案又是城市规划的重要基础。

1.3城市建设工程档案是城市建设和管理的重要依据。现代城市是一个综合的、整体的概念，它包括的内容广泛、复杂，随着社会经济的发展，现在的小城市，几年、几十年后将建设成为初具规模的城市，甚至成为举世瞩目的大城市，随着城市现代进程的加快，为了解决诸多的矛盾，城市立体化程度越来越高，地上、地下空间利用率越来越高，建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多，工程档案则是城市建设科学资源储备的宝库，是各种隐蔽工程的眼睛。只有依工程档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理，才能克服盲目性，避免浪费和损失。

2城市建设工程项目档案管理的特点分析

2.1综合性技术。技术的综合性是工程档案突出的特点，城市建设是一种规模大、周期长，涉及面广的社会活动，在某一个单项工程的整个建设过程中，有许多环节，这些环节中各自有其不同的步骤和内容，它们按照自身固有的规律有机地联系在一起，每个环节的任务，都由不同单位，采取不同的技术措施完成的，因此，工程档案具有综合性强2.2记录内容的专业性和多样性。工程档案由该项工程专业文件构成，每个环节的文件都按照专业特点和自身固有的规律联系在一起，工程档案记录形式也是丰富多样:一种是文字、图纸等纸质载体和照片、录音、录像等胶片、磁盘、磁带、光盘等载体；一种是微缩品工程档案，记录介质为胶片载体，还有一种是电子工程档案，以磁盘、光盘为记录载体，除此之外，工程档案中尚有由木质材料、金属材料、塑料材料等制作的模型，以及实物，这是工程档案中不可缺少的记录形式，这充分反映了工程档案记录形式是多种多样的，难以用各种载体来概括，用各种记录形式来表述更为确切。

2.3管理的动态性。城市建设管理是动态的，城市发展也是日新月异的，城市工程档案的形成和废除也应是动态的，城市在变化，新的工程在兴建，旧的建筑物不断退出历史舞台，近年来，改建、扩建、新建的工程数量增多，新的工程档案不断补充，变更、完善，废弃拆除的工程档案应不断销毁，保持档案的动态性，尤其是地下管线和相关的地下建筑物，更应保持现状以保证地下管线的动态管理。为满足动态管理的及时性、准确性，拆除和废弃的建设工程应及时注销，工程档案应及时处理，这就要求建设单位和工程档案保管部门紧密配合。

3如何做好城市建设工程档案的管理

工程档案的重要性要求我们必须做好工程档案管理工作。做好工程档案管理工作首先要从管理本身的四个基本特征出发：即管理的载体是组织，管理的主体是管理者，管理的任务是设计和维护一种环境，管理的核心是处理好人际关系。人是管理的第一要素。

3.1要完善法规，依法治档

依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程档案管理条例》、《城市建设档案管理规定》《铁路建设项目档案验收办法》文件的规定，制定了《呼和浩特铁路局建设档案管理规定》、《呼和浩特铁路局建设项目档案验收办法》等具体的规法要求，将档案验收制度、档案进馆时限制度和档案执法制度纳入规划、建设、管理程序中，从根本上保证档案的内在质量和外在质量，逐步完善规范各种制度，理顺档案工作程序，有法必依，执法必严，违法必究，加大执法力度，实现工程档案在新时期的依法治档。

3.2详实的业务规范

俗话说没有规矩不成方圆，根据单位实际情况，制定了《呼和浩特铁路局建设建设档案管理规定》、《呼和浩特铁路局建设项目档案验收办法》、《呼和浩特铁路局科学技术档案作业标准》、《呼和浩特铁路局科学技术档案分类编码》等规范标准，符合城市现代化发展，数字化建设的需要，顺应时代发展的潮流，使之更具操作性和前瞻性，实现工程档案由微观操作向宏观管理转变。

3.3以人为本，发挥人的主观能动性

第一，加强对工程档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。第二，以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍，这就要求工程档案管理人员要定期参加理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得上岗证书；对外，注重档案业务培训，要定期举办档案管理和业务的集中培训班，做好档案归档要求讲解，组织参建单位相关人员就项目档案工作的文件和标准等进行学习和掌握，不断强化档案业务基础工作，切实提高参建单位的档案管理水平，使项目档案管理基础工作得到有效保障，做好工程建设项目档案资料的收集、整理、编目、保管、利用等每个环节工作，确保工程项目归档材料质量良好、完整规范、系统配套。第三，深入现场，做好对重点工程项目档案的服务工作，主动做好对重点工程档案业务指导，现场跟踪服务，积极做好项目档案的收集和整理，做到档案收集、整理与工程建设同步，认真抓好档案整理、归档、移交工作。第四，注重工程档案信息反馈，掌握最新动态，即新的项目采用了哪些新技术、新方式，减少了哪些工作环节，同时又改进了哪些工艺，增加了哪些程序，形成了哪些与之配套的新表格资料，及时将相关信息反馈到管理层，并通过汇总、提炼再补充到相应的规范中，进一步做好对工程档案的管理。

3.3开发档案自身价值

开发利用是档案的最终目的，工程档案只有利用才能体现其自身的价值，才能把档案的潜在价值竞现出来。在档案利用中搞好服务，并在服务中开展积极服务、超前服务和跟踪服务的服务理念和方式，建立起完善的系统的规范的自动化的服务功能和体系，及时地把档案中存储的信息转化为生产力和新的商品投入到市场。

结束语：

综合上述，做好城市建设工程档案的管理工作关键在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为工程档案事业服务。通过对城市建设工程档案的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。

参考文献

[1]刘来芳,对建筑工程技术资料管理若干问题的分析和建议,城建档案,2007,(09).

[2]张海艳,文毓初,浅谈工程项目档案的管理,科技信息,2009,(02).

[3]王云,浅谈建设项目档案的管理,山西档案,2008,(05)