浅析如何优化企业物资采购流程

浅析如何优化企业物资采购流程

罗霞

（成都电力金具总厂四川成都610000）

摘要：近年来，随着经济的快速发展，我国的市场经济体制也逐渐完善健全起来，采购作为企业发展的一个重要环节也不断受到人们的重视。物资采购对于一个企业来说是控制成本的关键，是其进行各项生产活动的前提及首要步骤。并且采购流程的好坏直接关系着企业成本控制的成败，企业的经营、发展和生存也会因此受到影响，所以如何优化企业物资采购的流程，有效的降低采购成本，是摆在所有物资管理者面前的问题。本文就以下几点谈谈自己的看法。

关键词：采购、采购流程、成本、市场、问题、优化方法

【正文】：

一、采购及采购流程概述

采购：所谓采购即指企业为了保证其生产经营活动可以正常展开，在一定的条件下，从供应市场获取产品或服务，并将其作为企业资源的一项企业经营活动。采购的基本作用就是使用户从资源市场供应者的手中得到资源，它既是一个物流过程，也是一个商流过程。

采购流程：基本包括收集信息、询问价格、比对价格、商议价格、评估、索求样品、决定、提交请求、订购、协调沟通、进货、验收货物以及整理付款。此外企业的采购流程主要有两种形式：

1、竞争性谈判：a.采购人发出采购信息、文件

b.供应商按照采购文件中的要求编制应答文件并予以回复

c.采购人根据应答文件与所有的供应商进行谈判

d.根据供应商最后一轮应答评审出最终要进行合作的供应商

e.采购人向所有供应商发出最终结果通知

f.采购人员与中选供应商签订物资采购合同

2、比选采购：a,b.前两步同竞争性谈判

c.采购人根据供应商的应答文件初步评审确定候选供应商

d.采购人有和中选候选供应商进一步谈判的权利

e.最终确定供应商，并向所有供应商发出最终结果通知

f.采购人员与中选供应商签订物资采购合同

二、物资采购中存在的问题

1、管理中的问题：不少企业的采购管理有一定的随意性，这类企业没有采购的预算计划，管理效率低，部分采购人员缺乏科学性、客观性，随着自己的意愿去替公司采购产品，这样容易引起库存积压，加大生产成本。一些企业在采购时没有对物品的质量、价格进行多方对比，也就是没有“货比三家”，且采购的渠道比较单一，会造成一些不必要的损失。在此类情况中，不排除有权钱交易、人情交易等暗箱操作、谋取私利现象的出现，产品的质量根本得不到保障，企业的名声也会受到损害，对企业的发展尤为不利。一些企业的物资采购部门缺乏管理意识，监管部门对采购人员考核缺乏政策上的支撑，考核工作也只是流于形式；资金审核不够严格，使得很多没有得到采购资金的项目进入采购流程，致使获取批准的项目采购资金不足。其次，缺乏有效的管理制度约束，使得采购人员的工作缺少指引、操作缺乏规范，如中标结果不在现场公布，不按规定聘请有资格的人来做评委等，对企业的发展造成不利影响。

2、企业的采购现状：由于企业物资管理者信息共享的观念不强，导致缺乏战略伙伴，高价采购的风险大大提升，还会耗费大量的人力物力财力。加之其采购的货物数量有限，与供应商的关系又不牢固，彼此只是临时的购买关系，受市场影响较大，致使企业抗风险的能力不足。而一些企业采取不科学地一次性采购大量货物的方法，以保证库存充足，但这样却无形地给企业的资金造成了很大压力。还有部分企业信息化程度较低，基础设施较为落后，很难实现电子采购，整个采购流程基本都是由采购人员完成的，导致采购效率过低，加上监督机制不够健全，采购人员的采购权限没有得到很好的限制。

3、采购方式不灵活：目前企业大多采用比价和招标进行采购，这两种方法有大幅降低采购成本等一些优点，但是随着企业的不断发展，它们的缺点也不断浮现，如过度关注短期利益，没有考虑综合成本。例如，采购时的价格很低，但是其后期使用时却需要较高的成本，导致总成本提高。而且，由于过度关注短期的采购，导致频繁更换供货商，不能与其建立牢固的供求关系。

4、采购人员的素质有待提高：采购不仅仅是平常的拿钱买东西那么简单，它是一个系统的、科学的过程，采购整个过程会影响到企业未来的发展，所以选用合格的采购人员尤为重要。由于采购过程中监察困难，所以采购人员必须既有良好的思想道德素质，又不能资质平庸，需要有一定的业务能力，多数企业只重视了其中一个方面，使得采购人员的综合素质不高。

三、优化方法

1、建立规范的采购预算制度：制定采购预算之前采购人员需要对公司的库存进行核实，从而合理地计算出企业需要采购的物品数量，避免货物积压情况的出现。同时，采购人员需要提前到市场中了解情况，例如需要购买商品的市场价格，根据市场调研的结果，择优选择，制定购买计划。

2、完善采购管理制度：首先，可以根据采购预算、库存管理、采购流程（如供货商的选择，对订单进行监控）、仓库管理、后勤服务等建立一个物资管理信息系统，可以使管理者更加快速方便的实时了解到采购整个过程的信息以及发生的变化等，实现有效监管。其次，建立良好的内外部沟通体制。良好的内部沟通既有利于提升物资内部合理流转以及有效利用，又有利于新方法、新技术的形成，还有利于提升企业的经营业绩；而诸如与供应商、政府职能部门等的外部沟通可以与他们建立良好的关系，不仅有利于稳定物资采购渠道，确保物资供应的及时性，还有利于企业形象的树立，大大提高企业的知名度。最后，严格制定相关的采购制度，如比价采购制度、招标采购制度及费用审批制度（主要包括仓库经费及采购经费），可以对采购的权力起到一定的约束作用，实现采购工作有章可依、有据可查，杜绝暗箱操作的发生。

3、加强对采购人员的培训，提高其综合素质：首先，对于采购人员需要有扎实的专业知识储备以及与采购任务相关的市场学知识、谈判技巧、社会心理、法律法规等，掌握合同谈判、签约的流程，了解企业、供应商和顾客各自的需求，具备价值分析的能力；企业需要定期举办相关业务学习班，使采购人员对公司需要采购的商品有一定的了解，包括与商品有关的质量检测知识。其次，加强反腐倡廉的教育，要求采购人员把企业的利益放在首位，而不是自己的，使其树立良好的职业道德。同时定期的对采购人员进行考核，可以采用考试的形式考核采购者的专业知识，采用走访调查的方式考核采购人员的思想道德及其他能力。

4、企业采购信息化建设：处在信息化时代的今天，任何企业都需要有一个电子采购平台，利用先进的信息技术，实现更为高效的工作，更加科学的管理。利用电子平台，企业可以实时了解到供应商的供应信息、各个有共同需求的企业也可以找到彼此，进行合作，扩大自身的采购规模优势，加强自己在市场中的影响力，进而更好地控制企业的采购成本。

5、加强供应商管理：对于企业来说单一货源大大增加了货品供应的风险，也不利于与供应商之间的谈判，所以在选择供应商时要避免单一货源，数量控制在3到4家较为合适。其次，要注重对供应商业绩的考核，如对供应商各个方面的服务、商品的质量进行评级等，争取与部分供应商建立长期的战略合作伙伴关系，实现双赢。

【结束语】：正如上文所论述的，物资采购对于企业的运作来说是很关键的一个环节，尤其是对生产型的企业，所以不论是对采购人员的选聘、管理，还是对整个采购流程的监督，都需要有关人员格外注意。

参考文献

[1]贾俊.强化企业物资采购管理的探讨[J].管理观察，2014(27).

[2]王东白.物资管理概论[M].中国环境科学出版社，北京，2012:16-20.

[3][美]卡维纳托（Cavinato,Joseph.L.）[美]考夫曼.（Kauffman,Ralph.G.）编吕一林等译.采购手册：专业采购与供应人员指南[M].机械工业出版社，北京，2012:37.