提高工程照片档案归档质量浅析

提高工程照片档案归档质量浅析

赵婉珠

国核工程有限公司上海市200233

摘要：工程照片档案是工程档案的重要组成部分，但目前仍然对其重要性认识不足，没有及时收集、整理、移交，造成归档质量不高，从而影响实际利用效果。

关键词：工程照片档案；问题；解决方法

工程照片档案是指在工程勘察、施工过程中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录，具有客观真实性和直观形象性，是工程档案的重要组成部分，有着不可替代的作用。随着全员档案意识提高，大部分项目虽已将照片档案纳入管理范围，但对其重要性仍然认识不足，没有及时收集、整理、移交，造成归档质量不高，从而影响实际利用效果。下面笔者根据在各省多个建设项目工程实际经历的情况，谈谈工程照片档案存在的主要问题及解决方法，以期照片档案质量的提高。

一、存在主要问题

1、照片不清晰。文档部门在接收各业务部门移交的照片时，第一个发现的问题往往是部分照片不够清晰，达不到归档要求。

2、照片不全面或是关键部分缺少。有些项目缺少拍摄范围的明确规定，或规定太笼统不具有可操作性，各业务部门人员凭经验或主观意愿随意拍摄，拍摄的照片没能涵盖施工全过程；拍摄的照片没有及时导出或备份，丢失后无法补回。

3、照片信息描述不全或不对应。业务部门人员水平参差不齐没能准确标注相关信息，也有部分人员对照片档案不重视，未能及时标注，等日后补注时已难以追忆准确，甚至有个别人员施工过程中没有及时拍摄，整理时发现照片数量不足，一张照片用于多个单位工程来充数。

二、解决方法

1、加强宣传、提高意识。文档部门可利用培训、办公平台推送、展览、答题、知识竞赛等方式加强宣传，特别是照片档案被利用，产生经济、社会效益的实例，提高全员对照片档案重要性的认识。

2、配备拍摄设备，掌握拍摄技巧。各业务部门配备一定数量的拍摄设备，拍摄人员掌握基本的拍摄技巧，像素一般要求800万以上，拍摄的照片通常为JPG格式，拍照时注意光线和构图，不用缩放功能，确保照片清晰。特别需注意日期的设定，应是实际日期，以免错误设置造成拍摄的照片上显示的日期与事实不符。

3、明确收集及归档范围。包括：国家、省、市各级领导莅临项目工地视察现场指导工作的照片；本项目工程重要节点、里程碑完工庆祝活动的照片；反映签订工程合同协议、工程开工、工程竣工、验收及整个工程建设概况的照片；反映工程安全质量保证措施，体现工程质量关键部位，以及处理重大安全、质量事故的照片；反映工程建设中投入的主要工程机械、设备及机械化施工场面的照片；反映科技攻关、科技成果概况及关键部位，以及推广应用新成果、新技术、新材料、新工艺、新工法的照片；各类重要会议照片（包含专业、技术等重大问题研讨会等）；记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其它异常情况和现场的照片；厂址、单位工程原始地貌照片；体现重要施工项目进度及节点、里程碑的照片；记录施工过程重大事件的照片；隐蔽工程照片；项目工程进度、安全、质量控制实施监理工作职能活动的照片；其它具有保存价值的照片。

4、加强工程照片的采集管理。工程照片应与业务活动同步形成，真实地反映业务活动的实际情况，严禁采用补拍、替代、合成等弄虚作假手段；照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点；建安照片要准确反映施工过程全貌；拍摄的照片应及时进行文件内容信息的录入，包括时间、地点、人物、背景、拍摄者、事由等要素。各业务部门应安排专人对工程照片进行收集，收集的照片要及时标注六要素；工程部门可按单位工程不同分别建立相应的文件夹，每次收集来的照片放入相应的文件夹中，以免混淆。

5、明确工程照片整理方式及移交时间。对收集的工程照片应根据年度或实际完工情况及时进行整理、移交。领导视察、公司内部管理、监理、项目管理等照片分类别按年度进行整理；建安照片按单位工程（构筑物/区域）或系统整理，每个单位工程（构筑物/区域）或系统至少筛选出18-20张能全面反映该单位工程或系统全过程的照片，作为一组关系密切的照片组移交；设备照片按设备台套进行整理；对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片；照片选定后，除标明六要素信息外，按时间或施工工艺先后过程对照片进行编号排列；照片的整理应遵循有利于保持档案的联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。通常按年度整理的照片应在次年3月底前移交；建安照片应在单位工程（构筑物/区域）或系统完工后3个月内移交；设备照片应在验收合格3个月内移交；移交时填写照片移交清单，包括照片号、题名、日期等信息。

6、做好培训、日常指导工作。项目开工前，文档部门应对各业务部门进行有关工程照片档案的培训（可与文档培训合并进行），提出明确的要求以及需注意的事项；日常加强指导，对发现的问题，及时进行经验反馈、培训工作，尽量减少后续类似问题的再次发生。

7、加强保管。业务部门人员拍摄的照片应在规定时间（一般3天）内交给专人保管，专人收集到的照片妥善保管，定期备份，拍摄设备以及存储介质要注意防潮防挤压，以免数据丢失无法补救。

8、充分利用信息化管理手段。建议开发工程照片相关管理系统，鼓励全员上传各类工程照片，上传时选择相应的类别或单位工程或系统并录入必要的信息；每个类别、单位工程、系统设定专人负责，各责任人应及时拍摄上传照片，也有权对所负责范围内的照片进行删除或信息修改，由系统自动通知到上传者；文档人员可随时查看这些照片，存在问题的选择相应条目并自动发送到负责人处，便于负责人及时修改；系统自动统计各类问题的条目也有利于分析原因进行改善；各负责人根据年度或完工情况筛选对应范围内工程照片进行排序、描述，生成照片案卷发送到文档部门，文档部门审查无误后予以接收，有误的退回发送人整改。借助系统管理工程照片不但照片的收集渠道增多、全员参与程度提高、照片档案意识提升，也能大大减少重复录入导致的错误情况。

工程照片档案是在工程建设过程中逐步积累的，涉及到的人员很多，时间跨度往往也比较长，全员应提高照片档案意识，及时拍摄整理，做好分阶段移交工作，最大可能保障工程照片齐全、完整、准备、系统，发挥好应有的企业、社会效益。

参考文献：

[1]GB/T11821-2002照片档案管理规范