海外交换生档案管理的思考

海外交换生档案管理的思考

董琦

（延边大学）

摘要：海外交换学习是我国高等教育顺应时代发展而出现的全新的教育形式，其发展速度快，培养了一大批具备国际竞争力的人才，但是海外交换学习的蓬勃发展也带来了新的问题——交换生档案管理。本文通过对交换生档案管理现状进行分析，找到存在的问题，并对解决办法展开思考，提出建议。

关键词：海外交换；高校；档案管理

海外交换学习在中国高等教育发展过程中以其新颖、独特的学习模式深受广大学生和家长的青睐，并向国内外知名企业输送了大批人才。在此过程中，海外交换学习产生的交换生档案却与国内高校常规的档案存在着很大的差异。相比国内高校学生档案管理而言，海外交换学生的档案管理存在着诸多问题。

一、2018.12（下）海外交换生档案管理存在的问题

海外交换学习是中外合作办学的一个重要组成部分，发展迅速。但是随着海外交换学习的学生人数不断增多，校际合作领域更广阔，交换学生档案的数量激增，这使得档案管理面临了全新的挑战。

(一)2018.12（下）缺乏特色，管理模式照搬。

海外交换学习是特色办学模式下的重要环节，其办学模式有特色、培养方式有特色、课程设置有特色，随之产生的档案管理也应该有特色。但是，目前海外交换生的档案管理所呈现出的并不是具有自身特色的管理模式，而是照搬国内其他院校的档案管理模式，这其中很多内容生拉硬套，不符合自己的实际，可以看出，目前我们还没有摸索出一条适合海外交换生档案管理发展的路。

由于中外合作办学这一特殊性质，交换生的档案一般会分为国内和国外学习两部分，但是现在高校交换生的档案收集种类少、质量差。很多材料没有及时移交到学院档案管理部门，有的材料在海外任课教师手中，有的在海外院校的教务部门，也有的在学生自己手里。这些材料没有经过统一的标准管理，难免出现材料不完备的情况，这给交换生的成绩认定，丰富学生档案、教学档案集中保存带来了困难。

《高等学校档案实体分类法》、《归档文件整理规则》分别以“卷”和“件”整理的方法对档案进行归档整理，这个方法比较适用于国内学习的学生，对于海外交换生的档案还有一定的不匹配。

(二)2018.12（下）人员落伍，计算机外语深度不够。

新形势下，从事档案管理的人员应该具有良好的专业素养、档案管理知识储备，如果要从事海外交换生档案管理工作，还应在此基础上，在计算机使用、外语学习上不断深入学习。

电子信息蓬勃发展的今天，国外众多合作学校非常重视高校信息化发展，所以很多交换生的学习材料都是以电子文档等形式传送到国内，同时兼具便利性与安全性。所以要做好与国外院校的衔接，做好交换生海外学习资料的交接工作，必须要具备网络维护、计算机使用、处理不同类型文件的能力。

(三)2018.12（下）手段落后，档案管理与国际不接轨。

数字化电子档案已经成为新时代档案管理的重要手段，特别是在国外大学里应用更为广泛。无论是教务工作还是学生管理工作，电子档案是最便捷、最快速的接收和存储方式。无论是与国际对接还是校内档案管理的应用，数字化电子档案也应被广泛推广，但是，我们目前的现状是档案管理的手段比较落后、单一，数字化应用的普及程度差。电子档案与传统纸质档案在分类形式上存在很大差异，电子档案的系统模式比较欠缺，电子档案的应用不能良好的普及。同时，如何将电子档案与数字化有机结合也是数字化电子档案发展过程中面临的重要问题。

二、2018.12（下）改善海外交换生档案管理的建议

前文中提到海外交换生的档案管理过程中遇到了一些问题，我们结合新时代、新形势，在看到问题的同时，也要看到其中广阔的发展前景，这要求我们充分了解海外交换学习、交换生档案管理的特点，提出建议，不断完善海外交换生档案管理工作。

(一)2018.12（下）突出海外交换特色，建立新档案管理模式。

中外合作办学是有新时代特色的办学模式，所以我们在海外交换生档案管理上要体现合作办学的特色，对能体现特色的材料进行更细致的整理。我们可以采用金字塔原理，对材料进行分类。

合作办学初期，高校以及各相关学院应当将相关筹建文件进行归档，如：项目审批文件、交换学习章程、财团主要组成人员、招生简章、交换协议书、兼职教授情况、国外主要教授介绍、学院主要人员证明文件等。在特色教学方面，我们需要将兼具国内培养、国外培养两部分的培养方案进行整理归档，同时，特色教学任务书、国内外特色课程介绍、国内外学习选用的教材、国内外特色教学方式（讲座、论坛、讨论课等）资料、导师选聘相关资料等方面要加强收集和管理工作。交换生档案主要包括交换生在国内学校期间产生的档案和国外学习期间产生的方案、申请交换学习的相关文件、签字材料、交换学校的录取通知（网络、纸质）、海外交换学习期间的成绩单、海外学期期间图片或视频材料等。以上材料，应交给相关教务部门，做好档案的归档、收集工作，并按照这一分类不断完善。

(二)2018.12（下）加大人才培训力度，培养掌握外语、计算机等多项技能的专业人才。

信息化、国际化已经全面袭来，计算机、英语早已成为新时代的普遍标签，作为一个从事海外交换生档案管理的从业人员，想要将此项工作做好、做细，必须要加大从业人员的培训力度，聘请专家开展各种形式的计算机、英语培训，让从业人员在理论和实际操作上都能有进步、有突破。在抓培训的同时，还要积极引进专业的、高水平的兼具计算机和英语技能的档案管理人才，并加强与国内外专业人员的经验交流与学习，不断完善海外交换生档案管理从业人员的队伍建设。

(三)2018.12（下）加强信息系统建设，让海外交换生档案管理更国际化。

将信息化应用于交换生档案管理上更具便利性，体现在操作、管理等方面。高校应结合海外交换的特色，该立本校交换生数字化电子档案管理规范，建立规范的操作流程。同时，我们要加大硬件设施的投入，与学校信息化部门积极合作，建设交换生档案管理系统，学习并了解国内外先进的数字化电子档案整理的相关软件，积极与国际接轨。信息化是新形势赋予我们的新要求，为了能更好的适应时代的发展，我们要用好信息化，加强电子档案的整理，更大程度的发挥信息系统的优势，让资源的利用率最大化。

海外交换生档案管理是高校档案管理的一个特殊组成部分，无论是对于人员的要求还是设施、设备的要求都与传统高校档案管理存在很大的差异，这就对我们提出了更高的要求。我们要探索出一条有特色的，适合海外交换生档案管理的新路子。不断深入学习国内外先进管理理念，积极参加培训，提高档案管理人员的水平，加强信息化，让海外交换生档案管理更符合新的时代要求。

参考文献

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[2]刘雁，张立新.论高校档案管理的信息化[J].长春师范学院学报，2012,12（3）：186-188

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