信息化背景下档案管理改革初探张硕勋

信息化背景下档案管理改革初探张硕勋

张硕勋

张硕勋

河北省承德市隆化县韩麻营镇人民政府河北承德068150

摘要：随着网络技术和信息技术的普及，人们获取信息变得更加方便和快捷。与此同时，人们也更渴望获得更方便有效的方式来获取档案信息和资料。因此，应该采取什么措施使档案管理更加科学和规范，以更加简单和安全的方式实现档案信息的传递，已经成为档案管理和服务部门更加关注的课题。

关键词：信息化背景；档案管理；改革初探

导言

随着社会生活步伐的加快，传统的手写信息记录方式已不再适合现代化进程。延长存储信息的期限、准确地存储信息内容以及提高服务效率和工作质量是文件管理员面临的一个重要问题。档案信息化是档案工作者在管理部门的正确指导下，利用先进的技术系统、准确、简单地处理档案。在信息技术的背景下，档案管理应该紧跟时代的步伐，应用现代信息技术向信息数字化发展。

1信息化背景下传统档案管理工作中存在的问题

1.1相关负责人对档案管理信息化建设不够重视

领导者是决策者和改革创新的领导者。如果领导人不支持改革或流于形式，他们将会失败。目前，我国的档案管理正处于一种不受欢迎的尴尬境地。许多部门或企业的领导干部对档案管理工作重视不够，甚至认为这是一个休闲部门和面子工程。因此，信息化建设仅仅停留在喊口号的层面，导致一些企业的档案管理仍然处于纸质档案的落后时代。这样，不仅耽误了档案资料的整理和分类，而且也埋没了一批档案管理人员的事业心，档案资料也无法充分发挥其作用，查阅效率低，甚至因搬迁等原因出现“断档”现象。

1.2相关人员思想问题

人力资源是任何职业和单位最宝贵的资源，也是工作的核心。无论管理方法和技术多么先进，缺乏人才投资都是无用的。目前，我国档案管理信息化改革和建设中最突出的问题是缺乏精通档案管理和计算机的复合型人才。目前，档案管理部门需要能够实现简单信息导航、程序运行和维护服务的操作人员，以及开发一级系统的高科技人才。在档案管理软件出现问题时，大部分的档案管理单位只能向运营商寻求帮助，这严重影响了档案信息化建设的速度与进程。

1.3在档案管理投入上缺乏力度

一些部门认为档案管理工作不具有技术性，因而就将其视为一种“闲职”，忽视了对其的技术投入，致使在一些突如其来的病毒入侵中造成档案管理系统的受损，甚至是信息资源的丢失，造成巨大的经济损失。不仅是技术上的投入较少，对于先进技术人才的引进也较少，这就直接导致了信息技术人才的缺乏。

2信息化背景下传统档案管理改革策略

2.1提升档案工作者的信息技术应用水平

随着科学研究和发展进程的加快，新兴技术也在涌现。为了适应社会发展的需要，有必要不断提高档案信息工作者的信息技术应用水平。这不仅要求档案工作者掌握必要的档案专业知识，还要求他们具备一定的计算机应用技术、信息管理技术和其他信息专业知识。特别是一些电子文件的整理工作，要求档案工作者不仅具备一定的数据库管理知识，还要掌握具体电脑操作的应用技术。因此，不断提高档案工作从业人员的数字信息采集、数据库管理、计算机操作等水平，使档案管理者成为不仅具备档案专业知识，而且精通信息技术应用的高素质人才，是不断适应社会发展的需要，使档案工作实现健康有序发展的必由之路。

2.2建设统一规范的标准

要建立统一的标准，我们必须首先确保健全的法律和监管体系。同时，行业应制定统一的管理标准，在档案信息化建设过程中提供系统规范，为档案信息化建设工作保驾护航。行业协会应制定统一的指导标准。企业在档案信息化建设过程中应严格按照行业标准组织建设，实现行业档案信息化建设的标准化和标准化。另外对于档案信息化建设的技术标准也应该执行统一的规范，如档案的整理依据、档案数量的统计标准、档案资源传输的标准、网络平台的共享等，都应该进行引导和规范，只有这样才能使得信息系统的各个部分之间相互协作相互合作，加强不同工作模块之间的联系，促进系统标准化建设。

2.3优化档案管理模式

包含管理模式和非包含管理模式是目前文件管理单位常用的两种文件信息管理模式。组建模式是档案管理部门和档案业务管理实施部门使用的数据；非包容性文件管理与包容性管理模式相关。它的表现形式不同，不同的文件管理部门和单位也不同。针对此两种档案管理模式，笔者认为非纳入式的档案管理模式能够充分发挥现有设施的功能，实现档案信息资源的共享，投入的人力物力也相对较少，而纳入式管理模式对于档案管理前期搜集过程中存在的问题以及档案查找的方式补充等较为方便。

2.4信息化档案与传统档案管理并存

虽然传统档案落后于电子档案管理，但现有的信息档案不能完全取代传统档案。只有两者相互合作才能提高管理效率。电子档案中有某些漏洞，损失成为一个大问题。因此，对于一些重要文件和经常查阅的文件，需要准备传统的纸质文件，例如大学毕业生的文件。整体上，针对电子档案的缺点，进行修改和防护，利用传统档案的安全性保证档案的保存，并且要加强传统档案的管理。首先，将传统档案作为信息化管理的基础，大力推行电子档案，更新电子档案管理方法，信息化的输入依然离不开传统档案，因此必须保留传统档案，并且要加强对资源的管理。

2.5加大对档案管理工作的信息技术和人才投入

鉴于信息技术在档案管理中的应用，档案管理人员需要提高现代信息技术的操作能力，以不断适应信息化建设的各种工作要求。政府和企业应积极组织档案管理人员开展各种培训，以提高档案管理人员的信息质量。

对于档案管理工作的投入还包括软硬件设备上的支撑，不断更新档案管理的系统，优化工作环境，从物质上打牢信息化建设的基础。

3信息化背景下档案管理工作改革的意义

随着我国经济建设的快速发展，网络生活是当下大部分群众的选择，因此档案管理工作改革顺应了时代发展进程。《关于加强国家档案管理工作的决定》中提出：“档案工作的任务就是要统一管理国家档案的原则下建立国家档案制度，科学地管理这些档案，以便于国家机关工作和科学研究工作的利用。”从中我们可以明显意识到，传统的档案管理方式已经不能满足日益增长的档案管理工作量的需要，只有适应新形势的社会需求，立足当下管理形式，不断提高管理能力，才能满足社会需求，增进档案工作者热情，实现档案管理的价值，为社会发展与前进作出贡献。档案记录了一段时期重要事件，在经济、文化不断发展的今天，我们应牢记“四个自信”的主要内容，做好档案管理工作，注重对档案的保护，顺应时代的发展，充分发挥档案管理工作的优势。

结语

信息技术可以广泛应用于我国各行各业。档案管理部门吸收适当的信息技术，将管理方法与信息技术相结合，在遵守相关法律法规的前提下，对档案管理活动进行小规模改革。参与改革的管理者不仅改变了原有的管理方法和管理对象，还积极参与新管理技术的学习活动。通过学习，他们可以掌握更多可用的管理技术，提高管理效率，并在完成日常管理和服务工作的同时，在档案系统中开展信息建设工作。

参考文献:

[1]范丽莉.探析信息化背景下传统档案管理工作的改革[J].办公室业务，2017（15），94-94.

[2]陈小红.信息化背景下供电企业档案管理改革研究[J].速读旬刊，2017（9）.

[3]苏斌.信息化背景下强化人事档案管理工作改革研究[J].卷宗，2016（8）.