企业办公室行政事务管理对策研究

企业办公室行政事务管理对策研究

孙浩

中国二十二冶集团有限公司河北省唐山市064000

摘要：在经济发展的逐步深入的形势下，办公室已经逐渐发展成为了企业内部的综合性管理服务机构。办公室主要的职责是处理好企业生产运行当中的行政事务，促进各部门各项工作的开展。不仅发挥着协调沟通企业内部各个部门的作用，同时又能够作为企业与外部联络的窗口，保证办公室行政事务管理工作的高效实施，将对企业的发展产生积极的影响。基于此，文章对办公室行政事务管理在企业中的作用进行了阐述，简要分析了其特点，并提出了几点管理建议，以期为有关管理人员提供借鉴。

关键词：企业；办公室；行政事务；管理工作

引言：一个企业如果缺少了企业文化，就缺少了发展壮大的基石，企业文化是企业发展的核心。办公室部门具有较强的综合性，并发挥着承上启下的重要作用，对于企业决策具有一定的影响，办公室的管理成为现代企业管理工作中的重点内容，同时办公室行政事务管理又是办公室管理中的重点部分，这方面的管理也受到了领导人员的高度重视。因此，企业需要结合自身发展情况，制定有效的管理对策，全方位、多角度的立足企业发展，发挥办公室行政工作的优势，加强制度建设，增强服务意识，以促进办公室作用的充分发挥。

一、办公室行政事务管理在企业中的作用

企业的办公室不仅负责整理、统计、保管企业的各项文件，同时也负责帮助企业的高层人员传达具体的工作任务，沟通企业的各个部门、业务接待等服务任务，是一个企业有效、有序运转的关键，对企业的发展十分重要，具体包括以下两个作用：

（1）协助参与决策。在具体的工作中，办公室的人员需要积极主动的了解其他部门的情况以及及时跟进企业各项事务的开展过程，将观察到的情况及时主动向管理层以及决策层沟通，从而保证企业的管理和决策的科学性和准确性。

（2）上传下达的沟通桥梁。企业的办公室是企业内部有效沟通的桥梁，连接着企业的管理决策层和企业的员工，在企业的日常管理工作中，办公室除了上传下达之外，还发挥着宏观调控、协调企业各项事务的作用，兼协调、控制、指挥、执行为一体。

二、企业办公室行政事务管理的特点

1、服务性特点

办公室行政管理工作是服务企业高层、服务企业基层的中间部门，故而具有基础性、服务性的特点。作为办公室的行政管理工作人员，需要处理的工作内容较多，并且涉及到多个部门与层级。企业办公室行政管理面临着有效监督、有序管理的工作任务。企业办公室需要做好协调与服务的功能，保持与各个部门之间的密切联系，解决员工实际存在的问题，力求为员工创设良好的工作条件，进而不断提升企业的综合工作效率。

2、困难性特点

办公室行政管理所包含的内容较多，时间安排较紧，另外其工作目标也是不确定的，导致办公室行政工作开展的难度较大，主要表现在以下几方面；第一：负责内容较多。办公室是企业管理中的中心部分，具有较强的综合性。办公室管理工作所涉及的范围极广，不仅包括对领导会议的安排，还包括办公用品采购发放、卫生打扫等繁杂事务。为促进行政管理工作的顺利执行，无论是管理人员还是基层工作者在开展各项工作中都需要考虑充分，坚决不能懈怠，稍有疏忽都可能导致企业整体工作受到不良影响。第二：沟通协调。企业办公室具有信息沟通、协调关系的管理职能。在企业内部，管理人员需要协调处理好上下级间的关系，而且还需要处理好同级间的关系。对于企业内部出现的各类问题需要及时进行处理，增强企业内部的凝聚力，对外，需要处理好企业与相关企业的关系，打造企业的良好形象。第三：要求具备较强的应变能力。行政事务管理的内容较多，各类事务存在着一定的差别，在行政事务管理工作中随时可能会出现随机事件，难以及时预见，无论事件具有多大的难度，时间是否充足，都需要确保事件得到有效的处理，不能出现差错，保证工作效率。

3、杂乱性特点

办公室行政事务管理工作内容较多，各类小事居多，因此该项工作具有杂乱性的特点。但若是在小事细节方面出现差错，很可能会引起较大的问题，对企业的发展造成不良影响。因此，在企业办公室行政管理中需要以端正的态度对待各类大小事务，认真执行各项工作，加强核查与监督工作，防止因人为失误导致错误情况的产生。

三、企业办公室行政事务管理对策

1、加强行政事务管理的制度建设

企业行政事务管理工作的顺利开展离不开规范化的管理制度，所谓无规矩不成方圆，必须要加强行政事务管理的制度建设，制定科学的、规范的、系统的、有效的、能够反映新时期环境下行政管理工作特点、工作要求以及工作规律的行政管理制度，并具有一定权威性，能够充分发挥约束作用，能督促管理人员认真工作、履行职责，使企业办公室行政事务管理工作更加规范化、标准化、高效化。规范的管理制度是一个完整的、系统的、全面的规章制度，其内容涉及到行政事务管理工作的方方面面，可以让管理人员的工作行为、内容以及程序都能依照相关制度和章程进行，通过对工作人员的督促和约束进而提高行政事务管理的工作效率和管理水平。

企业文化对于增加企业的社会影响力和内部的凝聚力有着重要的作用，决定了一个企业发展的深度和广度，是企业工作理念以及管理模式的直接体现。而企业的办公室行政事务管理部门是企业对外和对内的一个窗口，担负着传递企业文化的工作，因此办公室行政事务管理工作人员尤其要注意自己的工作态度、言行举止，用自己的真诚为企业吸引更多客户，增强企业的竞争力，从而为企业树立一个良好的形象。

3、增强服务意识，注重协调管理

企业办公室行政事务管理工作繁杂，办公室管理人员作为各类日常事务的具体执行者，其工作态度、服务意识等将会直接影响企业办公室行政事务管理工作开展的综合效果。在当前的企业办公室行政事务管理工作中，每一位办公室管理人员均需要端正自己的工作态度，增强服务意识，主动提供服务。同时，还需要注重协调管理的价值。办公室行政事务管理是企业各项活动开展的桥梁，能够保证各项企业行政事务的有序开展。企业需要加强办公室综合协调能力，构建高效、全面的协调与管理机制，切实落实企业的规划目标与工作要求。

4、积极创新，建设高效队伍

办公室行政事务管理的核心是为企业发展提供支持与服务的，是为各部门工作的开展提供基础保障的。因此，从工作角度分析，办公室管理也应当积极创新，对当前的管理模式加以更新完善，对工作人员的潜能进行开发，充分调动工作人员的热情与工作积极性。创新代表着一个学习过程，是通过不断的知识积累与运用的基础上方可实现的，在现代知识经济社会中，作为办公室工作人员必须明确的了解到，只有不断提升办公室队伍综合素质，积累知识经验，才能更好的胜任这项工作。要加强对政治理论、办公业务等方面知识的学习，来提升工作人员的思想层次，增强工作能力，这样才能真正实现创新目标，从而使办公室行政事务管理工作更加规范化。

结语：每个企业都有自己独特的自身文化，优秀的企业文化对于提高企业竞争力具有重要的作用。在市场经济迅速发展的背景下，企业办公室管理所发挥的作用也越来越突出，对于企业的运营发展具有较大的影响。各企业应当正视办公室管理能力与企业发展之间的关系，制定长期的发展目标，掌握办公室行政事务管理工作的原则与特点，通过加强制度建设、弘扬企业文化等措施来增强企业办公室行政事务管理能力，为企业的长期稳定发展提供基础保障，提高企业工作效率，使企业赢得更为长远的发展。

参考文献：

[1]敬胜.关于做好办公室行政管理工作的深层次思考[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2013（06）

[2]王红艳.浅谈如何做好办公室行政管理工作[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2013（11）

[3]李威.对企业办公室行政事务管理工作的认识及探讨[J].低碳世界.2014（13）