浅析电力档案管理的制约因素与优化方法

浅析电力档案管理的制约因素与优化方法

童静

（广州电力工程有限公司510000）

摘要：电力档案是电力工程建设的真实反映和记录，也是工程验收、管理、运行和维修等环节的重要参考。加之，我国在电力系统中对于档案管理工作的重视不断提高，对整个电力系统的运行具有重要的影响，如果电力档案的管理缺少规范性、粗糙、信息化程度低等，会导致电力档案管理的低效，不能促进电力系统的运行。反之，则会促进电力运行工作的发展，减少不必要的损失。但是，在我国的电力档案管理工作中，由于档案管理和安全意识薄弱、专业人才匮乏、内部控制疏松、资金投入不足、设备落后等，进而影响电力档案管理工作的进步和发展。因此，电力档案管理工作十分重要，笔者结合多年的电力档案管理工作，分析工作中存在的制约因素，并提出优化方法，为提升电力档案管理工作的效能作出一定的贡献。

关键词：电力工程；档案管理；因素；方法

一、电力档案管理的制约因素

从宏观来看电力档案管理主要存在五个方面的问题。一是档案管理意识淡薄，信息化建设意识不强。档案信息化建设是推进档案管理现代化的必经之路。档案信息化建设是依托现代信息技术对档案信息资源进行数字化管理和利用，将档案管理的重心由档案实体转向档案信息数字化存储和提供服务，使档案工作进一步网络化、数字化、规范化、社会化。但部分电力企业并没意识到电力工程档案信息化建设的重要性，对相关的研究缺乏深入探究，信息化只流于形式。二是安全意识薄弱。电力行业当中的信息内容是十分庞大的，当中涉及到了电力行业当中的一些机密文件或者是企业的重要内容。在管理的过程中却存在着安全保障不够到位的情况，在保密性方面也存在着不足，给信息安全造成了影响。三是专业人才匮乏。电力企业将档案管理当作一个辅助部门，从事档案管理人员非档案管理专业出身，不具备档案管理专业知识与技能，由于缺少专业培训，在实践过程中对信息的采集、开发和信息都缺少经验，档案信息化建设更是无从下手。四是电力档案管理的内部控制疏松。电力档案馆管理的内部控制疏松，是电力档案管理中的不足之处。在电力档案管理工作中，其管理制度建设不够完善存在漏洞，使得管理人员在进行档案管理中出现工作失误，加之内部控制疏松，对档案管理工作的监督不够，进而使得在出现问题时无法找到相应的负责人，进而影响电力档案管理工作质量和效率的提高。五是资金投入不足，设备落后，配套的服务平台和检索工具欠缺。由于重视不够，很少的电力企业会投入资金专门对档案管理进行信息化建设，没有统一的系统和服务平台，必备的基础设施尚且不足，电子档案无法在企业内部实现信息共享，电力工程档案信息化工作一直得不到发展。

从微观角度来看档案管理，主要表现在事前、事中、事后的创建、收集、整理档案工作不足。一是工程建设前期的设计单位已开始产生档案，但设计单位往往不按要求进行档案创建和管理，如设计方案变更没有统一的编号而导致档案无序、方案随意变换、签字不合要求等为后期档案整理带来不便。二是建设单位在建设过程中对文件收集、归档不重视，不严谨，导致工程建设中部分文件材料缺失、损毁、散存。三是监理单位在履行职责时只注重工程质量，而忽视了对档案管理的监督，没能及时收集、整理施工过程中某些重要环节、局部变更的文件，导致竣工图编制不规范、不准确。四是参与建设的技术人员和档案管理人员的档案管理意识不强，如设计方案更改导致工程量、材料的变化往往在档案中不能体现。归档工作往往成了工程的后续工作，没纳入领导议程，使得档案管理过于随意、混乱，丢失或返工现象时有发生，严重影响档案的事后利用价值。

二、电力档案管理的优化方法

（一）重视电力工程档案管理工作

要做好电力工程管理工作，首先要在意识上加强，领导对档案管理工作要予以充分的重视，对档案信息化资源配备、信息共享、资源开发等进行全面、深入的可行性研究，制定档案信息化发展规划，加强各部门相互协作推进档案信息化建设。加大资金投入，逐步配备档案管理相关的专业人员和基础设备设施。将工程建设档案管理纳入领导议程，使得整个工程建设中无论设计单位、施工单位还是监理单位都将档案的创建、整理、归档作为建设周期中的一个重要组织部分，与工作质量同等重要。

（二）提升档案管理的安全水平和意识

网络化的快速发展使得很多的档案管理工作当中都出现了安全管理风险问题，虽然在进行信息利用的过程中能为管理工作提供极大的便利性，但由于有着网络应用风险，因此一旦发生了泄露的问题将会严重的影响到企业的未来发展和安全，并且会造成一定程度的经济损失。因此，在当前阶段电力企业需要进一步重视档案管理的安全性。此外，在档案管理工作当中需要进一步的协调档案管理部门和其他部门之间的联系，促使各个部门之间能得到有效协调，并配合进行各项档案资料的收集和整理工作，促使企业能有一个更加和谐稳定的发展空间。

（三）大力引进和培训专业人才

大力引进和培训人才是推进和完善档案信息化建设的有最有效途径之一。档案工作人员作为档案信息资源与用户之间的纽带，直接负责对电力工程信息的收集、归类和整理工作，其业务能力往往直接影响着工程档案的质量。电力企业的档案管理人员需要具备电力工程知识、计算机技术以及档案管理知识的综合性人才。因此，要加强档案管理，推进和完善档案信息化建设，使档案管理与现代化发展同步，就必须要大力引进具备电力知识、计算机技术和档案管理技能的综合性人才来充实档案管理队伍；必须要加强现有的档案管理队伍的业务培训，努力打造支以计算机技术为基础，以电力专业为特色的专业型档案管理队伍，为推进和完善电力工程档案信息化建设提供有力保障。

（四）强化电力档案管理的内部控制

强化电力档案管理的内部控制，对档案管理人员进行责任分配，进而提高管理工作的责任感。在档案管理工作中，由于管理理念落后，使得电力档案管理的内部控制存在问题，进而影响其工作质量和效率。因此，在电力档案管理工作中，要落实权责一致的制度，将档案管理的工作落实到每个管理人员的身上，进而提高档案管理工作人员的责任感。同时，在档案管理的内部控制中，要通过权责一致的制度，对出现工作失误的人员进行责任追究，减少工作人员之间相互推卸责任和扯皮现象的发生，进而影响档案管理工作。因此，在档案管理工作中，通过完善档案管理工作的制度，加强对档案管理工作的监督，强化档案管理的内部控制，进而使得档案管理工作能够顺利进行，对档案管理工作的提高有着积极的促进作用。

（五）构建有效的档案管理制度和管理办法

由于在电力建设过程中涉及到设计单位、施工单位较多，各自对档案要求和做法差异较大，没有统一的标准就无规范可言。因此，为确保档案管理工作顺利，就要构建一套合理、科学、适用性和可操作性强的档案管理制度和工作办法，不仅包含组织领导、管理体系、职责分工及奖励惩罚等内容，还对形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档、竣工文件编制及交接验收等工作作出了详细的要求，形成一套行之有效的管理制度与管理办法，并在建设初期告之各参建单位，工程建设与档案管理同时进行，在工程建设过程中，应对竣工材料进行积累、争辩及审定，在工程竣工及验收阶段，要确保有一套合格完善的竣工验收档案。平时档案管理人员要定期对档案进行收集与积累，将档案管理由过去的事后控制转化成事前和事中控制，避免由于意见不同而出现返工现象发生，从而提高档案管理质量。

三、结语

电力企业档案是电力企业成长足迹的真实记录，是企业的宝贵物质财富。对于电力企业实行经营战略规划、是每个电力企业必须履行的重要职责。作为一名档案管理工作人员，应站在对企业历史负责、对企业未来负责的高度认知上认真做好企业档案管理工作，不断创新和提升企业档案管理工作水平，使档案管理工作在企业未来经营发展工作中发挥出更加积极的作用。

参考文献：

[1]冯雪.探讨电力档案管理工作中存在的问题与对策[J].办公室业务，2016（01）：105.

[2]黄辽兰.电力档案开发促进电力企业发展[J].企业技术开发，2015（9）：121-122.