新时期下办公室档案管理工作的改进对策

新时期下办公室档案管理工作的改进对策

杨秋实

路桥华祥国际工程有限公司北京市100024

摘要：随着人类的日益发展和社会的日益进步，档案管理工作的创新与发展得到社会各界越来越多的关注。档案管理工作在社会制度的实行过程中，起到了非常重要的作用是一项比较基础的工作。本文简要介绍了档案管理工作的基本定义，提出现阶段我国档案管理工作存在的问题与改进对策，对新时期下档案管理的发展方向进行了具体的研究分析。

关键词：新时期下；办公室档案；管理工作；改进对策

引言

社会保障体系之中最不可缺少的一项就是社会保障档案。社保档案的管理方面在一段时期的发展中取得了一定的成绩，在许多相关机构单位积极配合，慢慢地造就了非常符合社会主义新时期民生发展的健全体制。在当今状态下，由于网络运用以及电子计算机的逐渐普及社保档案开始全面推行电子化信息，有非常多的信息可以运用电脑在网络上即可获取，并且这些信息已经基本达到了公众化、透明化。为国家政府行政单位以及社会保障组织减少了工作流程，大大提升了工作效率。

1档案管理工作的重要性

档案管理工作重在收集、整理、保存各种资料。档案管理工作真实的记载了本单位各重要事项的始末及办理过程，对事件的办理过程进行了记载。为以后引用、查阅和借鉴资料发挥了重要的作用。档案管理具有完整性、安全性、及时性和有序性的特点，以相关的文件，资料等为管理对象。以纸质或实质为载体进行记录，分门别类的归入档案存档。良好的档案管理工作对于整个单位的有序进行有着特别重要的作用，不仅可以协调领导的直接分管部门及时完成相关工作，还有助于检查工作完成的效果，更有利于上下级部门的沟通协调。总的来说，办公室档案工作的质量和效率直接影响着整个单位全局工作的顺利进行。

2新时期下办公室档案管理工作存在的问题

2.1档案管理工作的统一性缺陷

因为不能很好的对档案管理实现统一管理，所以对档案管理也没有提出硬性的要求，相关部门在档案管理方面出现了缺乏管理的现象。我国曾经制定过相关的法律法规，随着社会的发展和时代的进步，原有的基本法规制度已经不能完全解决新时期档案管理工作中出现的问题，因此在很多的地方政府部门中，自行定制了比较适宜当地情况的管理标准，直接导致了档案管理工作复杂性，大大增加了档案管理统一性的难度。

2.2人员管理方面存在的问题

因为档案管理工作非常分散，给国家在培养和挖掘相关人才方面提出了巨大的挑战。比如，许多下岗员工在再就业的过程中会引发一些问题，因为工作人员下岗之后国家政府机构需要依照法规制度，针对每一个下岗的人员提供一份基本的保障金，让其最基本的生活温饱可以得到保证，最大限度的避免问题的出现以及衍生。但是还有很多的下岗职工凭借自身所具有的知识以及经验，通过不断的努力再一次回归到原来的工作岗位上。这时问题就产生了，下岗职员又重新获得了工作，也可以理解为这些再就业的职工具有可以保障自身基本生活的能力，相应的国家政府单位在通过调查取证之后，对这些职员就要及时停止发放基本保障金。但是由于档案管理工作的分散性，不能够及时的发现处理这种状况，直接形成再就业的工作人员既赚一份工作的工资，也得到了国家政府发放的保障金。造成的后果是，一方面浪费了国家的资源：另一方面是实际上需要国家帮扶的下岗职工不能及时得到帮助，既让公众的利益不能得到保证又影响他人的经济利益。

3新时期下办公室档案管理工作的改进措施

3.1利用先进的技术改进档案管理模式

好多单位的档案管理工作还停留在传统的模式上，不仅效率不高，质量也不好，而且费时费力。随着信息化时代的全面到来，办公室档案管理工作也面临着一场模式和技术上的改革。如何建立现代化的档案管理体系，更高效地进行档案管理，是每个单位，每个办公室应该深思的。学习和借鉴其他单位档案管理工作的经验，引进先进的模式改进本单位的档案管理工作。可以将网络电子信息化技术应用在档案管理工作中。利用检索功能使资料查找更加便捷；利用网络进行新闻资料库的远程管理和查询；利用设置权限，对档案的阅读和使用权限进行分级管理等更加先进的方式。这样不仅提高了档案管理的工作效率，还增加了安全性。

3.2配备专门人员进行分管

办公室的工作是复杂和琐碎的，大家都是身兼数职，往往档案的前期管理与后期管理不是一个人，这就增加了档案管理工作的难度，也影响了整理的质量，所以要配备专门的人员参与档案的全程管理工作，从文件的接收、编号、领导审阅、处理意见、处理结果等全过程由专门人员负责档案的管理工作。

3.3树立正确认识

办公室的档案管理十分重要，与办公室各项业务工作的开展具有直接的联系，其工作效率影响到整个单位工作的开展，对单位发展有着不可替代的价值和意义。所以必须扎实、有效地开展好办公室档案管理工作。在日常工作中，单位领导要及时关注档案管理工作，体现出对这项工作的重视程度，同时要加强工作人员的责任感，实施相应的奖惩制度。对于因为个人失误而造成不良后果和影响的，责任人和直接领导都应该负有主要责任。而对于在工作中有着出众表现的，则应该给予相应的物质和精神激励。通过一系列措施，提升工作人员的责任意识和积极性，充分激发工作人员的潜能，保证办公室档案管理工作的全面顺利进行。

3.4提高档案管理人员的专业素质

随着信息技术和管理技术的不断提高，办公室档案管理工作人员的专业素质有待进一步提高。有些单位的档案管理者从事档案管理工作却没有经过专业的培训，缺乏专业的知识，对档案管理一知半解，其专业素质与现代化的档案管理工作有很大的差距。所以一方面要为档案管理的部门注入新鲜力量，有专业知识的相关人员；另一方面要对原有人员进行培训，组织参观，学习的活动，通过向外单位的学习和对档案管理工作知识的培训，提高原有人员档案管理工作的专业素质。

结语

对于社会发展来说，档案管理是具有非常重要的意义。档案管理在促进我国社会市场经济发展方面的作用是不可替代的。快速地发现档案管理的相关问题，科学合理的提升档案管理工作的质量和效率，为我国档案管理工作的优质发展奠定良好的基础。

参考文献：

[1]张建亮，聂荣冰.事业单位档案管理创新路径探索[J].现代经济信息，2016（20）.

［2］李春生．新形势下档案管理工作的发展趋势与改革创新对策［J］．山东档案，2015（06）．