浅谈电子信息化管理模式在档案管理中的作用

浅谈电子信息化管理模式在档案管理中的作用

孙丽

山东省临沂市不动产登记中心，276000

摘要：信息时代下档案管理工作不仅要实现制度、管理模式上的革新，还要利用信息技术优势提升档案管理工作效率，同时降低工作成本。而随着现代科学技术的不断发展，档案管理人员首先要深刻认识到信息技术的重要作用，明确自身工作的滞后性，最后才能对症下药，在信息时代下实现档案管理工作的进一步创新和发展，本文基于电子信息化管理模式在档案管理中的作用展开论述。

关键词：电子信息化；管理模式；档案管理作用

中图分类号：G270文献标识码：A

引言

随着经济的飞速发展，我国各个企业不断发展壮大，信息资源管理对企业的影响也随之加大，因此企业文件与档案管理工作受到企业领导层面的高度重视，因此，企业管理层对计算机技术在文件与档案管理中应用的日常工作问题进行细心的指导和帮助，从而加速解决工作中的各项困难和难题，增加了计算机技术的使用频率，提高了工作效率。本文介绍计算机技术深入融合到文件与档案管理工作中的三个重要阶段，并提出计算机技术在文件与档案管理中应用的优化措施，进而提高大家对计算机技术的认知度，提升计算机技术科学、合理的应用效果。

1信息时代下信息技术对档案管理工作的重要性

信息时代下信息技术已经渗透到各行各业，而且在档案管理工作中扮演着非常重要的角色。总的来说，信息技术对档案管理工作的重要性主要体现在以下几点：第一，提高档案管理工作效率和质量；第二，节省管理成本，合理配置管理资金；第三，适应当代社会档案信息流通方式；第四，减少纸质档案数量，为绿色环保做贡献。

2电子信息化管理模式在档案管理过程中的作用

2.1有利于构建规范化的流程体系

与传统档案管理模式相比，电子信息化管理模式能够解决以往模式存在的问题，在实现资源共享的基础上构建规范化的流程体系。目前，使用电子信息技术有利于使档案管理转换成自动化管理方式，并不受人为因素干预，只需要在前期阶段提前设置相关程序，计算机技术便可以根据实际运行情况储存和管理信息，确保信息的完整性。

2.2提升档案管理工作的即时性

基于传统单一的档案管理模式，档案管理人员需要花费较多时间和精力分析档案数据，并将其整合在一起，加以整理和储存。该环节的工作量大，再加上档案管理工作对于人员有极强的依赖性，人为因素经常对档案管理工作的效率以及质量产生不良的影响。但是，应用电子信息化档案管理模式，则能有效提升档案管理的即时性，使相关数据资料具备价值性。

2.3实现资源共享电子信息化管理模式

可以实现档案管理以及办公自动化系统资源的共享目标。目前，通过将办公自动化系统对接档案管理系统，可以实现资源共享，使档案归档和使用同步落实。在社会信息化不断发展的背景下，在档案管理中应用电子信息化管理模式是必然趋势。但是，在我国档案开发以及使用期间，还面临着诸多问题，需要相关人员加强电子信息化管理力度，充分体现档案信息资源，以此达到管理的目的。

3电子信息化管理模式在档案管理过程中的应用

3.1提高企业文档管理人员的计算机应用水平

随着计算机技术的广泛应用，企业领导人意识到了计算机信息管理的高效性，因此高度重视对先进计算机软件及硬件设施的采买和应用，但是却忽视了相关档案管理人员计算机应用水平，导致先进的计算机设备得不到合理的应用，浪费财力、物力，又无法提高工作效率，因此，我们必须改变文件与档案管理的相关人员对纸质文档处理的传统思想，定期开展计算机培训合成，对相关管理人员的计算机应用技术进行合理的培训，使其熟练计算机文档管理流程，完善计算机文档操作技术，并推行奖惩制度，对积极配合并应用熟练的员工予以嘉奖，对无法跟上科技进步步伐的员工予以淘汰，从而提高企业内部人员的综合素质和企业的科技化管理水平，促进企业快速发展。

3.2拓展服务空间

随着我国当前社会经济活动的频繁开展和社会信息内容的增加，传统的档案管理工作在实施的时候，其所占据的空间是比较大的，容易提升档案管理的空间成本。在互联网信息技术的基础上构建的档案管理系统本身加以比较大的管理控制，使得档案管理工作在具体实施的时候，其本身并不局限于纸张形式中。在实施数字信息内容管理的时候，需要促使档案内容能够有效存储到计算机系统中，并且对计算机系统的存储成本不断降低。档案管理人员需要随时随地调阅其中存储的相关信息，不断提升档案离线管理的有效性，在互联网信息技术的基础上有效构建的档案管理系统可以为管理人员和使用人员提供远程服务，从而有效扩展档案信息内容的服务空间。

3.3引入大数据技术

（1）利用大数据技术深入挖掘档案信息的价值大数据技术的产生本就是为了解决繁杂信息无法处理的情况，而随着该技术的不断发展和完善，利用它深入挖掘档案信息的价值已经成为了可能。所以在现阶段的档案管理软件中，或是与之相配合的软件中一定要及时引入大数据技术，从而提高档案信息的利用率。（2）把大数据技术引入检索系统，提高检索率大数据技术除了能提升信息价值外，还能被引入检索系统中，从而进一步提高检索率。实际检索过程中，档案检索的入口就像是百度首页一样，只有通过大数据技术分析成千上万的检索关键词，才能在用户模糊查询的时候及时置顶最有可能的检索结果，从而提高检索率。

4信息时代背景下档案管理的发展趋势

4.1无纸化

在以往对档案进行管理时，采取纸质方式，从档案的建档、存储和使用的过程中，纸质档案需要大量人力、物力和财力，并且档案的存储需要非常大的空间。随着档案信息的不断增加，档案存储空间已经无法满足，需要更多的档案储存室。在这样的档案管理工作中，档案管理的成本比较大。在信息时代背景下，档案以数据形式存在，不需要占据实际空间，也不需要太多的人进行管理。无纸化是档案管理工作的趋势之一。

4.2精细化

在档案管理的过程中，其种类复杂繁多，在企事业单位的部门、个人等都有档案，这些档案整理时，依靠人力很容易混乱，虽然在档案库中进行分类，随着档案数量的增加，档案的查询和调动消耗更长的时间，影响档案管理的效率。在信息时代档案管理中，根据其内部体系的不同设置相应的分支，逐层设置子分子，让档案信息更加容易查找和管理。

4.3实时化

在新的社会发展背景下，提高工作效率能够增强竞争力，因此，档案管理工作需要注重档案管理效率的提高，符合时代发展的要求。在纸质档案管理中，具有局限性，档案的构建、存储以及使用难以实时完成，需要比较长的时间，影响到档案管理的效率。在信息化时代趋势中，借助网络管理平台，实现信息的实时化传输，打破距离的限制，实现档案管理的高效性。

结束语

综上所述，改革开放以来随着电子信息技术的不断发展和广泛应用，信息化条件下档案管理模式不断完善，服务创新水平也在不断提高，而在这种模式下从某方面来讲不仅极大地提升了档案管理工作的工作质量，与此同时也为客户提供了更加优质、高效地服务。

参考文献:

[1]郑太敏.企事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].现代营销(经营版),2019(05):151.

[2]李恒英.信息社会形势下高校档案管理工作存在的问题及改进措施[J].科技传播,2019,11(08):195-196.

[3]岳乐华.电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].才智,2019(12):186.

[4]王芳,郭丽.新形势下企业档案信息化工作的管理与利用[J].办公室业务,2019(08):63.

[5]张慧玉,陈良.高校数字化档案安全管理体系探索和分析[J].办公室业务,2019(08):184.