电力物资采购合同管理流程探讨张守柱

电力物资采购合同管理流程探讨张守柱

张守柱

（广西大唐电力物资有限公司530029）

摘要：加强电力物资采购合同管理不仅是市场经济和电力体制改革形势的需要，也是电力企业提高自身风险管理水平的要求。主要概述了电力物资采购合同的签约、变更、履约和资金结算四个阶段的业务流程，通过采流程控制方法不断完善电力物资采购合同管理，实现物资合同管理的科学化、规范化、标准化，有效防范各类风险。

关键词：电力物资；采购合同；管理流程；

材料的采购是事关产品生产,项目的费用、质量、进度等控制的关键要素。采购过程中的任何一个环节出现偏差,都会影响到物资采购预期目标的实现,这就使物资采购活动面临着风险。合同风险与采购风险紧密结合,贯穿整个合同管理的全过程,因而有必要在采购过程中给予充分的关注。尽管目前电力企业在进行物资采购过程中,对于合同的构建与法律适应等问题十分关注,但却在执行环节未能很好的履行。出现这一问题的根本原因实际上是在于谈判、合作等过程中未能与供应商形成较好的合作关系,从而不仅影响了采购工作的合理性,也带来了合同未履行等方面的风险。

一、电力物资采购合同风险定义和分类

1、电力物资采购风险定义

电力物资作为一种有形物资采购,其采购方式多样,有贷款采购、直接购买、租赁和交货等等。物资采购的主要包括了购买技改或者电力生产,其中还包括电力资源设备和工具原料等。与此同时,包括需求以及项目计划、合同以及招标和仓库管理,再到后期的物资验收和运输和物资配送等环节都属于电力物资购买的职能范围。电力物资采购的实际结果和预期目标存在偏差的状况下就容易出现电力物资采购的风险。电力物资采购风险会同时存在于采购合同管理和和实际采购操作整体过程之中,所以在电力物资采购过程中从合同制定到合同确立再到实际的电力物资的运输管理各个环节都要做到严谨认真,工作人员要对管理工作足够重视。

2、电力物资采购合同风险分类

本文对电力物资采购合同进行综合归纳总结,得出了采购合同常见的几种风险分类。首先是品质风险,电力物资采购企业衡量每一次的物资采购是否成功的主要依据就是能否准时收到采购的物资和企业接收到的电力物资品质和数量是否符合同标准,所以说电力物资的品质风险也是电力物资采购合同的主要存在风险之一,一旦出现电力企业采购的电力物资不符合质量标准将会对电力企业的生产和发展造成严重的负面影响,严重的可能造成企业经营危机,不利于电力企业的健康快速发展。第二种常见的采购风险就是服务风险,在电力物资采购过程的各个环节中,服务质量的低下也会严重引起一系列风险,其中的风险内容主要包括电力物资供应商在供货和协调环节上的服务质量不佳引起的风险。第三种风险就是交期风险,确保物资交期准确性可以对物资采购方带来很大的便捷和优势,可以实现产品准确交期,从而提升产品的品质,也可以减少缺货现象,降低运送损害性,从而实现电力物资运送成本的有效缩减。第四种是弹性风险,电力企业通常都会在电力物资使用前进行相关的产品检测,从而保证生产运营的顺利进行,电力企业向供应商订货的多少主要依据就是产品的检测结果是否符合企业的使用标准。产品供应弹性问题也是供应商方面容易引发矛盾的关键所在。同时也存在产品采购完成之后面临的临时性价格调整和部分的产品修正由此容易引发的弹性风险。第五种风险就是存货风险,电力企业也存在存货过程中系统临时出现问题和偶发性排成的问题,一旦出现支援调度问题和预测失真问题都可能严重危害电力资源供应链受阻,从而引发相关的资源存货风险。

二、电力物资采购合同管理的方法

临邑县供电同的签约、变更、履约和资金结算业务，并采用流程控制方法进行管理。流程控制方法通过流程绘制管理工作的过程，全面描述如何从一个节点流向另一个节点，包括节点具体工作方法、工作工具等公司电力物资采购合同管理以电子商务平台和ERP系统为基础，全过程控制物资合的描述以及关键节点、创新节点说明。采用流程控制方法，加强物资采购合同全过程管控，以达到标准化、科学化、规范化的要求。

三、电力物资采购合同风险应对措施

1、一重视采购合同的弹性化设计,保持结构化转机。供应链合作中存在需求和供应方面的不确定性,这是客现存在的事实。采购管理中有关电力企业与供应商构建合同时,都必须事前确认在设计中互相提供弹性,进而消除外界环境不确定性的影响,并且有效地传递供给和需求的信息。采购合同管理弹性设计已经被证实可以降低由外界环境不确定性引起的风险的一种重要手段。另外,当今供应链管理强调方法,减少库存以降低成本,这种运作模式一旦遇到突发事件或需求有较大波动时就会显得缺乏弹性。所以加强应变的能力,已经变成注重效率的同时还应该保持采购管理的适度弹性。采购合同管理中的如何与不同成员建立紧密的合作伙伴关系,经过电力企业过往经验证实已经成为确保采购管理成功运作与防范风险的重要的先决条件。所以建立长期的策略合作伙伴关系,首先要求加强采购合同管理的制度性的信赖关系其次,在合同构建时,应该加强成员间信息的交流与共用然后,经由建立正式的合作体制,实现在采购管理成员间利益分享和风险分担。最后,为了更好的履行合同,应敦促不同成员以诚实、灵活的方式相互协调彼此的合作态度和行为。

2、二加强采合同管理创新,优化物流协同合作。采购管理的成功是让电力企业运转不会产生断料为前提的,不可否认采购合同管理是电力企业内部采购管理的开始,又是其与供应商之间的采购管理的桥梁,良好的合同管理有助于电力企业能降低成本,供应商能提高运作效率,增强竞争力有其综效的效果。不论采购环境是多么复杂与多变,电力企业必须有机智可以事前强化采购管理系统功能的弱点,并且事前清楚是供应风险形成的起因,防范采购风险的就必须从强化供应商的选择与改善采购制度控制的不同构面出发。一般而言,大型电力企业集团所涉及材料采购市场广泛,在合同管理时,重点应该注重在保证取得优质廉价材料的供应及时与服务可靠,另一个构面要让供应商注重系统的稳固与交货时间的改善。最终让使电力企业拥有一支最佳组合的采购管理团队,为客户与电力企业本身提供的可靠供应保障。强化采购合同风险控制就从加强供应程序的建设、严格供应品质管理进而实施有效监督与管理。

四、电力物资采购合同管理的作用

电力物资采购合同管理流程主要分为三个步骤,首先是签约,第二是数据的变更,第三是履行约定的内容。电力物资采购合同的主要制定原则就是要维护合同双方的利益,同时具有法律约束效力。电力物资采购合同的有效管理作用明显。

1、明确采购任务内容

电力企业物资采购的主要内容可以通过采购合同来明显体现,配合管理合同可以实现对电力物资采购任务的有效管理。电力企业的具体物资采购任务的确定主要依据电力物资采购合同的制定。可以通过采购合同的具体管理内容明确采购的物资型号、物资技术含量、物资采购成本、具体数量和物资的交货验货方式。

2、约束签约双方的行为准则

对电力物资采购合同的有效管理可以实现对签约双方行为准则的约束。通过对电力物资采购合同的有效管理可以更加明确合同双方的经济和法律关系,使合同双方对自身任务和责任有更加明确的认识,确保了一旦出现合同签约双方违约状况,一概按照合同规定内容来承担责任。

3、解决采购中的矛盾

电力物资采购的很多部门采购计划并不能固定,随时可能发生变化,主要影响因素就是原材料的价格波动引起的,在对合同理解方面合同签订双方都会因为自身法律知识的限制而产生理解偏差,物资短缺等因素也会导致供应商供货拖延。以上诸多问题都是引起电力企业和电力物资供应商之间出现供需矛盾的主要因素,只有严格按照合同的相关问题条款来解决问题才能实现问题的及时有效解决。

结束语

电力物资采购合同管理主要指严格执行中标结果，及时完成合同签订工作；严格按照合同约定执行，尤其是加强物资产品质量监督、物资到货期、资金结算支付管理。只有不断完善管理流程和管理制度，把管理具体到每一个部门，细化到每一个人，落实到每一个环节，才能确保物资合同管理真正到位，履行才能真正落实。

参考文献：

[1]王劲.企业物资采购管理之我见才智,2011

[2]胡振华,周庆.中小企业技术创新研究湖南工程学院学报社会科学版,2005