关于档案信息化建设与档案管理的探索

关于档案信息化建设与档案管理的探索

张志鹏

中原油田人事档案管理中心河南濮阳457001

摘要：随着社会经济的不断发展，科学技术的不断发展，我国网络化、信息化的步伐也在逐步加快。我国档案管理的工作也随着科学化、信息化、网络化的发展逐渐改善。信息化技术在档案管理工作中可以把档案信息规范化、合理化，这给档案管理企业带来了极大的方便，提升了企业的档案管理水平。档案是记录一个企业得成长历程，期间记录着企业发展的成果。对于研究企业和事业工作人员的基本情况有很大的影响。并且，可以通过分析档案信息，制定企业未来发展规划。档案管理工作做得足够充足，可以增强工作人员的工作积极性，并且还可以促进社会经济的发展。本文主要针对档案信息化建设与档案管理进行了主要探究。

关键词：档案信息化；建设；档案管理

档案对人们有十分重要的作用，提升人民的生活质量。人们对网络的依赖性越来越强，档案信息化处理增加了档案信息的方便性和稳定性。对于档案的有效管理，可以促进各个行业更好的发展。现代档案信息化规范性，科学性，合理性，促进了我国企业的管理，提升了管理水平。档案的信息是档案管理的基础，对于档案的信息化处理，可以促进档案管理的合理发展。根据档案信息化整理，可以有效的找到企业发展中出现的问题，系统化的整理，可以从中看出企业应该发展的具体方向，为企业以后的发展打下坚实的基础。但其中对档案的信息的处理仍旧存在许多问题，所以，如何有效的利用档案信息化还需要我们进一步勘察。本文对关于档案信息化建设与档案管理的探索进行了主要的研究。

一、档案管理出现的问题

1.1档案的利用程度低，缺乏管理

档案对人们生活有着必不可少的作用，尤其是在当今社会经济快速发展，网络化，信息化的进行当中。档案利用好有利于促进社会经济效益。然而，在现实的实际应用当中，我们发现很多企业中档案相关的工作人员都是对档案的应用蛮不用心。没有真正认识到档案的作用，档案的价值。对档案工作只是保存处理，对档案很不重视，企业因此也受到很多限制，对企业的发展造成了不好的影响。例如，我们企业发展中过程中许多出现的问题都记载到档案中，但是，企业并不重视，以及以后发展运行也不对其进行参考，使得许多企业在做以后企业如何发展分析时并不完善。

1.2缺乏完善的管理制度

我国对于档案管理有了很大程度的提高和重视，社会市场竞争压力的逐渐增大，我国各个企业为了能够更好的适应市场经济的发展，对于档案管理制度有了更加的重视和执行，管理人员的素质普遍提升。管理人员专业知识能力也有了很大的进步。但是，社会发展避免不了利益的诱惑，有个别企业还是制度执行力度不够，为此，我还要加强管理制度，相关部门加强监督，避免出现个别企业这种现象的发生。

1.3设备不足，效率低

许多企业在对档案的管理当中，缺少许多的软硬件的设备，说明企业对对于档案管理的不用心。机器设备的缺乏，使得档案的管理不规范，不合理，混乱现象严重。在网络化，信息化不断发展的现在，我们在保存电子档案时候，并不归纳整理，有时候找一些必要的档案的时候，由于归纳整理的不合理，会造成时间浪费

1.4管理人员专业能力欠缺

经过实际的考察，我们可以发现，现在很多的企业对于档案的管理，相关的管理工作人员专业知识不太完善，对档案管理工作认知能力并不太强，缺乏相应的管理知识。充分体现出企业管理阶层对档案管理的不重视，甚至不培养专业的档案管理人员。档案管理人员对于工作的积极性很是缺乏，对于档案的保存，归纳，整理，都很缺少热情。虽然我国为此做出了更多的投入，也因此改善了许多，但是，我们还是要加大力度，提升专业素养。

二、档案信息化建设的必要性

相比较于传统的档案信息处理，我们目前所有的档案都是打印出来放在档案袋里，这样的话虽然对档案的管理有了很大的提升。但是，档案信息化可以将信息保存在电脑里，对于专业人员查找节省了时间。并且，还节省了资本的投入，我们在打印时候的纸张和墨水可以节省出来。

三、档案信息化建设与档案管理措施

3.1提高档案管理人员能力

我们知道，档案管理对于企业的发展具有很重要的作用。为了促进企业的快速发展，我们要加强对档案的管理，企业管理阶层要充分认识到档案的重要性。我们在企业内部建立一个专业部门，加强对档案信息化的宣传力度。在此之前，我们首先要做到的就是提升专业管理人员的综合素质，提升自身的专业知识水平。并且，由他们进行专业的培训，使得人们更加深刻了解档案信息化管理的重要性，使得他们对此有深层次的了解，提升整体的综合素质水平。

3.2提升电子档案信息化水平

我们部门在收到各个部门带来的档案信息的时候，要对档案信息进行数字化处理。为此，我们要对档案信息进行分类整理，主要是纸质信息向电子信息转化，和照片过滤掉没用信息。并且，我们在处理时，要保证信息的真实和完整性。在制定过程中要完全符合国家的法定标准，不要违反规定。规范管理，提升管理水平。提升信息化水平，我们就要利用好现代科学技术水平，网络化信息化同时应用到档案信息化管理当中，如果对于设备来说相应的老化，我们要对设备进行更新改革。

3.3完善档案管理制度

我国档案管理制度有了更多的重视，加大了投入，但是，仍然存在企业不重视对档案的管理。为了使档案达到它真正的价值，企业就要建立完善的档案管理制度。加强人员投入，并且要合理规范，不要只是做做表现形式。对于档案管理人员选拔要严格规范。企业要促进工作人员的积极性，这样对于档案管理工作有很大的积极作用。完善制度要全面化，系统化，很多的细节包括对库房的管理和安全方面的制度，档案人员的安全规定，对于档案的查询流程，这一系列的细节我们都要全面的完善。

结束语

综上所述，我们可以充分认识到档案的重要性，它有利于企业的快速发展，提升企业的发展速度。档案信息化建设，有利于方便人们的生活，为查阅档案信息节省时间，并且还有利于促进经济的发展。档案的管理在档案的信息化当中发挥巨大的作用，只有加强管理，才能促进档案信息化有效的进行。但是，在实际应用当中仍然存在许多问题，还有许多企业并不重视，宣传力度不够。为此我们还要做出更多的努力，为了使档案信息化建设和档案管理水平提升做出更好的成果。需要我们努力学习相关的专业知识，为档案重要性宣传做出更多努力。

参考文献：

[1]李晓琳.王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索［J］.企业改革与管理.2016.

[2]齐宏佳.关于档案信息化建设与档案管理的探索［J］.办公室业务.2017.

[3]马小荣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考［J］.办公室业务.2017.