探析保障性住房档案数字化管理的现状及其措施

探析保障性住房档案数字化管理的现状及其措施

李慧峰

河西区住房保障中心天津300202

摘要：保障性住房档案数字化管理是科学管理方法和现代化科学管理技术的有效结合，是满足保障性住房发展需求的重要措施，并且保障性住房档案数字化管理不仅有效提高了保障性住房档案资料利用率，而且提升了保障性住房档案管理水平和工作效率。基于此，本文阐述了保障性住房档案数字化管理的重要意义，对保障性住房档案数字化管理的现状及其措施进行了探讨分析，旨在充分发挥保障性住房档案的作用。

关键词：保障性住房档案；数字化管理；意义；现状；措施

随着保障性住房数量的不断增加，保障性住房档案数量也随之增加，因此需要做好住房保障档案管理工作。保障性住房档案的数字化就是借助档案数字化处理达到良好的管理效果，主要是将档案相关内容转化成计算机可以识别甚至是可以处理数字信息。而对于其数字化处理方式，主要表现在纸质档案、音频视频资料等方面。为了充分发挥保障性住房档案的作用，以下就保障性住房档案数字化管理的现状问题及其措施进行了探讨分析。

一、保障性住房档案数字化管理的重要意义

保障性住房在发生产权变更、产权纠纷、住房拆迁等情况时，需要查询保障性住房档案。而借助信息化手段，能够实现档案信息化服务，由此能够防止实体档案出现损坏，或是丢失情况，增加工作效率，提升服务质量。其意义具体表现为：首先，针对政府决策部门，为其提供信息服务，借助数字化保障性住房档案，能够对其进行有效信息整理统计，根据编制专题报告，还有编研成果，从而全面了解保障性住房的相关信息，如住房覆盖率、覆盖范围、房屋来源等等，这样能够为政府决策部门提供相应的信息，让保障性住房相关政策更为完善，加快城市规划步伐，促进住房建设发展；其次，为业务受理部门给予服务信息，针对业务受理部门来说，在具体审批过程中，利用查询数字档案信息，能够准确获取保障性住房的相关情况，比如产权状态，加快业务办理速度，提升工作效率。在具体操作过程中，在业务受理系统中，可以输入检索条件，然后按照数据接口，可以有效调阅数字档案信息；最后，单位企业及公众，为其提供相应的信息内容。从而便于公众有效使用档案，给予人性化的档案查询服务，公众能够从网络平台获取自己所需信息，完成一系列的档案查询使用。除此之外，还可以开展相应的互动栏目，比如网上咨询、电话咨询、短信服务等等，这样能够方便解答客户的相关提问，为大众保障性住房档案的查询提供便利。

二、保障性住房档案数字化管理现状的分析

保障性住房档案数字化管理的现状主要表现为：（1）认识现状。保障性住房档案管理模式随着时代发展而发生变化，但是由于种种原因，变化的效果不尽如人意。其根本原因还是相关档案管理单位对于数字化管理体系的认识不足，以至于没有认识到数字化管理模式在工作中的重要性，认识性不足问题的存在导致在进行管理档案工作时没有进行信息的采集与归类，只是简单地做文字处理，从而制约了档案数字化管理的高效性。在当下我国档案工作的管理体系中，各位领导人员也存在对数字化的认识不足的问题，所以对于数字化管理的要求不严格，进而整个工作大环境对于档案信息的采集和分类没有重视起来。在管理层次的上下级对于数字化管理认识不足的前提下，就会使得档案材料的管理偏重形式化，从而降低了档案信息的利用价值。（2）安全性和系统性现状。建立安全性住房档案信息化管理体系必须强化安全性，避免其软件系统和硬件遭受病毒侵害和人为破坏，对住房档案数据进行保密，确保系统的安全运行。并且住房档案管理部门应对不同用户使用权限进行严格控制，对于核心、机密的住房档案数据，采用分散使用、集中管理的方法，所有用户在访问住房档案信息管理系统时都需向管理部门申请。（3）信息化管理体系现状。目前我国档案信息管理体系还不够健全，但是住房档案信息化管理离不开健全的管理体系，因此应该通过完善保障性住房档案资料，使档案管理人员认识到加强保障性住房档案信息化管理的重要意义。

三、加强保障性住房档案数字化管理的措施

1、加快保障性住房档案信息化资源建设。保障性住房档案信息资源主要包括对象数据、原数据和目录数据，从保障性住房档案管理系统中可利用编写接口程序获取原数据和目录数据，并且数据化扫描纸质档案，广泛采集对象数据，经过条码识别将对象数据自动传送到服务器中，使元数据和目录数据关联存储。

2、实现资源共享。保障性住房档案数字化管理实现了档案的信息数字化，建立起数据库，逐渐进行完善。同时需要实现对保障性住房档案信息资源的二次开发，需要与其他系统进行有效的融合，首先与房地产权登记档案管理融合，对于保障性住房而言，在其进入到二、三级市场之后，相对应的住房档案属于二、三级档案登记的参考，将其与房地产权登记档案相联系，这样能够全面反映房屋状况，并且能够提供全面的数据统计，或是专题分析数据。其次，融合GIS系统。保障性住房档案中蕴含了诸多方面的信息，不仅反映城市规划管理情况，更是组织与分析，再到查询与管理，再到制图输出等功能。在上述管理系统增加GIS技术，这样能够将独立的档案资料融入相关资料之中，并且能够与城市地理要素相联系，借助空间信息能够直接定位档案信息，让图形和档案能够实现双向查询功能。借助保障性住房档案管理系统，主要是其中的地图软件、图形编辑、档案标注等等，从而促使档案可视化实现，达到直观化管理，提供比较全面查询服务，提升档案查全率及查准率，再到查询速度。

结束语

综上所述，保障性住房工作涉及人民的生活问题，社会反响较大，但是基于各种因素的影响，使得保障性住房档案整理存在诸多问题。所以针对保障性住房档案管理工作，必须引进现代管理元素，构建完善的数字化管理体系。这就要求相关部门要认识到保障性住房档案数字化管理的重要性，增强档案信息的透明度，提高保障性住房档案管理效率，从而使保障性住房档案数字化管理向着高效化、规范化的方向发展。

参考文献：

[1]黄飞.浅析住房档案的数字信息化管理[J].科技创新与应用，2013（34）

[2]马建林.住房保障档案信息化管理工作的探讨[J].赤子，2016（08）

[3]王喆.浅析保障性住房档案的数字化管理[J].办公室业务，2017（08）