加快推进宿迁城建档案馆数字化建设蔡艳

加快推进宿迁城建档案馆数字化建设蔡艳

蔡艳

宿迁市城建档案管理处（馆）

摘要：信息化是后工业化社会的必然趋势，“数字化”城市的打造离不开“数字化”城建档案的建设和支撑，城建档案馆的发展方向必然是数字化、信息化和网络化。从当前城建档案馆的发展现状、存在问题、关键环节和对策建议等方面展开思考，提出加强城建档案馆数字化建设的一些粗浅的认识和想法。

关键词：城建档案数字化思考

人类社会的发展进步正迅速地从工业化后期迈进信息化和数字化时代，随着城乡建设事业的迅猛发展，城建档案在城市建设乃至整个国民经济发展中基础性和支撑性的地位和作用也将愈发突出。其相关技术资料和信息的及时归档、科学整理、有序编排、安全存储，特别是如何去适应当前经济社会发展的新形势、新要求，有针对性地开展科学研究和开发利用工作，做到安全、有效、快捷、便利地使用好各类进馆的资料信息，是当前档案馆建设工作中一项不容忽视的重要课题。建设“数字化”城建档案馆，大力挖掘和开发利用城建档案资料信息，最大限度地发挥其为经济建设服务的潜在性功能，同时也为城建档案馆的自身发展开辟新的路径，这已成为当前信息化社会对城建档案馆建设的必然要求。

一、宿迁市开展“数字化”城建档案馆建设的基本现状

宿迁市城建档案馆的建设步伐特别是数字化、信息化的建设步伐，相对来说起步较晚、发展较慢。但在省建设档案办公室和市建设主管部门的正确领导下，特别是2006年11月宿迁市城建档案馆晋升为“省特级城建档案馆”以来，在加快推进城建档案馆数字化、信息化、网络化建设方面，我们做了一些实实在在的工作。宿迁市城建档案馆在全力加快“数字化”档案馆的建设上，进行了积极有益的探索和实践，取得了阶段性的工作成效。

（一）2006年4月，宿迁市城建档案馆在镇江市城建档案馆的大力支持下，及时研发、启用了适合宿迁市自身情况的城建档案信息化管理系统，该系统在2009年6月成功升级，实现了项目级查询功能。截止目前，已通过该系统完成录入档案近5万卷，效果良好。

（二）2006年6月，宿迁市城建档案馆配备了专业数码相机。2008年12月配备了摄影器材及非编系统。2007年11月，配备了高速扫描仪。2008年12月，配备了宽幅扫描仪。截止2009年底，拍摄照片19160余张，刻录光盘60余张，扫描各类档案文字22636页，图纸4262张。

（三）2008年9月，宿迁市城建档案馆建立了网站，实现了在线访问和查询部分档案目录和照片档案的功能，方便了广大市民对馆藏档案资料的查阅和利用，同时极大地减轻了馆内工作人员调档工作量，大大提高了工作效率。

（四）2007年，宿迁市城建档案馆以局名义出台了《宿迁市建设工程声像档案资料归档规定》，对于一定建设规模以上的建设工程档案，在报送档案进馆时，要求同时报送电子档案。

二、“数字化”城建档案馆建设的关键环节思考

结合宿迁市的具体情况，从达标、规范、科学、节约的总体原则出发，现阶段“数字化”城建档案馆的建设，应以城建档案资料的有效开发利用、服务经济社会发展为终极目标，以完善城建档案馆的服务功能、严格档案资料的规范化管理、建立完备的业务工作流程为手段，统筹全面规划，有序分步实施，量力而行，先急后缓，着力提高现有工作人员的业务素质和操作技能，推动实现已配备软硬件设施的功能最大化、操作标准化、流程科学化、服务最优化，推动“数字化”城建档案馆建设稳步地实现升级和进档，以良好的工作实绩展示城建档案馆“数字化”建设的先进成果。

为此，“数字化”城建档案馆的建设应以可预期的现实需要为前提，有计划、分阶段、按步骤地有序展开，按照经济技术比较分析原理，立足于积极稳妥实施，应强调规范和实用，突出重要、核心功能的具备和完善，重点加快对珍贵、重要、易损和利用频率高的城建档案以及现行必须公开的文件资料的数字化转换，通过扎实有效的工作，逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，尽快建立中心数据库。

在“数字化”城建档案馆的建设过程中，应着重注意解决好以下几个方面的关键性问题：一是电子档案的法律凭证问题。推动电子档案从鉴定、录入、流转、交接到开发、使用等全过程的立法规范工作。电子文件的法律效力等基础性问题，必须有相关的法律、行政法规为依据，以有效解决实际应用中存在的一些客观问题。二是数字化档案信息资源的长期安全存储问题。数字信息载体存在一定的脆弱性，其可靠性和安全性风险不容轻视。三是数字化信息标准格式的统一问题。在当前信息化深入发展的时代，尤其应高度重视信息资源的兼容、共享和标准化格式的统一问题，以利数据之间的重复综合利用。国家或行业内应统一出台、实施相应的技术标准和规范，重点是城建档案业务管理流程、档案馆运作系统、网络标准和信息交换的标准化和规范化。只有大家都按照统一的标准和格式开展“数字化”建设，才能有利于信息管理和资源共享，有效减少技术壁垒，规避不合理的资源消耗和浪费，也才能真正有利于加快“数字化”城建档案馆的建设进程。

三、宿迁市“数字化”城建档案馆建设中相应对策和仍需解决的问题

（一）切实保障数据使用安全。从提高人员素质、加强保密教育、规范业务环节、开展监督检查等各个方面入手，严防出现数据失泄密、丢失、被盗或被恶意篡（修）改甚至系统崩溃等各类技术故障和管理问题。

（二）加快培养新型专业人才。为了适应“数字化”城建档案馆建设的需要，满足信息化管理的相关要求，实现工作人员与软件设施的衔接与匹配，应不失时机地加快计算机、档案、管理等相关专业人才队伍的培养，对现有人员分批次地进行继续教育训练和专业技术知识培训，使大家都能掌握计算机、电子网络以及数据库、电子文件管理等方面的必备知识，为“数字化”城建档案馆建设提供有力的人才保证和技术支撑。

（三）适时配套添置软硬件设施。宿迁市城建档案馆起步晚、基础差，市级财政近年来虽增长迅速，但总体经济实力与发达地区相比仍有一定的距离。应从全局性的总体要求出发，结合“数字化”建设的中长期发展规划和要求，适时地配备必需的设施和设备。

（四）确立“优先扫描”的工作原则。由于城建档案数量大，每个工程其档案资料基本上都在上百卷，有的项目甚至达到千卷以上，因此应分清工作上的轻重缓急，确立“优先扫描”的工作原则，即利用率高、存档历史价值大或目前已经出现破损严重的档案应组织优先扫描。对于竣工工程类档案，其前期准备阶段文件、竣工验收文件和图纸可先进行扫描，其中还可以进一步地细化和深化分类，优先扫描工程类档案的“一书两证”、相关批复、竣工验收备案表、规划验收意见等等。

（五）始终确立“利用为主”的原则。由于种种原因，有些档案资料其基础状况很不理想，使用价值高、相对来说比较重要的文件资料与一些价值不大的档案资料夹杂在一起，存在重复性的文件、以复印件代替原件等等，给后期的整理、开发、利用造成了很大不便。建议在对城建档案进行全文数字化之前设置必要的鉴定环节，应在提炼扫描内容上花大力气、下真功夫。通过鉴定，剔除重复件和无价值的资料，切实保证“数字化”成果的“货真价实”，形成真正意义上的具有广泛参考和利用价值的“数字化”城建档案。

当然，“数字化”城建档案馆建设是一项长期而又复杂的工作，需要我们坚持不懈地努力。21世纪，加快推进城建档案馆的数字化建设无疑是当前城建档案事业发展的主流。由此，我们更应该主动把握机遇，敢于迎接挑战，以实际行动加快“数字化”城建档案馆的建设步伐，努力打造完全意义上的信息化的档案事业体系。