科技档案服务高效化策略研究王丽

科技档案服务高效化策略研究王丽

王丽

湖北省漳河工程管理局湖北荆门448000

摘要：随着我国社会的不断发展和进步，科学技术水平不断提高，对科技档案进行利用开发是实现其经济效益和社会效益的重要方式。通过对科技档案中信息进行价值挖掘，促进科技档案服务高效化，能够推动单位科研进度，实现单位的可持续发展。本文以科技档案为研究蓝本，着重阐述科技档案的经济效益，并就科技档案服务高效化提出自己的意见。希望通过本研究，能够为单位科技档案的改革创新工作提供参考。

关键词：管理人员；知识产权；科技档案；经济效益

引言

企业档案涉及企业生产经营的各个方面，作用巨大。随着计算机网络技术的飞速进步，档案信息化建设已是大势所趋。作为钢铁企业技术的核心，太钢技术中心的科技档案信息化建设也成为当下必须面对的问题。本文主要根据先进企业应用信息技术进行档案建设的案例，对标太钢技术中心科技档案的实际情况，阐述了信息化建设的必要性及相应做法。

1新形势下我国技档案管理的现状

现阶段，我国各个企业单位随着社会的发展需求，每年都会增加一些科技文件，而且数量也在逐步的增加，长时间的累积就使得一些文件经常处在分散乱放的情况下，再加上，一些企业单位的工作人员，对科技档案的管理意识较低，不能有效的对科技档案进行管理归类，导致科技档案经常会分散的在企业单位的相关科室之中。另外，一些职能部门的工作人员频繁的对档案进行借阅与归还，对于工作人员的实践性也导致了大量的消耗，不能使所有的精力都集中在科研中。企业单位也没有设置相关的档案管理部门，这就会对档案的借阅归还造成了时间上的浪费。因为科研部门具有较强的知识性、以及成果的重要性，导致不愿意与其他人进行资源共享，对档案收集工作也是不愿意配合，种种情况都反应了我国新形势下科技档案存在的不良现象。

2科技档案服务现状

2.1传统档案管理模式跟不上信息化进程

尽管国内倡导建设信息技术应用于档案馆，很多地方也建立了新的档案形式，但技术中心科技档案馆仍然沿用传统的档案形式。老式档案馆里设备陈旧，仍然以半自动化为主，辅以手工加计算机管理，严重影响了科技档案的信息化发展。

2.2应用信息技术缺乏统一的标准

如今，科技档案馆已经进入了信息化建设的新时期，设备也已更新，但对档案的信息化标准的制定缺乏重视。在工作的很多方面，都面临着没有前路可寻的困难。所有这些都表明信息技术在档案信息化建设中的应用缺乏统一的标准和规范。

2.3加大专业人才的引进和培养力度

与全国档案工作人员的配置类似，技术中心科技档案室从事档案管理工作的人员很少是从事计算机领域的专业人员，无法满足档案信息化建设的需求。因此，现阶段必须引进一大批专业人才。同时，为目前正在从事档案信息建设的档案管理人员开展专业培训。

3科技档案服务高效化策略

3.1打造科技档案专题服务

所谓科技档案专题，是指档案管理人员针对档案需求人员的需求，从多个科技档案中鉴别并筛选出与某一科研主题相关的重要信息资源，将这些信息资源进行重新组档，连续、主动地提供给档案需求人员使用。科技档案专题服务是深度挖掘科技档案价值的有力抓手，也是加快科技档案流通率和利用率的重要方式。一方面，单位应当设置相应的服务流程，做到有据可依和有章可循，为科技档案管理人员提供参考。另一方面，档案管理人员应当以更加积极主动的态度去对待管理工作，提高科技档案服务效能，使科技档案能够创造出应有的社会效益和经济效益。档案管理人员要做好信息反馈和定向跟踪工作，全方位了解相关档案需求，及时对服务内容予以变动。

3.2统一档案信息化建设标准

统一的规范和标准可以为科技档案的建设指明方向、保驾护航，同时有利于后期实现统一管理。科技档案信息化建设的统一规范和标准可以为企业二级单位建设新型科技档案提供基本保障。

2000年以前的很多科技档案是纸质版与电子扫描版混编，不利于查询工作，造成技术成果的极大浪费。作为新时代的科技档案工作者，应迅速提升自身学习能力，依托互联网技术的不断创新积极学习电子档案的长期保存技术；利用单位现有条件，推行废除纸质档案，单一保存电子档案的管理方法；研究推行科技档案文件采集和归档管理的统一标准。

3.3加强新型技术在科技档案工作中的应用

随着知识与技术水平的不断提高，新型的技术与设备不断的出现在人们的视野。对于科技档案管理工作来说，新型技术与设备的应用可以有效的提高工作效率与工作模式，通过对计算机技术的不断应用，使档案管理人员可以快速准确调出所需要的相关档案的信息。同时，信息技术在档案管理系统中应用，对档案的结余、归还的管理都有着有效、便捷的作用。另外，由于科技档案的重要性特点，科技档案管理部门也要提供一些现代的设备，来防止档案受潮、防止火灾等问题的出现，对科技档案的安全性进行有效的保证。

3.4增强科技档案的利用率

档案的作用就是为企业单位的工作人员服务，档案是科研单位信息的源头，因此，要不断的加强对科技档案的利用率。这就要求要对档案进行仔细分类与分析研究，通过不断对档案的内容的掌握与了解，才能使档案管理工作的效率不断的提高。此外，相关的工作人员也要对档案的利用情况进行分级，对于一些利用率较高，利用价值也比较高的档案，要放在最合理、最重要的位置，同时，将档案的关键词进行合理的标明，有利于企业单位的人员能够更快、更好的利用，对致使档案工作的作业也在不断的提高。

3.5不断完善相关的法律规章制度

档案工作必须要根据我国的《档案法》来进行有效的开展，同时，结合实际的科技能力，创建比较完善、比较具体的制度，建立奖惩制度。企业单位的领导部门也要不断的提高科技档案工作的管理方式，要采用网络技术来不断的提高对科技档案管理工作的有效性。要确定特定的资料归档在特定的档案范围内，将档案的整理作为科研工作的一个重要部门进行工作。另外，还需要建立档案的保密制度、借阅制度、科技档案管理制度、以及人员的管理制度等等，只有将制度切实的落实到实际，才能更好的按照规章制度执行。

结语

知识经济时代，科技产品的更新换代速度加快，科技成为推动经济发展和社会发展的有力抓手。如果对科技档案进行高效化管理，深度挖掘并合理利用科技档案内部的各项信息，对于科研工作具有重要的意义。科技研发与信息管理是相互联系、相辅相成的，有科技研发，才有信息资源的产生，有信息资源，才能提升科研的效率和质量。本文在分析科技档案经济效益的基础上，提出科技档案高效化的路径，具有一定的理论意义和实践意义。未来科技档案管理人员必须要充分发挥主观能动性，以创新意识和责任意识解决管理中的各项难题，使单位科技档案管理工作呈现出新面貌。

参考文献

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