试论招生过程中的电子档案管理工作

试论招生过程中的电子档案管理工作

李凤裕

黑龙江省大庆市让胡路区人民政府招生办公室

现阶段招生档案保管工作面对的最重要的问题就是保密，尤其是要结合实际，适当调整档案保管当中的保密程度。招生档案保密程度以及管理制度调整工作都需要严格遵循国家相关档案法规，并充分结合招生工作的实际情况。从根本上实现对招生档案涉密管理有效性以及完整性的提升。在监督过程当中，需要建立自上而下的严谨机制，实现对档案信息变动的及时掌握。

一、招生过程中考生电子档案的保管和利用

电子档案与纸质档案有着本质上的区别，是现代档案管理发展的方向和趋势。考生电子档案是将考生的影像、文字甚至声音等信息转换为符号或数码进行传输、存储，利用者需要相应的软硬件技术还原后才能查阅。电子档案形成后的使用过程中，招生工作人员要全程参与对其的应用管理，熟练操作系统，熟知在使用过程中发生的各种情况，积累经验，对档案管理应用的不足之处提出建议，及时进行合理化修改。

二、管理应用电子档案中的困难与挑战

1.容易修改

电子档案内容在修改方面不存在任何难度，尤其是修改完整后不会有任何痕迹留下。现阶段可以利用相应的技术实现对修改问题的有效防止，伪造电子档案的问题也得到一定程度的限制，但是并不能实现完全的杜绝。相对于纸质档案内容来说，在变化可能性方面，电子档案仍然是存在一定的不足，是内容的稳定性不能取得理想中的效果。电子档案在字体方面并不具备特定性，个人可以根据自身的喜好随意变换相应的字体、字号，所以无法从字迹上判断档案是否为原始档案。这导致电子档案原始依据的判断受到多种阻碍。

2.难以界定原件

在电子档案建立的过程中，虚拟化的程序使得对其原件的界定难以实现。建立电子档案不一定像建立纸质档案那样，必须制定出一份原件来行使其应用职责，有时只不过是制作一个"窗口"，将必要的信息收集起来集中在一起，并在需要的时候进行输出。这个"窗口"可以在众多的电子计算机上进行应用。不同的管理人员也可以将其任意拷贝到任何计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。不同时间、不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分"原件"和"复制件"。

3.储存载体不固定

电子档案不再有固定的存储载体，根据利用需要人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子档案，还需要定期进行载体转换、复制，以防止信息损失。一份电子档案没有了固定的载体，也就无法判定这份电子文件的原始性。

4.采集电子档案的困难性

招生管理人员在开展考生个人电子档案建立与管理工作时，并不能单纯依靠纸质档案建立原则、方法以及技术。管理人员在开展电子信息档案储存、传输以及管理工作基础上，并不能完全满足电子档案开发与利用的目标。这部分人员单纯懂得计算机技术或者数据处理技术，也并不能完全胜任招生过程当中的电子档案管理工作。导致上述现象出现的原因有很多种，不能实现对电子档案业务知识、管理原则以及管理环节的全面掌握是最直接的原因，尤其是不能在思想上确定电子档案的重要性，所以在开展电子档案规范化管理时，无法利用相应的技术与措施。我们不能盲目的认定从事纸质档案管理工作的人员可以完全胜任电子档案管理工作，也不能单纯的认为，只要是懂得计算机软硬件技术，即可完成电子档案管理工作。

三、解决问题的思路与对策

1.电子信息数码化

电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等文件信息，转换为数码或符号，进行存储、传输，要通过相应的软硬件技术还原后才能获知。

2.档案管理的现代化

当考生将个人信息填写完整后，信息录入员便依据统一的程序、标准将考生信息输入计算机，经过计算机的数据处理、打印，考生对自己的信息进行核对签字确认后，形成有实际利用价值的二次档案信息，实现一次输入，多次、多种形式输出的目的，为下一步的考生在网上录取时的信息利用奠定可靠基础。

3.档案处理一体化

电子档案和计算机软硬件技术及相关设备的应用，有着密不可分的关系。电子档案的建立必须了解形成电子档案相关的软件和设备。电子档案的形成者和管理者要通力协作，才能确保电子档案的可存取性、利用性、理解性。因此，在电子时代，档案一体化管理势在必行。

4.档案信息情报一体化

办公室工作的自动化和档案管理的现代化，使人们迫切需要社会信息"资源共享"，于是招生战线电子档案管理的一体化发展趋势尤为突出，以计算机为中心的现代科学技术，为档案一体化管理提供了技术保证。

5.保管保存技术化

电子档案的保存要比纸质档案复杂得多。要考虑电子档案可存取性、利用性、理解性等，这就要求不仅要保存电子档案所表述的信息，还要保存相应的软硬件技术及背景信息和原始数据等。电子档案所依赖的计算机发展迅速，设备不断更新，软件技术日新月异，其存储载体性也不甚耐久。给电子档案的保存带来诸多不利因素，需要电子档案管理人员认真对待，具有一整套的对策、技术和措施。

四、探索档案管理规范化的路子

1.借鉴纸质档案的管理标准，尽快制定出电子档案的管理标准

一开始就应该充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、制度的建立，以防止电子档案在形成、使用、保存过程中遭受损失。我们要根据本部门的实际工作情况，认真研究弥补我们的实践少、经验不足等问题，尽快制定出与本部门相关的电子档案管理标准、法规和制度。

2.以人为本，锻造复合型招生档案管理人才

电子时代，电子档案的实质就是技术工程；电子档案管理实质上就是一项档案技术工程的管理。招生管理人员既要掌握本部门的业务知识，熟练掌握招生档案工作的基本原则和方法，又要熟练操作计算机软硬件技术等。招生工作者只有提高自身素质，努力提高自身的"含金量"，才能应对招生工作的需要，适应招生事业发展的新要求。

参考文献：

[1]宋金铱.试论电子档案管理工作中存在的问题及建议[J].新农村：黑龙江,2016(12):173.

[2]张翠萍.试论企业档案管理工作电子化的重要性[J].科学咨询(科技·管理),2015(1):21-22.