档案管理原理在现代企业档案管理中的应用

档案管理原理在现代企业档案管理中的应用

王雪

中国铁路总公司北京100844

摘要：档案是企业的信息资源，是企业的宝贵财富，是企业改革和发展的轨迹，档案管理在企业管理中具有不可替代的作用，同时是企业管理工作中重要的组成部分，是维护企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作。

关键词：档案管理原理；现代企业；档案管理；应用

一、档案管理原理的概念和内容

1、档案管理原理的概念

档案管理原理是指企业作为主体机构，按照系统性、规范性、依法性、实用性的原则，将在生产、运营等一系列活动中产生的具有保存价值和研究意义的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录进行统一收藏和分级管理。

2、档案管理原理的内容

档案管理原理包括系统管理原理、整合分原理与反馈原理，且各自具备不同的指导意义。

第一，系统管理原理。系统管理是档案管理中最基础的理论，是指企业在档案管理过程中，站在整体性的角度审视整个档案管理的全部工作，利用科学的方法实现对整体工作内容的划分和整合，从而对整个档案管理工作进行有效规划，细化并精简每一个工作环节，剔除掉档案管理工作中的重复性劳动和不必要的内容，最终使整个档案管理工作发挥出最大的效率，以便在确保工作质量的同时有条不紊地执行对档案的管理。

第二，整合分原理。整合分原理是指现代的管理工作为了满足高效的目标，需要对整体进行合理的分工，并且在确保分工的正常工作下进行有规划的整合。整合分原理基于系统管理原理的理论基础，不但要将全部管理工作的内容进行有依据的细化，还要将执行档案管理的工作人员按照一定的顺序和规范进行合理分工，使之负责档案管理中不同的工作内容，确保其在各自的职责义务下掌握有所区别的资源和权利，通过对其指派不同的任务和目标来进行人员管控，从而以完成这些任务和目标为过程实现整个档案管理工作的总目标。

第三，反馈原理。任何一项工作的评判总是以其自身创造的价值为依据，而想要了解这种价值的大小，就需要合适的反馈。对档案管理工作而言，需要将企业档案本身所传达出的各种效益进行全方位反馈，才能体现出档案管理工作的重要性，并且通过对反馈的信息进行审核检验来及时地找出企业档案在建立时的缺陷和遗漏，从而组织相关人员对企业档案信息进行改写与完善。所以反馈原理是各个部门在完成各自的档案管理过程中做出反应的理论依据，以此来实现对档案管理工作的进一步完善。

二、现代化企业档案管理中档案管理措施

1、加强对档案工作人员的专业培训

现代化档案管理的工作内容与计算机科技和其它科学技术的应用密不可分，档案工作人员必须加强对相关科学技术以及先进设备的掌握和应用能力，达到能够熟练运用各种科技设备和技术完成档案管理工作的各项内容和目标。对此，档案管理单位和部门应该加强对档案工作人员的专业培训，提升档案管理工作人员的专业素质以及职业素养，提高档案管理工作人员对档案管理工作重要性以及档案管理工作严肃性的认识，使其能够以对档案管理工作高度负责的态度为基础，以熟练掌握科学技术和先进设备为前提，以档案管理单位和部门分派的任务目标为目标，使用各种档案管理技术完成档案管理工作的内容，对自身在档案管理工作中存在的问题能够及时发现和改进，保证档案管理工作的顺利实施，为档案管理工作的质量提升贡献自身的力量。

笔者认为，企业档案干部要求既懂档案专业知识，又懂生产专业知识，同时具备计算应用能力。科技档案工作很重要的一个目的，是使储存的科技档案充分地得到利用。这就要求科技档案部门迅速、准确地向利用者提供所需要的科技档案。要做到这一点，我的体会是：一要“家底”清，二要工具全，三要懂生产专业知识。平时对收集归档来的各种技术图纸和文件材料，一般都浏览一遍，天长日久就会比较熟悉综合档案室有哪一些科技档案了。这不但便于利用者指定要求利用的图纸和文件材料，而且还可以主动介绍同类型的其它图纸和文件材料，提供给利用者选择参考。熟悉档案室所藏科技档案，做好咨询服务工作，编制各种得心应手的检索工具，实现科技档案的有效利用，这是档案干部的一项重要工作。作为从事科技档案管理工作的档案干部，不仅具备档案专业知识，而且了解和掌握专业生产知识，这样能更好地熟悉馆藏档案的内容和成分，工作起来才能得心应手，有利于帮助工程技术人员迅速查找需要的科技档案，易于和科技人员的沟通，便于和工程技术人员的交流，有利于实现科技档案的有效利用。

当今社会，科技和知识的更新水平越来越快，更新周期也相应缩短。为了适应更加快节奏的技术和资源需求革新，企业档案管理工作也要广泛应用现代化技术来适应现代化的知识管理需求。企业档案人员在计算机应用中大有用武之地，企业档案人员应努力学习计算机知识，只要他们认准方向，努力学习，坚持不懈、注意方法、尊重科学，一定能在平凡的档案工作的舞台上演奏好现代化管理的进行曲！树立企业档案人员良好的形象。

2、加强对纸质资料的保护

现代化企业档案管理的主要主体包含电子档案和纸质档案两种，纸质档案相比电子档案来说保存的难度更大，但保存的价值也更高，更具有历史意义。因此，企业档案管理单位应该加强对纸质资料的保护，首先档案管理单位应该做好纸质资料的数字化录入工作，对纸质资料记载的档案信息实现与电子内容一样的共同保护和管理；其次，企业档案管理单位应该建立纸质资料的管理条例和保护原则，对纸质资料管理工作的规范性、安全性、效益性和价值性作出相关的约束和责任，对纸质资料管理过程中的诸多环节做好相应的监控与保护工作，保证纸质资料的任何管理内容都能够有清晰的记录；最后，企业档案管理单位应该加强纸质资料的保护工作，对能够影响到纸质资料存放过程中的诸多影响因素采取针对性的防治措施，保证纸质资料存放的安全性。

3、加强电子档案资料的保护

对电子档案资料的保护工作首先应该做好电子档案资料的整理工作，对电子档案的诸多内容进行规划整理，清晰明确的做好电子档案的归档记录；其次应该为电子档案的保存磁盘和光盘做好保护工作，保证其清洁性和实用性，对磁盘和光盘的存放位置应该保证磁盘和光盘各自存放空间的洁净，保证其不会在存取或者使用的过程中发生摩擦和划痕损伤。同时对存放在计算机网络空间上的电子档案资料应该设置好相应的控制密码，拥有更加先进设备的企业档案管理单位可以采用指纹识别或者眼膜识别的方式来做好电子档案资料的保护工作；最后，企业档案管理单位应该定期对磁盘和光盘内的电子档案内容进行检查和对照，在保证磁盘光盘储存安全的同时对电子档案的内容进行检查，保证电子档案资料不会在保存的过程中出现质量上的问题。

现代化企业档案管理工作是随着时代的进步和企业的发展共同进步的工作，加强档案管理工作的现代化进程和加强档案管理现代化模式中对档案管理原理的应用，能够有效的提升档案管理工作的质量和效率，帮助档案管理人员更好的对档案进行保护和管理。

结束语

企业的发展壮大必须要从企业档案信息中进行借鉴，通过对有价值内容的研究分析总结出指导性的理论，因此现代企业格外重视档案管理工作。现代企业进行档案管理工作时充分利用档案管理原理的思想内容，将对档案工作人员的提高业务能力、纸质档案与电子档案的重点保护等工作起到很大的帮助作用。

参考文献：

[1]李国杰，程学旗，大数据研究：未来科技及经济社会发展的重大战略领域——大数据的研究现状与科学思考[J].中国科学院院刊，2012，06.

[2]梁茜，廖亮.企业档案管理问题及对策[J].企业研究，2012（14）.