EXCEL电子表格在经营管理中的应用

EXCEL电子表格在经营管理中的应用

孙力秋

孙力秋（河北冀中能源张家口矿业集团有限责任公司）

摘要：通过电子表格开发设计企业生产经营计划、考核、分析应用系统，提高企业管理效率。

关键司：电子表格管理应用

现代企业管理离不开专用管理软件，而软件开发是一项系统工程，需要一定的专业技术人才、资金投入、开发时间等才能完成项目开发，而投入运行后是否成功适用，还带有一定的风险性。为了节约企业有限资金、降低开发风险、缩短开发时间，在EXCEL电子表格平台上开发设计企业生产经营计划、考核、分析应用系统简单实用。

在EXCEL电子表格上开发设计企业生产经营计划、考核、分析应用系统，实现企业生产经营计划的编制、经营考核、经营分析等经营管理方面的自动化，解决企业内部数据不系统、计划考核分析工作计算量大、效率低、实时性差等信息管理问题，能高效、快速、便捷监控评估企业生产经营状况，及时发现生产经营中存在的问题，提高经营管理工作效率。

企业生产经营计划、考核、分析应用系统由若干个子系统构成，一个工作薄做为一个子系统，每个基层单位对应一个子系统，每个基层单位子系统根据本单位具体情况而开发设计，可实现对本单位计划编制、经营考核及经营分析应用。能够完成本单位月度、季度、本年累计及阶段性生产经营计划、经营考核及经营分析等多种报表，指导本单位生产经营管理工作；将各单位子系统集中在一起，由另一个子系统对它们进行合理合并、汇总计算，形成合并汇总子系统。这些子系统共同构成企业生产经营计划、考核、分析应用系统。

由于EXCEL电子表格应用简单、形象直观、易于操作、函数丰富、功能强大等特点，运用电子表格的链接功能、函数功能、宏命令、保护功能及同步关系等对数据信息进行有效存储、合理组织、运算及链接调用等，通过有针对性差异调整运算，能自动生成所需结果报表。

每个子系统由若干个模块组成，一般为四个模块，每个模块由若干个功能相同或相近的工作表组成。四个模块分别为：计划编制模块、数据信息输入存储模块、调整因素计算模块、报表生成模块。四个模块各自独立，分别实现各自功能，又互相依托，前三个模块是基础模块，第四个模块是所需结报表生成模块，共同构成一个完整的子系统。

计划编制模块可实现企业的月、季、年度及阶段性主要生产经营指标及成本明细项目的计划编制，例如：生产经营指标计划报表、成本费用计划报表、阶段性重点指标计划报表等，而且能实现分月、分季度、分阶段等计划的自动汇总等多种需要，该模块操作简单，多数数据能够实现自动计算，比如在成本费用计划编制表中按产量提取的相关费用、按销量及售价提取的相关费用、按规定提取的工资性附加等都是通过公式自动运算、链接调用完成，只要输入相关待定数据即可完成成本费用计划编制，总成本费用中制造成本、管理费用、销售费用、财务费用及其明细项目均可列出，以利于精细化指导生产经营管理工作。

数据信息输入存储模块是各种数据信息存储的数据工作表，相当于一个存储原始数据的“库”，通过对原始数据信息的输入，使数据信息存储在设计好的数据工作表内，数据工作表内通过函数公式及宏命令设计，按月输入数据，系统能自动生成本季、本年累计或阶段性各种汇总数据，避免了数据重复输入，由于数据信息存储的数据工作表格式设计与计划编制模块中的计划表格式、NC系统财务报表相关表格格式相统一，通过链接调用及函数功能，数据输入极为方便，可通过宏命令实现财务报表原始数据自动导入，或数据成块整体输入存储，避免了繁索的单个数据输入，数据信息库为数据灵活调用提供基础材料，该模块是系统中一个重要的基础模块。

调整因素计算模块，由于数据信息输入存储模块存储的主要是财务报表原始数据，财务报表数据是按照会计准则统一要求编制的，各基层单位实际生产经营情况各不相同，年初制定的经济措施、管理方法也不尽相同，以及其它一些不可预见因素影响，因此需要对财务报表原始数据（数据信息输入存储模块的数据）进行差异调整计算，经过有针对性的调整计算后，数据资料才能反映企业生产经营的真实情况，才能作为经营考核、经营分析、评估监控企业经营状况的依据，调整因素计算模块就是根据各单位的不同情况，对财务报表原始数据进行有针对性的差异调整计算，使之成为反映企业生产经营实际情况的数据资料，该模块操作简单，易于调整计算，操作时只需在相应单位子系统的调整因素计算模块表格内输入需要调整的项目名称及数值，系统自动能够与相关的项目进行链接运算，自动实现相关项目数据调整的目的。

报表生成模块是根据企业经营管理的需求开发设计，通过电子表格本身自带的函数公式、宏命令、链接功能及同步关系设计等，进行合理组织设计，实现对计划编制模块、数据信息输入存储模块及调整因素计算模块内相应数据进行自动读取计算，能自动生成各种所需结果报表。比如：生产经营计划报表、成本费用计划报表、主要指标完成情况报表、经营考核报表、经营分析报表等。该系统的数据信息资料，可做为重要的历史资料存储起来，可以实现按年月、按单位名称、按报表名称等方便快捷的查询，为经营管理提供参考。

该系统具有较好的安全性，利用电子表格的各种安全保护功能，对工作表的结构及工作表的内容等进行保护设计，只有管理员利用密码才能进行全方位的操作，一般操作人员取得操作密码只能进行相关数据信息的输入及输出报表，不能进行其它任何更改操作。

该系统易于操作、易于备份、易于维护升级，当经营管理措施、管理方法调整变化时，管理员通过密码进入系统，可随时根据需要调整该应用系统设计，具有很大的灵活性。

参考文献：

[1]宋清龙.计算机应用基础[M].高等教育出版社.2002.8.