信息时代办公室档案管理工作的创新研究张俊

信息时代办公室档案管理工作的创新研究张俊

张俊

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摘要：信息化时代档案管理工作也有了新的要求，传统的档案管理已不能适应社会的发展需要，这就需要加强档案管理的信息化和自动化，这样才能促进我国档案事业的发展。

关键词：信息时代；办公室；档案管理；创新

1信息时代档案管理工作的概述

1.1信息化档案管理的概念

所谓的信息化档案管理，就是把信息技术运用到档案的保存及信息采集的过程中去，归根结底就是把传统的记录存档转化为数字现代化存档。这种管理工作必须在档案行政管理机构的统一组织和规划下进行。

1.2信息化档案管理的特点

主要包括以下方面：信息化档案管理的进行必须遵守档案管理行政部门制定的有关政策和法律法规。政府、企业和事业单位走向信息化管理的标志就是存档载体由实物向电子的转变。信息化档案管理和以往的实物存档相比较具有很大的优势，能最大限度地提升档案管理的效率。

1.3信息化档案管理的建设内容

（1）人才队伍建设。不管是什么样的工作都离不开人的操作。档案管理信息化的过程同样需要人去完成。人才队伍的建设对档案信息化管理工作具有重大意义。不同行业的档案管理所需的专业知识不同，因此，要有针对性地进行相关行业的业务培训。此外，计算机应用知识是信息化管理通用的必备知识，档案管理的信息化的进行要求人才队伍的信息化水平得到不断的提高。

（2）基础设施建设。完备的软件和硬件基础设施是实施档案信息化建设的重要前提条件。档案信息化管理的最终目标是建设一个全国统一的档案管理信息平台。为了更好地实现这个目标，在进行档案信息化管理时，必须保证基础设施的建设，为档案管理信息化提供保障。

（3）档案信息资源建设。档案信息化管理的重要任务是档案信息资源的建设。档案信息资源的建设必须同个单位的管理信息库、数字档案馆和公共档案信息资源库的建设相统一。在此基础上的档案信息资源，将是社会发展不可或缺的重要资源。

（4）标准规范建设。标准规范建设是档案管理信息化建设的根本。建设档案信息化管理的标准规范，就必须结合我国具体国情及实际，这就要求各个单位档案管理部门要充分调研实际情况，在结合已有通用规范的基础上，探索出一条合适的标准规范。

（5）应用系统建设。档案信息化建设必须要有相应的技术作为支撑才能顺利持续地进行。技术的表现形式就是应用系统，它应该能满足功能设计和标准兼容。应用系统所采用的软件应尽量产品化和通用化，这样才能更好地实现统一。

2信息时代办公室档案管理工作的实际现状

某些单位存在着对档案管理工作不完善、不健全的问题，缺乏实际的管理组织。在研究调查中发现，许多单位并没有使用信息化的档案管理，依旧使用古老的、传统的记载方式，并没有结合自身实际去考虑问题，这不但跟不上时代的步伐，还会造成填写信息的错误，给以后的工作带来很大的不便，造成后续不断的麻烦。在这种情况下，单位部门就很难在具体工作中引导相关管理人员积极使用各类信息化技术，最终导致了信息时代背景下我国很多单位部门的档案管理工作发展依然比较缓慢。在韩店镇人民政府党政办公室的长期工作中发现，目前办公室的档案管理虽然开始使用了信息化技术，但是有相当一部分人员还停留在传统管理理念的范畴上，无法真正发挥档案管理的效果。在这种背景下，有必要探讨信息时代办公室档案管理的创新转变。

3办公室档案管理工作的创新措施

3.1创新思想观念

（1）革新档案管理理念，就必须在重视档案收藏价值的前提下加大对实用价值的重视力度。信息时代下的档案管理，要求工作人员的观念必须与时俱进，要有现代创新意识，注重档案的实用价值，为社会提供更优质的档案信息服务。

（2）创新档案管理的服务。对于我国大部分事业单位来说，创新档案管理的服务主要应该建立相应的网络服务平台。在传统的档案管理工作体系中，相应的工作人员一般都会使用手工编辑的方式，极大地限制了管理工作的效率。因此，在互联网信息时代，各个部门在展开办公室档案管理工作的时候，应该能够将自身的资源整合成一个专门的网络服务平台。通过这个平台，办公室档案管理工作就能够随时随地地调取自身想使用的资料与信息，极大地提高了具体工作的效率。为了进一步发挥网络服务平台的作用与价值，政府部门和事业单位在建立这项平台的时候，还应，做好自动化等方面的工作，推动办公室档案管理真正朝着现代化和智能化的方向发展。这里，政府部门应该深入贯彻近几年提及的“网络办公”等方面的工作，保证档案管理真正在互联网的背景下实现良好运作。

3.2提高档案资料的保密性

将互联网信息化技术引入到事业单位办公室档案管理工作中后，虽然能显著提高各类管理工作的效率，但同时也增加了管理工作的风险。这主要是因为基于互联网信息技术的办公室档案管理工作，会将各类档案资料和信息放置在虚拟空间中。不仅如此，硬件与软件的问题也可能造成各类管理资料的丢失，显著增加了企业档案管理中的风险。基于这些情况，在事业单位办公室档案管理工作中就应该加强各方面的管理。一方面能够做好相关档案资料的保密工作，避免在使用互联网信息技术的过程中，这些信息遭到泄漏。另一方面也应该能够积极应对那些常见的风险，这里可以考虑做好备份工作等方式，来做好档案资料的安全保障。

4信息上的创新

档案管理是一个将大量信息进行整理、分类、管理的过程，繁杂的各类资料和相关信息更新速度较快，而档案管理人员在管理这些档案时，由于受到各种客观条件的限制，很难将整个档案信息搜集齐全，因此，在档案资料的更新上会出现资料和信息滞后的情况，这使得办公室档案管理体系缺乏及时更新的能力，难以达到管理需求。信息上的创新，是在档案管理过程中，管理人员可以建立共享信息资源系统，将多个部门同时纳入这个系统中，各个部门的信息更新会及时在这个系统中进行反馈，此时，档案管理人员能够在第一时间收集到需要更新的信息，能够及时对档案进行整理，各部门之间的探讨和交流能够促使管理人员提高管理方法，优化管理结构，从而改革管理模式，促使办公室档案能够在一个相对积极高效的环境下运营，全面提升管理效率。

5结语

在信息时代，科技发展越来越迅速，人们对什么工作都追求信息化，这不但会给人们的生活、学习、工作提供便利，同时也会让得到的信息更准确、更快速。而现今社会的档案管理工作也采用更为方便的电子媒介，在很大程度上提高了档案管理的效率性、科学性和及时性等。当然，也会存在一些必不可少的问题，因此，应加强单位办公室档案管理工作的创新理念，使其更好发展。

参考文献：

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[6]杨焕英.信息时代档案管理工作面临的问题与对策[J].办公室业务，2017，（15）.

[7]卢伟.浅析如何做好当前单位办公室档案管理创新[J].中外交流，2017，（41）.

作者简介：张俊（1980.11.1），性别：女；籍贯：湖北谷城；民族：汉；学历：大学本科；职称：馆员；职务：办公室专责；研究方向：办公室管理、用电营销管理。