浅析神东煤炭集团公司业务外包信息系统的应用

浅析神东煤炭集团公司业务外包信息系统的应用

高永强

国家能源集团公司神东煤炭集团公司陕西省榆林市719315

摘要：本文从作者自己的工作实际出发，以从事业务外包多年的工作实践，调查分析神东公司业务外包存在的问题，针对存在的问题，引入了业务外包信息系统，通过信息系统提升业务外包管理水平，促进日常管理的规范化，特备是在考核、评价、合同预警和数据报表方面，较以前有了很大的提升，管理效率和管理的有效性有了显著提升。

关键词：业务外包；承包商；信息化；价值链；风险控制

1引言

进入21世纪以来，随着我国加入WTO更深入和广泛的参与国际竞争，越来越多的中国企业开始开展业务外包，以提高企业的整体效益，特别是其中的大中型企业。但国有企业特别是煤炭企业中的老矿务局过去一直坚持“大而全，万事不求人”粗放式管理，业务很少外包。神东作为煤炭行业的一面旗帜，早在90年代矿区开发建设的第二阶段开始就将部分业务进行了外包。但是受制于国有企业的机制体制和神东所处的区位等环境的影响，业务外包的管理还处在粗放管理阶段，特别是在信息系统应用方面，同神东在行业内的领跑态势形成了明显的反差，信息化建设和应用成为企业发展的短板。

本文从业务外包的日常管理出发，通过以信息系统的引入，将业务外包的合同台账、承包商日常考核、费用结算等模块纳入信息系统，以提升管理效率，提高业务外包的管理水平，聚焦核心业务、充分利用成熟高效的外部资源，进而优化神东的管控模式、增加价值创造，平衡相关方的利益诉求，提升企业的整体运营效率，最终提高企业的核心竞争力。

2神东业务外包信息化管理的现状和存在的问题

业务外包（OutProcesssourcing，BPO）的概念是指将价值链的某些环节外包给专业的、高效的服务提供商，充分利用外部企业最佳的专业化资源，即把不属于自己核心竞争力的业务包出去。企业在充分发挥自己核心竞争力的基础上，整合、利用外部最优秀的专业化资源，从而达到降低成本、提高生产效率、增加资金运用效率和增加企业对环境的迅速的应变能力的一种管理模式。

信息化是一种信息技术被高度应用，信息资源被高度共享，通过加工、传递，发挥信息的功能，从而使得个人行为、组织决策和社会运行趋于合理化的理想状态。

目前我国的企业发展环境已然到达了一个全新的阶段和时期，信息化是推进新时代企业加快发展和成长的一项重要战略措施，所有的企业管理者们必须充分认识到建设信息化、发展信息化、推进信息化的关键性并能够做到牢牢抓住信息化工具。神东从1998年就开始信息化同管理的融合，神东的基因里就有信息化的因子，特别是神东公司近几年来信息化的发展实践已充分证明了这一点。这种现实情况要求我们必须坚持IT规划指导，按照公司建战略规划的总体要求，科学制定公司信息化发展规划，统一公司信息化发展的目标任务与建设内容，将信息技术的作用发挥到最大化，以此来提高神东煤炭集团公司的信息化管理水平，最终实现公司在质量、速度、服务等各个方面的改善。同时要坚持公司组织领导，针对当前公司各项业务部门的实际状况，从实际出发，实事求是的切实加强公司的组织领导，充分发挥主导职能部门的牵头作用，组织协调和带动各有关部门共同推进公司信息化的发展与建设。

神东的业务外包从无到有，从小到大，经历了三十年多年的发展历程。现主要要分为物资机电类、洗选加工类、土建矿建工程类、物业服务、劳务派遣、地质测量等类型。截止目前全公司共有外委专业化服务项目83个，服务合同146个，年合同金额约17亿元。

神东外委专业化服务考核评价，实行“三方”考核模式，即业务主管部门对外委专业化服务单位考核、基层业务考核单位（服务部、站）对外委专业化服务单位考核、被服务单位对外委专业化服务单位的考核。神东特色的业务外包承包商管理有以下特点：一是高度重视安全管理，承包商的管理中，体现了神东煤炭企业的管理特点，不约而同将所有的承包商纳入自有队伍的管理模式，安全管理统一执行风险预控管理体系；二是队伍的选择方面；神东作为国有企业，为确保企业的经营运营合规合法，几乎所有项目的承包商的都通过招标选择，招标通常都采用最低价法，不利用选择高水平的队伍；承包商管理坚持问题导向，承包商管理经过不断传承、吸纳、扬弃，体现了一个不断认识、实践、提升的良性发展的趋势，具有开放性。

现阶段神东煤炭集团公司业务外包信息系统中还存在较多的孤立系统，各部门的信息的分享、数据的积累都存在很多不足；在业务外包方面，主要存在的问题是信息化建设滞后、目前只有合同签审进行了公司的ERP系统，其他的过程管控资料，很多都还处在手工记录阶段；部分上系统的也是为了过程管控单独上的小系统，没有同大系统数据互通；只注定了数据的积累，而缺乏数据的统计分析。这是一个信息技术飞速发展的时代，信息技术的发展要求人、财、物能在同一个系统里管理。神东目前在业务外包领域的信息化建设需要有很多工作去做，神东煤炭集团公司需要统一的信息化平台来帮助解决业务外包优化的问题。

现有的管理现状，造成了很多缺点和不足，一是由于项目众多，有些项目合同到期前管理部门不能得到提前预警，到期后才发现，再进行招标，就会出现无合同运行的情况，会带来审计风险和安全风险；二是考核和结算都是手工操作，不便于统计汇总，管理部门只能通过查看纸质材料的方式进行统计和分析，不能满足管理的需求；三是外包项目逐年增加，管理的范围扩大，纯手工的管理方式，无法适应新的管理的需求，需要增加管理人员以实现对所有项目的覆盖，势必会增加人工成本和管理难度。

知识经济时代，信息技术进入生活的各个角落，信息化管理方兴未艾。有很多企业将IT业务外包，特别是银行金融业。作为一种管理模式的业务外包，如能同信息化结合，其作用更加彰显，将信息化管理引入承包商管理，有利于管理者更好的管控外包了以后的业务，确保内外部协调一致。因为公司的很多数据需要承包商的积累和提供，通过信息化管理有助于数据的及时、准确传递，提高企业整体的运行效率。

业务外包的开展离不开信息化的支持，对于承包商管理也需要应用信息化的手段管控，可以将市场中潜在的承包商提前导入承包商管理系统，为公司决策提供依据，同时发包方和承包商的合同，考核评价等都可以用信息化来实现，提高效率，增加可靠性。

3神东煤炭集团业务外包信息系统的提升方案

按照神东煤炭集团公司的管控模式和战略定位，神东负责煤炭生产及洗选加工业务。多年来，经过不断的探索与创新，神东集团公司建立了相对高效的决策管控体系和业务管理模式。通过分类、分级的业务授权，实现了管控有度、运行高效，激发了基层单位的活力，调动了各级管理者的积极性。多年来，神东尽管改变了一些传统煤炭企业的做法，但是公司整体上的管控还不够精细，特别是在业务外包方面，年服务金额近20亿，大小承包商共3000多家，但是没有统一的信息系统进行管理显然是落后的。

文章第二章论述了信息化管理的重要性和企业管理的关系。实际的情况，很多管理方案的落地，信息化能起到很好的作用，可以将管理行为固化，做成标准。可通过信息化的手段实现业务流程和操作程序的规范化，连通信息孤岛，实现业务高效运转。

信息化建设首先要将神东的业务外包进行分类，总体可以分为两类，一类是神东作为发包方的，另一类是神东作为外包供应商，神东作为发包方的业务外包可分为：业务范围包括物资机电类、洗选加工类、集团内运销协作类、后勤类、辅助生产类和安全类共六大类别。

3.1信息化的设计原则

一是系统的完整性。需要将目前业务外包从方案制定、汇报、经济性分析、合同签订、合同台账、过程管控、评价、后评价都纳入其中，同时要将需要业务外包供应商积累的数据且对神东公司有价值的数据也纳入其中，改变以前数据多处存放，使用困难的缺点。

二是兼容性、开放性原则。在平台的框架设计时，考虑将业务外包系统同班组核算系统、全面预算系统和绩效考评系统实现相互兼容，数据共享。

三是可操作性原则。系统的使用一定要以实际为出发点，合理划分各用户权限，防止信息泄露。如果资料可实现系统的，一律不再留存纸质材料，避免增加用户的工作量。系统的设计要充分征求各相关方的意见和建议，系统的目的是减低工作量，提升管理水平，不能给用户增加工作负担。

四是稳步推进原则。前期选择主要的业务外包类型进行试点，根据试点发现的问题进行改进后全公司范围内推广。避免全面铺开，有问题不能及时整改，同时范围过大不可控。

3.2功能范围

由于ERP系统属于集团公司统建，其中的很多模块不适应神东，且很多权限都在上级公司，神东在数据应用方面没有相应权限。经业务外包管理部门、基层管理单位、部分承包商和信息公司共同研究，神东公司计划上线自己独立的业务外包信息系统，为了稳定推进，信息系统第一阶段主要结算考核管理、结算管理和统计报表这个三个功能。具体的的功能模块如下图所示：

在神东有关领导的高度重视下，2018年神东业务外包信息系统顺利上线运行，通过一年的运行来看，基本满足管理的需求。管理效率得到了极大的提升。

4神东业务外包信息系统的实施价值

神东煤炭公司业务外包信息系统的实施，实现了多个方面的优化和提升，实现了多方的共赢，促进了管理的规范和效率的提升。特别是得到承包商的好评，以前的考核三方考核，承包商需要每月奔走在基层管理单位、被服务单位和主管单位之间，要求他们打分、签字，效率低下，造成时间和精力的极大浪费，现在所有的考核方都在信息中打分，特别是日常的动态考核，可以实时录入系统，极大的减少了考核方和被考核方的时间投入，提高了管理效率，承包商可以抽出更多的精力投入到提升服务质量之中来。

对于基层部门而言，实现了管理方式的转变，日常检查和月度考评都在系统中进行了，可以适时录入系统，降低了工作强度，考核向无纸化转变，同时可以随时统计分析考核存在的问题，督促承包商就同性问题和长期存在的问题及时提出针对性的整改方案。所有费用在系统中结算，减少了人为环节，系统中可实现费用的统计分析，便于被服务单位及时管控费用，成本管理的有效性得到提升。

对于主管部门而言，实现了管理方式的转变，从事务性的工作中解放出来，通过系统可以实时掌握每个项目的到期时间，做好超前谋划，避免了以前的无合同运行现象的出现。统计分析更加直接准确，承包商出现服务质量事故能在第一时间发现，可以及时提出整改提升建议。同时系统实现了服务质量预警，对于连续考核得分低于考核底线的可以及时预警，方面管理部门及时及时服务质量不达标的单位。

信息系统只是管理的一个手段，应用中高度重视数据的安全问题。为了安全，神东煤炭集团公司的企业管理办公室负责业务外包系统中的重要信息的保密工作。相关的部分和人员都应该严格遵守公司的保密规定，尤其是对业务外包中关键数据、业务外包方案和优化成果一定要做好保密工作，防止被主要竞争对手窃取。信息系统的数据安全和网络安全同等重要，同时也要从技术角度做好信息安全，防止信息数据丢失。

5结束语

现代企业的竞争除非是茅台集团那种毛利率极高的企业（接近92%，且具有定价权），绝大多数企业只能靠加强管理来提升竞争力，保持并且培养核心竞争力是企业成功的关键，神东成功的因素就是低成本、规模化和一体化运作，业务外包对于企业保持核心竞争力的作用越来越凸显出来。制定同本企业的发展战略相匹配的外包策略，合理划分自营和外包的范围，制定外包操作方案，起草合格完备的外包合同，对外包后的业务进行有效管理，对外包中出现的问题及时解决，业务外包的有效开展方能促进公司的发展，业务外包优化体系的建立，有助于神东煤炭集团公司实现公司既定的发展战略。文章通过业务外包信息系统的理论和实务分析，得出如下结论，

（1）在现阶段处于粗放型管理的国有企业中实施业务外包是完全可行的，信息系统的引入有助于业务外包体系的优化有助于企业的成本的降低和运营业绩的提升。

（2）神东煤炭集团公司实行业务外包信息系统是神东公司管理提升的重要抓手，是管理提升的有机的组成部分。在公司精简劳动用工，人员补充困难的情况下，实施信息系统可提供人力资源的有效补充。有利于公司解决目前业务外包管理中存在的以包代管等多种弊端，解决业务外包存在的监控不力、信息化水平低等问题。

（3）信息系统只是业务外包优化只是神东煤炭集团提升公司整体运行效率和效益的一个方面，管理是一个整体的系统工程，根据木桶理论，单纯增加某一块木板是无效的。其他方面配套的措施也需要落实到位。要充分整体的提升业务外包的管理水平，还需要做好多方面的工作，比如组织机构的调整、管控模式的转变、价值导向的转变等。

神东核心竞争力的提升，除了以上提出的业务外包体系优化有，还可需要通过提高管理创新水平、加强成本管控、优化人力资源管理、强化技术创新、持续优化生产管理这五个方面保持和培育新的竞争力。学业上的支持和理解！

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