提高办公室文秘工作质量和水平有效策略分析汪海山

提高办公室文秘工作质量和水平有效策略分析汪海山

汪海山

(国网大同市新荣区供电公司山西大同037000)

摘要：在企业的管理中，办公室是最主要的处理中心，而办公室文秘需要处理企业内部多种类型的繁重工作，所以，提高办公室文秘工作质量和水平对企业的管理有着十分重要的作用。本文就对提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略进行深入探讨。

关键词：办公室；文秘；质量；水平

办公室是行政管理工作的主要阵地，工作量很大，需要文秘及时向上级汇报实际工作情况，而文秘工作水平和企业内部管理有着十分重要的关系，低效的办公室文秘工作，会直接降低企业内部管理水平。对此，对此企业要加大对办公室文秘工作的重视力度，根据当前办公室文秘的专业能力水平，制定合理有效的培养机制，明确办公室文秘工作的主要原则，全面提高办公室文秘的综合素质，保证各项工作的顺利开展，提高企业综合管理水平，进而促进企业的可持续性健康发展。在这样的环境背景下，探究办公室文秘工作质量和水平的优化策略具有非常重要的现实意义。

1、提高办公室文秘工作质量和水平的重要性及原则

1.1提高办公室文秘工作质量和水平的重要性

不论在机关单位还是政府组织机构中办公室都处于中心位置，对其他部门工作具有领导地位，是政府组织机构或机关单位行政工作的重要场所。办公室在日常工作中不但工作量较大且工作环节较多，且流程较复杂。作为办公室的文秘工作人员，要及时向上级领导汇报工作情况，又要与下级部门进行沟通，并且要保证每一项工作都不出现差错。文秘工作者是政府组织机构各部门工作信息的传达者，要协调各部门完成工作内容。各政府组织机构领导在考虑办公室工作效率的同时还要重视员工之间的关系，只有员工之间关系协调才能保证政府组织机构工作良好开展。所以在提高政府组织机构办公室工作效率时，要着重提高文秘人员工作质量，确保其协调政府组织机构各部门之间的关系，保证工作效率适应政府组织机构整体工作运行速度。

1.2提高办公室文秘工作质量和水平的原则

文秘工作在政府组织机构或各政府部门中起着至关重要的作用，要想文秘工作顺利进行，在工作就要严格按照原则开展，虽然不同政府组织机构的政府组织机构文化不同，但通常情况下文秘员工的工作原则都比较相似。如坚持按照上级领导指示工作、协调上下级部门沟通、促进领导与员工关系、保证政府组织机构工作良好运行等。除此之外，文秘人员要时刻注意自身职业素质，提高自身思想道德素质与工作水平，在要求时间内完成工作内容，保证在繁忙的办公室工作中保持热情的心态等。

2、企业办公室文秘工作中存在的问题

2.1解决问题能力有待提高

办公室文秘是一份综合性极强的工作，其工作内容涉及到企业所有部门及全体工作人员，它与业务部门职能专一化具有较大的差别，因此，办公室文秘工作人员极易在工作中迷失工作重点。这种工作的综合性及重点目标的缺失也导致办公室文秘人员尚不具备处理棘手问题的通力，并且由于对业务部门职能、知识的缺乏无法与企业各业务部门进行顺畅的沟通，特别是当某个业务部门提出一些专业性极强的建议或制度规定时，办公室人员容易将内容传达错误。

2.2工作量不断加大

企业办公室文秘工作不仅对企业各部门提供制度、文件印发、资料收集、反馈与撰写工作总结，还应处理好与上级、管理层及各部门之间的关系，保证企业经营管理制度及管理层指令的落实。因此，办公室文秘的工作量不断加大，甚至需要不定期地加班加点，高强度、不规律的工作也导致办公室文秘工作质量的下降。

2.3部门沟通业务水平有待提高

随着企业多元化经营及现代企业制度的建立，企业对办公室文秘人员的业务能力，特别是文件起草方面提出了较高的要求。而目前，多数企业办公室在招聘工作人员时未能以文秘、办公室管理等相关专业作为参考指标，加之，办公室繁重的工作也造成工作人员无闲暇时间去更新、学习文秘、公文写作等知识，造成企业办公室文秘工作质量的下降。

3、提高办公室文秘工作质量和水平的对策

3.1加强对文秘进行定期培训

从现实意义上来说，一个文秘自身素质的好坏，直接影响了整个工作的效率和质量，如果办公室的文秘能够得到定期的培训，不管是对他们的工作方式和办事效率都将是一个大幅度的提升。企业或者单位要加大对员工培训的资金投入，尽可能的给文秘员工创造专业知识学习的氛围，提高他们的自身素养和能力。定期对文秘进行计算机培训，让文秘能够更加熟练的操作计算机，有效的制作办公文件，一旦熟练的计算机运用能力形成，将大大提高工作的运行效率，改变传统的办公方式，是整个办公更加方便快捷，其次，对文秘人员进行在职培训，主要是针对办公室文秘基本的业务素质、专业技能方面进行培训，提高文秘们的业务能力，让员工们明白这份职业的基本要求所在，加深对理论知识的理解，开拓他们的视野。

3.2激发创新意识

创新是企业不断发展的原动力，为了提高办公室文秘工作质量，要激发出办公室文秘的创新意识和竞争意识，这主要是因为办公室文秘工作的灵活性较大，需要文秘人员要随机应变，避免按部就班，要实现思想和行为的创新，树立创新意识，并体现在办公室文秘工作中，不断探索新的、有效的工作方法和工作模式，进而提高办公室文秘工作的综合质量水平。从这一层面上看，一方面要鼓励和引导文秘人员在实际工作中大胆创新，加大上下级之间的沟通和交流，营造轻松和谐的创新环境；另一方面则是发挥出上级领导的带头作用，将创新理念应用到办公室工作中，启发和带动文秘人员的创新，进而提高办公室文秘工作的综合质量水平。

3.3开展文秘技能培训和升职考核

办公室文秘人员要负责各类工作，他们的工作技能关系到企业的管理效率和行政效率，因此，企业开展文秘技能培训，是为办公室的文秘人员提供了一个在岗培训的机会。他们可以在工作之余参加必要的技能培训，不断学习和提升自身的工作技能和工作效率，改善企业的管理。比如说，企业办公室可以开展各类技能培训，如培训文秘使用更新型的办公室办公机器和工具、开展如何有效分类和整理办公文件的课程以及如何做好办公室的文字工作和管理工作灯。另外，办公室可以开展定期的升职考核，通常为半年和一年制，由上机领导和办公室员工推选出优秀的办公室文秘人员，对他们的办事能力和管理效率做一个综合性的考核，然后选拔优秀的文秘工作者参与到更重要的工作或者提拔为办公室管理人员。企业的升职考核方式通常会有效地激发员工的工作热情，让他们更加认真地学习文秘工作所需的知识和掌握更多的工作技能。企业要知人善任，激发文秘工作人员的工作热情，让办公室的办事效率更高。

3.4协调上级单位及内部各部门之间的关系

一是处理好与各部门之间的关系。企业各部门出于年度业绩、部门利益考虑，在执行管理层决策时往往会出现抵触、应付心理，办公室文秘工作应根据管理层战略目标的精神，通过沟通、协调以引导各部门之间能够通力合作，认真执行企业制定的各项制度，避免部门出现推诿、扯皮现象。二是处理好与上级主管部门的关系。办公室文秘部门在接到上级主管部门、政府机关下达的指令后，应及时向企业管理层进行分析、汇报、报告，并向管理层提出合理化的建议。同时，办公室还应代表管理层督促企业各部门及下属各单位认真执行上级主管部门下达的指令。

4、结束语

综上所述，文秘作为企业领导开展工作的协助者与企业各部门的连接者，在企业的发展过程中就像鱼离不开水一样重要，工作中要帮助同事，协助领导做好工作部署，认真对待每一分工作，无愧于内心。充分扎实自己的专业知识和专业技能，加强同领导和同事们的沟通，增进感情，形成和谐的工作氛围。在这种和谐的氛围中不断拓展自己的视野。通过多方面知识的积累，不断提高自身的思想道德素质修养。

参考文献

[1]李菲.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].经营管理者,2017(7X):214-214.

[2]竺文.关于如何提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略探究[J].商情,2016(47):296-296.