讨论电力档案工作的现代化管理

讨论电力档案工作的现代化管理

高晓红

国网山西省电力公司检修分公司山西太原030032

摘要：随着经济的发展，对于电力的需求逐渐变大，电力企业的档案信息也逐渐增多，并且重要性增加，所以加强档案的现代化管理是十分有必要的。一方面，电力档案的现代化管理能够提高企业档案利用率和综合实力，另一方面，电力企业档案现代化管理能够改善当前企业档案管理工作混乱的现状，为电力企业事业的发展提供帮助。

关键词：电力企业；档案；现代化管理

1档案现代化管理的重要意义及目标和任务

1.1档案现代化管理的重要意义。(1)新型的信息采集、存储、传输方式。同传统的档案管理技术相比，现代化电子设备的信息采集、信息存储、信息处理所花费的时间较少，能够有效地降低档案工作者的劳动强度。现代化的档案信息存储多以电子存储设备作为载体。如，光盘存储、USB传输信息等。光盘具有存储密量大、存储时间长、适用场合广等特点，同手工档案管理方式相比，该方式更易于维护和保养。(2)优化档案管理室结构。现代化的档案管理新技术在档案管理中的应用，能够优化电力企业的档案管理室结构。传统纸质的档案管理占用空间较大，信息的查询难度较大，因此档案的利用率相对较低。现代化的档案管理所形成的新型载体的档案将打破传统纸质档案占主导地位的局面，从而形成了档案载体的多样化。一方面，以计算机技术为主体的现代化办公方式将会产生大量的以磁盘、光盘为存储介质的档案。另一方面，多媒体技术在档案管理中的应用，能够通过有声、有景、有形的立体效果表达档案内容。

1.2档案工作现代化管理的目标及任务。档案工作现代化管理的目标：实现档案管理方法和管理手段的现代化，完成档案工作由管理实体档案为主向管理实体档案和档案信息为主的转化，实施和完善文档一体化管理，构建公司档案信息网络，实现档案信息资源的共享。力争在公司系统形成一个管理科学、功能齐全、服务优质、具有同行业先进水平的档案现代化管理网络。档案工作现代化管理的主要任务：以档案信息化建设为重点，采取有效措施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，扩大信息采集范围，推动纸质档案数字化工作，建立档案信息化标准体系，加快档案人才队伍建设，提高档案人员的素质，全面推动档案管理现代化。

2当前电力企业档案管理现代化中存在的不足

2.1档案管理现代化投入不足。电力企业档案管理部门经费不足使得企业无法购买先进的档案管理设备，同时无法引用先进的档案管理技术。档案管理现代化条件不足使得电力企业档案管理还多采用原先的人工登记和管理的方式。

2.2档案管理与计算机信息管理未能融合。电力服务涉及千家万户，电力的生产、传输、计量、客户反馈等整个过程会产生大量信息，需要进行信息的归类和管理。为提高档案管理效率，电力企业构建了各项计算机系统，这些系统承载着大量的电力企业管理信息，并且随着电力的发展而快速地更新。然而，部分电力企业计算机系统在最初的开发和应用时，并未考虑将档案系统和计算机信息管理相融合，档案管理人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分或基本接收不到齐全、完整的档案。

2.3电力企业档案管理手段落后。当前大多数电力企业档案管理创新状况不太乐观，出现管理手段落后、新技术的应用率低、管理方法千篇一律、管理者的观念守旧等不良局面。

3实现网络化是档案现代化管理的核心

通过上文的分析，我们了解到，实现网络化是档案现代化管理的核心。想要网络管理成为企业档案管理的重要手段和标志，我们应做好以下几点：

3.1统筹规划，规范管理。树立档案信息化建设一盘棋思想，坚持“有序推进、统一标准、集中建设、引导示范、逐步展开”的基本原则，把档案信息化建设的各项工作纳入科学化、规范化的轨道。逐步统一档案数据的交换体系、档案信息数据库结构和数字化档案的格式，通过中间传递实现公司各单位档案信息互联互通。档案信息系统实现异地查询的基础上，最终建成覆盖企业的档案信息网络。要树立档案管理归口部门在档案信息化建设中的主体地位，加强与信息化建设主管部门的联系和配合，将档案信息化建设纳入企业信息化建设规划中，同时制订档案信息化建设的专项规划，提出实施档案信息化建设的具体目标和任务，逐步实现档案信息系统的统一管理，实现档案管理系统与其他业务信息系统的无缝连接。

3.2建立健全档案管理信息化的规章制度。为了实现档案现代化管理的目标，必须建立严格、系统的档案管理规章制度，在各个环节、各个工作程序中用制度进行规范和制约。企业在调整充实原有制度基础上，应根据国家和上级单位的有关规定，加快研究和制订电子文件归档制度、电子档案管理制度、电子档案文件格式标准、电子档案利用制度、电子档案安全保护制度等。

3.3加快档案信息化资源建设，狠抓档案数字化工作标准化。档案信息资源建设是档案现代化管理的基础，是建立数字化档案的支柱。我们要完成重要档案信息的数字化，按照由近及远的顺序，分期分批对重要的和利用率较高的纸质档案以及重要的照片、录音、录像档案进行数字化处理。加强电子文件归档工作，努力实现当年产生的档案数据当年数字化，并逐步提高历史档案数字化的比重。办公自动化及其他业务信息系统应设立专门的电子档案信息收集模块，进行电子档案信息的采集并将其导入到档案信息系统。

3.4加强档案信息系统的建设。档案信息系统的建设，是档案现代化管理的重要内容。档案信息系统的建设应采用先进的信息技术，要与现代化电网经营企业的档案工作相适应。档案信息系统应由档案管理系统、档案提供利用系统、全文检索系统、数据存储备份系统等四个子系统构成，完成从业务信息系统到档案信息系统的数据转换、自动组合、编目、借阅、统计、查询分析、数据备份转换等功能。要完善服务条件，拓展服务渠道，拓宽服务领域，以满足各方面利用档案的需要。

3.5强化档案信息系统的安全与保密。建立和完善档案信息安全保障体系是档案信息化建设的重要环节。信息化程度越高，越要全面兼顾档案的实体安全和信息安全。企业要认真执行有关保密和档案信息化管理的各项责任制度，从物理安全、信息资源安全和数据保密等方面切实加强对档案信息系统的安全保密工作。杜绝一切安全隐患，严把档案利用审查关。严格执行“一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用”的备份制度，要切实保证档案信息的异地保管。安全保障系统包括服务器安全、数据库安全、病毒防杀、数据备份、数据恢复、数据加密与认证、用户身份认证、用户访问控制、授权管理、安全审计等。

4结束语

通过上文的分析我们了解到电力档案工作现代化的重要性，而电力档案工作现代化最核心的内容就是实现电力档案工作的网络化。电力档案工作者必须从以往的惯性思维中解放出来，接受新方法，新思想，完成电力档案工作的现代化管理的革新。

参考文献

[1]新形势下企业档案管理信息化建设探究[J].房丽娜.办公室业务,2013(3):32.

[2]关于加强电力企业档案管理工作的思考[J].刘海涛.中国管理信息化.2015(02).

作者简介：高晓红(1969.11)，女，山西五寨县人，中央党校公共管理专业本科，馆员，单位：国网山西省电力公司检修分公司，研究方向：档案管理。