关键词:档案管理;电子化;发展;路径
从客观的角度来分析,档案管理电子化的操作,的确是社会发展的重要手段,并且在很多方面都能够创造出较高的价值。但是,档案管理电子化的难度并不低,想要取得理想的效果,还是要从多个角度来出发,将工作的综合效果努力提升,从而为将来的工作进步,奠定坚实的基础。
一、档案管理电子化发展的不足
(一)重视程度不够
在现阶段的社会发展中,档案管理引起了较为广泛的讨论,同时在很多方面都会推动地方建设的快速进步。从现有的情况来看,档案管理电子化发展已经成为了非常重要的趋势,应坚持在该方面不断投入较多的努力,这样才能在未来的建设上取得更好的成就【1】。但是,部分单位的重视程度不够,以至于在档案管理电子化发展过程中,出现了很多的阻碍。首先,重视程度不够的情况下,档案管理电子化发展的很多想法,都没有去积极的实践,完全是停留在设想的层面上。档案管理是实践性的工作,单纯凭借设想来完成,肯定无法对新时代的要求积极落实,还有可能对工作的综合效果进一步的阻碍【2】。其次,重视程度不够的时候,众多档案管理人员,并没有从长远的角度来出发,单纯按照简单的、传统的工作模式来进行,表面上是按部就班的开展,实际上则出现了固步自封的现象,难以对多项工作目标积极的实现。
(二)信息系统未完善建设
就档案管理电子化发展本身而言,其想要在未来的工作中得到良好的成绩,还需要依靠信息系统来完成。调查过程中,发现很多单位、企业的档案管理电子化发展,仅仅是按照简单的手段来完成,对于信息系统的建设,并没有从长远的角度来出发,这对于地方发展和档案行业的进步,都会造成很大的影响【3】。首先,信息系统表现不完善的情况下,档案管理电子化发展,缺少足够的平台来发挥。例如,大量的纸质档案在转变过程中,无法快速、有效的录入到系统当中,以至于日常工作存在严重的矛盾,无法将档案管理的效率、质量做出科学的提升,由此产生的损失是非常严重的。其次,在信息系统的建设过程中,部分企业、单位的投入力量较少,没有与先进的科技企业合作,在系统的运用过程中,只能是通过一些简单的、小型的系统来运作,不仅无法在档案管理电子化发展的目标上充分实现,同时对既有的工作模式也产生了较大的不良影响【4】。
(三)工作人员的电子技术能力较低
档案管理电子化发展过程中,为了在日后的工作中取得更好的成绩,必须坚持对工作人员的电子技术能力做出科学的提升。分析认为,档案管理电子化发展的所有目标、内容,都需要通过专业的档案管理人员来完成,如果他们的工作能力较低,则无法对电子技术做出良好的应用,会对档案管理电子化发展造成最直接的阻碍。首先,部分工作人员在日常的档案管理上,没有对电子技术的发展积极关注,在学习上、自我培训上,未投入较多的精力来完成。现代化的电子技术发展速度是非常快的,无论是电子设备,还是电子系统,都在持续性的革新。档案管理人员在个人能力不足的情况下,无法跟随潮流来快速的进步,针对档案管理电子化发展构成的负面影响较大。其次,在工作人员的电子技术能力培训方面,企业或者是单位没有保持高度的关注,总是希望利用短期的培训取得长期效果,这种错误的想法、做法,都容易对档案管理电子化发展造成较大的阻碍,而且无法对长远的目标积极树立。
二、档案管理电子化发展的路径
(一)加强档案管理电子化发展的重视程度
随着时间的推移,档案管理电子化发展的开展,已经达到了亟待解决的地步,如果在未来的工作中,还是没有通过积极的方式来解决,肯定会造成较大的恶性循环。建议在今后的工作当中,所有的单位、企业,必须加强对档案管理电子化发展的重视程度,要在主观的态度上保持端正,积极的学习新技术、新理念、新工作方式,加强自身的阶段性革新。档案信息化建设在建设过程中会涉及到许多方面的内容,诸如设备的购买,以及光盘、磁盘等硬件设备等都需配备等等,需要一定的投入,这就需要档案部门加强与相关领导的沟通、交流,准备好相关资料、凭证,让领导认识到档案信息化建设的重要性,促使相关领导充分认识事业单位档案信息化建设的重要性,从而加大对档案信息化建设的投入力度。通过开展这样的工作方法,能够在档案管理的电子化发展过程中,逐步的增加投入,减少固有工作的不足。
(二)提高信息化建设平台的使用率
从现有的情况来看,档案管理电子化发展的过程中,一定要在信息化建设平台层面上,加强使用率的提升,这是非常实际的工作。例如,有些企业或者单位,虽然与科技企业合作,也建设了信息化的平台,但是在具体的应用过程中,未保持深入的研究态度,平台的使用效率较低,基本上还是按照传统的模式来工作,这就很容易导致档案管理电子化发展陷入到极大的困境当中,在相关问题的处理上,无法取得快速、便捷的目标。事业单位档案信息化建设管理平台的建设,主要宗旨是更好地为档案资源的需求人员提供更加优质的服务,促进资源的合理利用,实现档案管理的便捷化和高效化。那么事业单位在实际的档案管理工作中,应当加强信息化建设平台的宣传和推广,扩大事业单位档案信息化建设的实际影响力,与此同时,积极借鉴其他行业先进的档案信息化的经验。通过开展这样的建设工作,能够促使信息化平台的应用,不断的获得更好的成绩,推动档案管理电子化的进一步发展,打破自身的局限性。
(三)加强工作人员的素质提升
经过前几项工作的实施,档案管理电子化发展的很多目标,都可以阶段性的实现,自身的工作体系表现为良性循环的状态。在未来的工作中,需要继续加强工作人员的素质提升,确保其能够与档案管理电子化发展,表现为相互辅助的状态。第一,所有的档案管理人员,都必须接受新的技术培训,努力在管理工作理念、管理工作的目标实施上,按照科学、合理的模式来完成。例如,在老旧档案的整理过程中,要选用电子化的设备、技术开展扫描分析,确保所有的数据、信息都能够准确的录入,在反复的核对后,才能对老旧的档案进一步处理,避免造成遗漏和缺失的现象。第二,工作人员的素质提升过程中,需要坚持开展考核分析,从工作态度、日常表现、技术掌握、电子化成绩等,都做出积极的判定,由此来对工作人员开展相应的惩罚、奖励,促使其能够在未来的工作中,坚持推动档案管理电子化发展,减少自身的错误思想,为国家的档案行业进步,做出更大的贡献。
总结:
本文对档案管理电子化发展路径展开讨论,现阶段的工作实施过程中,很多内容都能够取得良好的效果,基本上未表现出严重的恶性循环。日后,应继续在档案管理电子化发展方面,保持高度的关注,积极学习新的内容,不断的进行管理上的拓展,促进企业、单位的快速发展,创造出更高的价值。
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