事业单位档案管理中常见问题及对策

事业单位档案管理中常见问题及对策

尹文菊

尹文菊

深圳市坪山新区建设管理服务中心广东深圳518000

摘要：档案管理能保障事业单位协调、有效运转，因此，提高档案管理的科学化水平，对事业单位的发展有着重要意义。本文阐述了事业单位档案管理科学化的重要意义，指出了我国当前事业单位档案管理中存在的问题，并提出了推进事业单位档案管理科学化的若干建议，以望能为我国事业单位推进档案管理科学化提供参考。

关键词：事业单位；档案管理；问题；对策

引言

随着社会的不断进步，我国事业单位档案管理工作的缺陷也日益凸显，如何保证事业单位档案管理科学化发展，保障事业单位档案管理有序高效进行已成为事业单位亟需思考解决的问题。对此，笔者针对我国事业单位档案管理现状，提出了若干思考。

1事业单位档案管理科学化的重要意义

档案管理是国家档案事业最基本的组成部分，对事业单位的工作和生产乃至整个社会也有着重要意义。实现事业单位档案管理科学化，提高事业单位档案管理的水平有着重要的意义。

（1）实现档案管理科学化是社会发展的必然要求。随着媒体设备和网络技术的发展，人们的生活方式发生了翻天覆地的变化。传统的档案管理方式已经被时代淘汰，实现当前档案管理的系统化、网络化和规范化成为了我们目前的新目标。为此，我们就必须不断关注社会和科技发展趋势，努力创新，不断提高档案管理科学化水平。

（2）实现档案管理科学化是事业单位高效、有序、协调运行的必要保障。档案管理其实质是一个事业单位发展历史的重要体现，它包含了该单位过去工作活动情况的真实记录。从领导和决策者角度来看，一方面他们可以从档案管理中全面了解单位的基本情况，并根据单位实际情况及时调整和制定单位发展战略；另一方面他们也能从档案中发现优秀人才，提高选拔效率。从基层工作人员来看，档案就是个人的一个成长记录，他们可以根据自身档案对自己过去工作有充分的认识，适时调整目标，实现自我提升。

（3）科学化的档案管理是事业单位深化改革的重要保证。随着事业单位的深化改革，政务公开、财务公开、人员公开成为了新时代的要求，这就离不开一个系统、科学、民主的档案管理制度。社会各界可以从单位档案一窥其历史发展面貌，一方面可以对其进行有效的监督，另一方面又可以选择优秀的事业单位进行合作，实现共同发展。

2事业单位档案管理中的常见问题

（1）档案管理制度不够完善，档案管理重视度不足。虽然大多数行政单位有相关的管理制度，但是执行力度和监督力度明显不够，最终制度流于形式。此外，档案管理作为一项枯燥乏味的基础性工作，由于不容易取得明显成绩，许多领导和工作人员不加重视。领导认为，档案管理是幕后工作，不属于任期考核的项目，没有必要为此大张旗鼓。工作人员则认为，领导不重视的工作就是不重要，档案管理工作只是一个简单抄写和分类保管的事务。双方面的不重视导致了档案管理工作长期处于被动状态，科学化更是不被提及。

（2）档案管理设施陈旧，资金投入不足。正因为事业单位领导和基层工作人员对档案管理工作不够重视，以至于领导在为单位统一置办或更换设施时，忽略了档案管理这一块，这就导致了档案管理的工作环境简陋，设备落后。比如，档案室年久失修，档案柜破旧不堪，依旧使用纸质档案，缺乏现代化的计算机网络设备等。这些又进一步促使了工作人员缺乏工作积极性，久而久之，形成了恶性循环。

（3）档案工作人员综合素质不高。档案管理是一项比较繁琐、冗杂的工作，对专业性和连续性都有较高的要求，如果没有一定人力、物力、财力的投入，就很难有成效。事业单位在改革过程中，人员编制大幅缩减，加之聘用制度的流行，部门流动性大幅增强，很多非专业人员被安排去从事档案管理工作，或者刚刚熟悉档案管理工作，又被调去其他部门，这既不利于档案管理水平的提高，又不利于档案管理队伍素质的提升。

（4）档案管理信息化程度不高，检索效率低。随着计算机技术的普及，档案管理网络化成为了信息时代的必然要求。尽管如此，一些事业单位依然没有属于自己的档案管理系统，有些单位尽管有了类似的系统，但却没有配备相应的管理人员去灵活运用，最终流于形式。更有甚者，一些事业单位习惯于纯手工操作，档案的利用依旧依赖于纸质查阅，这不仅不利于档案的长期保存，也让工作效率大打折扣。这些原因直接导致了档案的检索效率低，大量的人力物力被浪费。

3推进事业单位档案管理科学化的对策

（1）建立健全档案管理制度，加强对档案管理工作的重视。事业单位应当加强对档案管理工作的宣传，充分讲解与档案管理相关的法律法规，加强档案管理工作人员对档案管理工作重要性的认识，并结合单位自身的实际情况，制定一套既对领导有约束力，又对普通职员有强制性的规章制度，责任明确到人，在定期考核中，如有不按照规章制度办事的行为，必严惩不贷。

（2）加大资金投入，营造良好的档案工作环境。行政事业单位领导应当充分认识档案管理工作的重要性，加大人力和财力投入，改善档案管理工作条件。比如严格按照标准建设专用档案库，配备专用的档案柜；配置灭火消防设备；实行阅档室和工作室相分离；配备专业的计算机网络设备等。这不仅有利于提高档案工作人员的积极性，树立正确的工作态度，还为档案管理工作的科学化、现代化奠定了扎实基础。

（3）培养档案管理专业人才，加快档案管理队伍建设。事业单位应当重视档案管理人才的培养，这也是做好档案管理工作的重中之重。一方面，我们必须培养出一支具有管理水平高和专业技术过硬的档案管理人才队伍，这就要求单位能够定期开展业务知识培训，让培训人员在认识档案管理重要性的同时，紧跟时代的脚步，及时了解档案管理最新的手段和技术，做到与时俱进、开拓创新；另一方面，要加强对档案管理人才的思想教育，促使他们养成优良的职业操守和很强的责任意识，彻底摒弃“得过且过”的思想，真正地把档案管理工作当成自己光荣的使命。除此之外，单位领导应当尽量避免专业管理人才的岗位调动，做到人尽其才，保持队伍的稳定性。

（4）加快档案管理信息化进程，实现档案管理科学化、现代化。信息化时代的到来对档案管理现代化建设提出了更高要求。这就要求档案管理部门一方面能够加大资金投入，充分有效地利用计算机等现代技术设备，建立一套高效、准确的档案管理系统，及时、准确地导入档案信息，实现档案管理的自动化和电子化处理，提高档案检索效率。另一方面还要重视对专业人才的技术培养，使他们能够灵活运用现有的设备和系统。这才能够有效地发挥档案资源的作用，适应信息化发展的需求，更能有效为本单位各项业务工作和社会服务。

4结语

总而言之，档案管理是事业单位中不可或缺的核心内容之一。当务之急是建立健全档案管理制度，加大档案管理的资金投入，培养大量专业的档案管理人才，加快档案管理的信息化进程，解决当前我国档案管理工作中存在的问题，实现档案管理工作的科学化，使档案管理能更高效地为事业单位服务，推动事业单位的发展。

参考文献：

[1]何旋.关于事业单位档案管理创新的思考[J].科技展望.2015（14）

[2]袁琳.探究提高档案管理科学化水平的路径选择[J].办公室业务.2015（09）