试论电子文件与档案管理面对的新课题试论电子文件与档案管理面对的新课题

试论电子文件与档案管理面对的新课题试论电子文件与档案管理面对的新课题

孙庆云

孙庆云（白山市廉租房和经济实用住房管理中心吉林白山市134300）

中图分类号：G931.3文献标识码：A

摘要：电子文件的大量出现，在办公自动化不断发展变化的过程中起到了积极的推动作用，在给人们带来极大的方便和快捷的同时，也给档案立卷、安全和保管等方面带来新的挑战，我们应采取积极措施加以应对。

关键词：电子文件档案管理新课题

电子文件是一种通过计算机进行操作、传输或处理的文件。在电子文件给人类的工作、生活、学习和管理带来快捷、迅速、灵活、存储量大、易于传输、便于修改等优点的同时，也带来一定的麻烦和不安全因素，诸如数据丢失、病毒侵害、氧化变质、理化损伤、载体霉变、信道泄漏、输送失密、噪声干扰、温湿度影响、有意破坏、人为做案等。这些不安全因素的存在，冲击最大的就是电子文件的档案管理。因此，对电子文件在档案管理中存在的问题和措施做如下探讨：

一、电子文件的立卷不再成为档案管理的必然要求

在纸质文件的档案管理中，文件经过立卷这个环节，由单份文件组合成一个案卷，这是档案形成的一个非常明显的标志，也是为了保持文件之间的历史联系，便于今后查考与利用的一种需要。因此，几十年来，按文件的若干特征组卷，是文件归档所不可缺少的形式。随着办公自动化的发展，尤其是网络技术的发展，人们保存、获取信息已经离不开电子计算机，归档、立卷除了非原件不可外，一般不再强调它的形式，因而文件与档案在形式上的区别已经逐步消失，我们已不能简单地说立卷之前是文件，立卷之后是档案，或文件不经过立卷就不是档案，档案非案卷这种形式存在不可。

因此，文件的归档，不再以立卷这一形式作为一种标志或分界线，文件的立卷与不立卷已显得不很重要了，只要文件的实体还在，被有意识地保存在某一个地方并通过计算机能随时调阅，就达到目的了。

计算机贮存了文件的全部内容，能够从不同角度同时展示文件的相关内容，任意组合成各种“案卷”，从根本上解决了档案的查找和利用，那么，立卷就只是为保管而已，从而失去了它原来的本意。从保管的角度而言，立卷并不是十分有利的，因为它是固定的，比较死板。因为立卷是人为的、是手工式的，因而方法各异，好坏参差不齐，应该说是一种落后的方法。由此看来，淡化立卷或取消立卷是档案现代化管理的一种趋势，它在实践上和理论上都将是可行的。

二、电子文件的安全成为档案管理的难解之题

计算机应用的迅速普及，电子文件的生成量已经非常可观。在中国较大的省、部级政府机关办公自动化网络中，每年约生成两、三万份电子文件，这些大量的电子文件，给人们的生活和工作带来了巨大的变化。我国政府上网工程也已经启动，早在1999年各个部委便开始在互联网络中建立正式站点和主页。一些较大部委建立的符合开放条件的电子文件将会陆续进入互联网络。

与此同时，网络化办公带来的突出问题是，多数办公自动化网络的建设没有档案部门参加，而多数档案工作者又对计算机网络了解甚少，缺少参与的能力。这样建成的网络中，对电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题很多，最为突出的就是安全。

据计算机安全专家的调查，约有10％的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行3年后从未发现过病毒的网络只剩约10％；而人们在互联网所遇到的非法访问则难以计数，现有的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦网络毁坏，电子文件的丢失将难以避免。

另外，电子文件的易更改性，对电子文件的更改能做到不留任何痕迹，所以为保证电子文件的安全、正确需要解决很多的技术难题。

三、电子文件的保管成为档案管理的困难所在

电子文件是通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别。决定其设备依赖性的因素有：数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因素等，仅设备更新因素，就会给电子文件的长久保管带来很大困难。一般的计算机几年后就可能更新，而一些耐久性的光盘等电子文件载体也许可以保存十年甚至100年。若干年后很可能出现虽然有保存完好地的光盘，但是已找不到读取设备了。

另外，日新月异的媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。

例如，为适应习惯，在文字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。这也给电子文件的长期保管带来了困难。

此外，伴随着办公自动化中大量电子文件的出现，使得电子文件从生成到归档存在很多问题，如由于文件管理不严密，存在被删改的可能；由于存储器的容量问题，使新产生的电子文件可以不断地覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；由于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失；电子文件的真实性、完整性的保障问题；电子文件的法律竞争力问题等等这些问题，都是摆在档案管理工作者面前亟待解决的问题。

四、电子文件的管理措施成为档案管理中的重中之重

面对大量的电子文件，档案工作者不能消极等待，而必须积极行动，针对电子文件管理中的问题采取措施。

一是档案管理工作要提前介入电子文件的运作和管理，从文件生成起就建立文件档案，并且编制了通用软件包，实现电子文件与纸质文件的统—管理，保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文件归档的质量。

二是根据电子文件涉及的技术环境比较复杂的特性，抓紧制定“CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求”和“电子文件归档及电子档案管理方法”两项标准，以保证电子文件的光盘存储和保管规范进行。对公文类电子文件和电子档案，从收集、积累、整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面做出较细致的规定。

三是针对电子文件的设备依赖性，改变电子文件归档结构，使电子文件脱离了原来的软、硬件环境，以利于长久的保管。

四是为保证电子文件的真实性要采取电子印章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理，或对每份电子文件的操作都进行实时登记，以密码形式存储防删改措施，从而为随时印证该电子文件的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。

总之，电子文件的大量出现，在办公自动化不断发展变化的过程中起到了积极的推动作用，在给人们带来极大的方便和快捷的同时，也给档案管理带来新的挑战。电子文件和电子档案管理问题已经引起了很多档案工作者的重视，人们正在对此问题进行积极和有益的研究，相信在不久的将来会有更好的管理方法出现。