浅谈会计电算化内部控制制度的研究

浅谈会计电算化内部控制制度的研究

朱双莲（郑煤集团供电处，河南郑州450000）

关键词：会计；管理；制度；电算化

内部控制制度作为企业受托者实现其经营管理目标，完成受托责任的一种手段，在企业内部管理监控系统中起着举足轻重的作用。建立和完善我国内部控制制度对提高企业管理水平、防止错误和舞弊、保护投资者的合法权益并保证资本市场有效运行具有重要的意义，随着计算机和现代信息技术在会计中的广泛运用，会计工作经历了从手工会计到电算化会计的发展过程。会计数据处理的工具也从算盘等发展到计算机单机和计算机网络。作为会计信息系统重要组成部分的内部控制，在电算化会计信息系统环境下，其作用不是削弱而是加强了。它的控制手段呈多元化趋势，对控制本身的要求更加严格，电算化会计信息系统进一步向深层次发展，这些改变既给企业带来效益，同时也带来了内部控制上的问题和挑战。《会计法》规定：“各单位应当建立、健全本单位内部会计监督制度。”这一规定蕴涵了两层含义：一是各单位都必须建立内部会计监督制度，这是法定义务，必须履行；二是各单位内部会计监督制度必须健全。现行的财务、会计制度中关于内部控制制度的制定主要以手工操作环境为基础。电算化会计信息系统的迅速发展给会计工作带来了全新的变革。从形式上看，它改变了数据的核算手段，引进了计算机进行数据处理；改变了数据的存储方式，导致账簿概念的重新定义和分类。从效益成本来看，以更少的人员从事更多岗位的工作，节约了人力、物力，但同时也对管理部门的设置和会计人员及岗位组成提出了更高的要求，更为重要的是它改变了某些与审计线索有关的关键因素（如会计核算程序，数据存取方式、存储介质等），使得会计学家们研究已久的基于手工操作环境下的一些内部控制措施在电算化环境下难以实施，给审计人员的工作提出了挑战。另外，随着全球经济一体化，传统的企业运营方式和信息输出已不能适应其发展的需要。当前，掌握信息胜于掌握货币与财政，对信息的及时性、安全性、保密性要求给无纸化、信息化和网络化的会计数据的发展提出了新的课题。因此，尽管有关会计信息系统内部控制的研究还处于初级阶段，但是，强化和突出电算化环境下会计信息系统的内部控制制度建设，不断探索适合电算化环境的内部控制措施应当是当前会计理论界和实务界面临的首要问题。

一、电算化会计系统与内部控制制度的相关性

1.计算机改变了企业会计核算的环境会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务，还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动，如销售预测、人力资源规划等。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作，原先应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成；原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。因此，企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要。

2.电算化会计系统改变了会计凭证的形式在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。因此，电算化会计系统的内部控制的重点为对人、机控制为主。

3.会计电算化系统的建立提高了控制舞弊、犯罪的难度随着计算机使用范围的扩大，利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所增加，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，数据库技术的提高使数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大，计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失也可能更大。

二、实行电算化内部控制的必要性

1.防范企业经营风险为了及时、准确地提供经营管理所需要的会计信息，以及买方市场的迅速形成，近几年来，不少企业相继建立了电算化会计信息系统，一是直接外购商品化通用会计软件；二是自己开发或委托开发会计软件。这两者都给企业带来一定的困难，自己开发或委托开发会计软件，优点在于能最大限度地满足企业会计工作需要，但存在较大缺点：不仅开发成本往往较高，开发出来的会计软件较难通过财政部门的认可，而且数据的安全与维护存有隐患。因此绝大多数企业都是直接购买商品化通用会计软件，选用这种方式，投入少、见效快，使用维护容易到位，不过也有其致命弱点。更为可怕的是，无论是自己开发或委托开发会计软件，还是购买通用商品化会计软件，大多数工商企业在对会计信息系统电算化的好处予以认可的同时，往往忽视了电算化会计信息系统在内部控制方面所存在的巨大风险。

2.来自经济全球化的挑战随着我国会计核算制度的进一步国际化，国外会计软件对我国会计制度的适应性明显增强，无形中削弱了国产软件遵循现有会计制度、符合财务会计人员操作习惯的优势。可以想见，国外软件企业会抢占中国市场，包括国外风险投资基金在内的外资也会在中国软件行业中大量投资，国外软件企业与我国企业的兼并与合作机会大大增加、国内企业之间的联合和重组也是在所难免。另外，随着企业经营环境的变化。在会计实践中产生了多层次、多方位的会计主体，从而形成对编制合并会计报告和分部报告的需求。跨国经营的和对外贸易的发展将更加需要有关外币业务会计和外币报表折算的功能。还有，在成本核算体系、税务会计处理、基金会计、非盈利组织会计等方面，我国都需要进一步完善现存的会计体系，修订和补充具体会计准则。会计制度和会计准则的变化，将对会计电算化以及其内部控制提出新的要求。

3.电算化环境下存在电脑操作无形化和存储介质无纸化的缺陷

在手工会计信息系统中，会计人员之间的联系是直接的，因而很自然地形成了相互制约、相互监督的关系。同时会计数据用可见的文字、符号直接记录在纸上，直观性较强，不同的笔迹可作为控制的手段；而电算化信息系统中，这种人员之间的联系部分地转变为人与计算机的联系，操作员身份的识别及授权控制等都有别于手工会计信息系统，手工会计信息系统中易于辨认的审计线索如笔迹、印章等在电算化环境下已无处可寻。此外，手工环境下，记录在凭证、账簿、报表等纸介质上的会计记录其勾稽关系较为明确，而在电算化环境下，由于会计记录被存储在磁盘、软盘等磁介质上，不宜实施签字、盖章等手段，而且磁介质很容易被改动，因此，如何防止数据被非法修改及如何尽可能避免利用计算机进行犯罪是电算化内部控制必须解决的问题。

4.电算化环境下内部稽核机制削弱

手工会计信息系统中，每一笔经济业务的处理都需要经过多重手续，严格遵循有关的制约监督机制进行操作，如业务经办与授权批准、收付款项与会计记录的分离等，必须经过严格的审核复查机制，形成严密的内部牵制制度，在相互牵制、相互核对、检查监督等重要措施的实施过程中，包含大量的信息提取、传输和校验等工作。现代企业的经营环境复杂、经营内容广泛、地理分布广阔、信息处理工作量大。如果采用传统手段，不仅速度慢且花费大。实行电算化后，许多业务处理程序被大大简化，大部分处理由计算机完成，一些内部牵制措施无法执行，会计人员无法直接参与和控制，控制效率低，其审查、稽核机制被削弱。

5.电算化环境下会计工作质量有赖于计算机软、硬件系统自身的可靠性及会计人员本身的操作水平

手工会计信息系统易于保持经济业务的连续性，而在电算化会计信息系统中，一旦系统由于自身或操作员的失误而崩溃，就可能使会计工作陷入瘫痪；手工会计信息系统下，会计核算的质量取决于会计人员的业务水平、职业道德及对会计有关法规的理解和执行效果，传统会计在大量实践的基础上，积累了丰富经验并形成了一整套完整的管理制度，而电算化系统中，操作环境的改变使传统的管理控制方式失去了发挥功能的土壤。为了减少误操作，提高输出会计信息质量，电算化会计信息系统必须具备严密的内部控制功能和手段。

6.管理型会计软件的发展对内控制度提出了新的要求

管理体制和管理水平的逐渐完善对应用计算机处理会计数据提出了更高要求。单一的核算型会计软件已远远不能满足当前经济发展的需要。管理型会计软件的开发和应用是会计电算化发展的必经之路，其核心是实现管理会计电算化。管理型会计软件较之传统核算型会计软件具有灵活性及自由度较大、个性突出的特点，而限于电算化及内部控制制度在我国的发展，在电算化内部控制制度的制定和管理上存在着许多真空地带。随着经营环境的复杂化和经济业务的多样化，企业在内部控制的考虑和制定上，总会存在没有涉及的地方。这使得内部控制存在没有触及的真空，减弱了企业整体内部控制的效果。

7.网络财务是电算化环境下的新型管理模式，其安全性和保密性有赖于建立、健全有效的内部控制制度

网络财务是一种充分利用网络资源，将会计处理和财务管理有效结合起来的管理模式，网络财务与传统会计电算化不同的关键在于利用网络进行财务管理。网络技术在会计领域的应用与发展，使会计电算化进一步跨越到会计信息化阶段，网络技术大大提高了会计工作的效率，但同时由于网络的开放性、数据存储介质的脆弱性等特点，给会计信息系统的安全带来了隐患，病毒、黑客、软件自身的缺陷都会使用户的信息安全受到威胁。因此要加强组织控制。从组织机构上看，电算化会计信息系统可以分为两个专职部门：系统开发部门和系统应用部门。系统开发部门承担系统的研制和维护工作，系统应用部门负责软件的日常应用，这两个不相容的职务之间应当分离，以保证系统内不相容职责的相互分离以及信息处理部门与企业其他业务部门的相互独立，以有效减少有可能发生的错误和舞弊。电算化岗位一般可分为系统管理员、系统操作员、凭证审核员、系统维护员、会计档案资料保管员等。这些岗位除了特殊行业和单位一般无须另外配备专门人员，可以由基本会计岗位的会计人员来兼任。如系统管理员可以由会计主管兼任，系统操作员可以由除了出纳岗位以外的其他各岗位会计人员兼任等。