浅议图书馆的档案功能

浅议图书馆的档案功能

魏玲

魏玲（济宁市技术学院，山东济宁272013）

档案、图书都是保存与延续人类文明的重要载体，从这个意义上讲，档案馆和图书馆都是获取信息、情报的重要来源，图书馆和档案馆两者虽在任务、性质等方面有所差异，但是两者都具有信息知识含量高，信息存储系统、成熟、权威等特点，共性较多，如果能在实际工作中利用图书馆发挥档案的功能与效率，将非常有利于档案事业的制度创新、形式创新、内容创新。美国总统图书馆就是这样一种集档案馆、图书馆、博物馆等多种功能于一体的特殊类型的档案机构，专门用来收藏总统任期内形成的档案文件、文物礼品和其他文献资料，总统的工作和生活用品，以及总统卸任后形成的涉及其本人的评述、传记性资料。研究、总结美国总统图书馆的相关做法，对于我们开发和利用图书馆的档案功能、提升管理与服务水平，都具有显著的现实意义。

一、美国总统图书馆概况

国家领导人任期内形成的档案无疑是政府的核心资料，然而美国政府在相当长的时期内对此没能给予重视，于是多位美国总统卸职后均把自己任职期间的档案作为私产带出白宫，这些重要的资料传到子孙后代或其继承人手中之后，最终的命运通常是被出售给私人收藏，或者遭到毁坏，散失严重。

有鉴于此，富兰克林·罗斯福总统决定建立相应的制度与机构，他在自己的任内提出设立保管总统文件的相应机构的计划，于1934年批准成立国家档案馆集中管理历届联邦政府的档案；于1938年向国会提出建立总统图书馆，以便妥善保存有关总统的各种文件。罗斯福总统的倡议得到社会各界的广泛支持，于是在1938年，美国诞生了第一座总统图书馆，并于1955年通过了关于总统图书馆的立法，使得历任总统将历史资料捐赠给国家成为可能，也有章可循、有法可依。

目前的美国共有罗斯福、杜鲁门、艾森豪威尔、胡佛、肯尼迪、约翰逊、福特、尼克松、卡特、里根、布什、克林顿等12座总统图书馆，均已经纳入美国国家档案局的管理系统，是美国国家档案信息事业的重要力量。

概括说，美国总统图书馆有三种类型：

1.胡佛、罗斯福、杜鲁门、艾森豪威尔等总统图书馆，均属早期的总统图书馆，与总统出生地距离较远，其主要功能类似于研究机构。

2.约翰逊、福特、卡特等总统图书馆，与大学校园相连，类似于研究中心，与大学有互补性。

3.突出纪念馆职能的总统图书馆，实际上处于国家档案与文件署系统之外。

二、法律保障与制度建设

1955年，美国国会通过了《总统图书馆法案》，以法律的形式强调，历任总统私人建立的总统图书馆将被联邦政府认可，并由联邦政府负责运行；同时，法案鼓励历任总统将其私人文件和档案交由政府保存，私人捐款筹建的总统图书馆纳入美国国家档案局的管辖范畴，以便用公款来维持其运作，形成了美国国家档案局管辖的“总统图书馆系统”。这种“私人建造，公家管理”的模式，成为后来陆续建立的总统图书馆的运作模式。

到了1978年，美国国会又通过了《总统档案法案》，该法案对总统的档案、文件的定义，以及对公众的开放范围均做出规定，规定自1981年1月20日起，所有总统文件均为国家财产，美利坚合众国将保留并持有总统文件的所有权、拥有权和管理权。总统任期届满，国家档案与文件署即履行清点、整理和管理文件的职责。该法案表明联邦政府在集中管理公务档案方面又进了一步，但仍保留了总统图书馆的管理形式。在具体实施《总统文件法》时，也为总统保留了一些特权，例如，在总统卸任后12年内可享有关心文件、保管和查阅机要文件的权利，有些文件如日记、私人记载仍属总统私人财产。

1986年，美国国会对《总统图书馆法案》进行了修改，主要是限制了总统图书馆越建越大的倾向；为了减轻美国国家档案和文件管理局的负担，新修改的法案规定，总统图书馆均由私人出资建立，然后捐赠给政府。

可以说，美国总统图书馆不是一般意义上的图书馆，其馆藏主要分为四大系列：

1.总统任职期间公布的各项政策及产生的各种文件。

2.由与总统有密切联系的个人捐赠的私人文件、历史资料和口述档案，这些人包括内阁阁员、外国使节、政党团体负责人、总统家人及私人朋友。

3.总统早期积累下来的个人档案，比如，罗斯福在纽约的财产，艾森豪威尔长期的军旅生涯等档案。

4.实物档案，包括总统及其家人收集的大事记、奖品、美国公众及外国友人送给总统的礼物。

由此可见，总统图书馆实际上是档案馆，正如它的倡导人罗斯福总统所说，这是“美国历史上这一特殊阶段的原始资料的汇集”“是将过去的文件集中到一起，建造一处库房保存它们，以供人们在将来利用”。

三、对建立新型图书馆档案馆的启示

美国总统图书馆的档案资料十分丰富，史料价值颇高，常年面向学者、政府官员和普通公民开放。只要出示有效证件并阐明理由，任何人都可以利用总统的档案———由工作人员将文件取出，利用者在馆内阅读。总统图书馆也拍摄有不少公众感兴趣的相关影像资料，制定有公众展览和出版计划，定期举办有关馆藏文献材料的座谈会、讨论会。从这个意义上看，美国总统图书馆确实像面向公众、面向社会的图书馆。

在信息社会，只有将图书、档案一体化管理，才能更好地满足社会发展的需要，才能全面实现信息共享、资源共享。美国著名的档案学专家威迈勒认为：“多少年来，档案学家认为档案手稿不能达到标准化，也不能进行资源共享，因为所藏资源都是孤本的。在图书馆技术和自动化的影响下，这种情况要改变。”上个世纪末，有识之士就已经进行档案馆、图书馆新型功能的探索，成立了由档案学家、图书馆学家和情报学家组成的“在效接点———信息生产者和利用者之间的共同范围”的研究机构，旨在探索两者的一体化管理。

可以预见，随着社会的发展与进步，图书馆、档案馆作为公众获取知识、信息的重要途径，其建设一定会进一步加强。

而且，图书馆、档案馆事业因信息化的影响，其传统功能在进一步加强的同时，也和其他学科发生了交叉发展的趋势。新兴的网络通道取代了一部分档案馆、图书馆的传统业务，也拓展了档案馆、图书馆的服务范畴。作为从业人员，我们很有必要自觉探索两者融合、互补的有效路径，使自己成长为熟练利用信息技术从事知识信息的收集、加工、开发、使用的新型知识工作者。