规范公文写作语言的有效方法探析

规范公文写作语言的有效方法探析

汪行舟温金英

汪行舟温金英赣南医学院341000

摘要随着信息技术的高速发展和计算机电脑的日益普及，对信息传递的速度提出了越来越高的要求。而在党政机关、国家企事业单位中广泛运用最为普遍、最为广泛的公文写作越来越受到人们的关注。公文写作语言规范与否直接影响着一项政策或规定的实施程度，直接影响着一个党政机关或企事业单位在人们心目中所树立的形象。本文就将从公文写作的语言特点入手，分析和讨论规范公文写作语言的有效方法。

关键词公文写作规范语言有效方法

公文属于一种应用性文体，其全称为公务文书，指的是行政机关、社会团体、企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录事务作用的文本载体。而在我们的日常生活中，广义公文的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、登记表册等。狭义公文的仅指的是通用公文和专用公文两种专业性较强的文体。简而言之，公文是人们从事社会活动中一种较为正式的沟通与交际工具，随着社会化程度的逐渐加深，其在我们生活中的运用范围越来越广泛和普及。

一、公文写作语言的特点

公文作为一种广泛运用于人们社会生活实践中的应用型文体，在语言方面，其有着其他一般应用文体都具备的特点。也正是得益于这些特点，使得公文在人们社会生活、工作学习中扮演着不可或缺的重要角色，积极地促进着经济的发展、文化的繁荣与社会的进步。

作为公文写作而言，其语言一般具有简洁性、规范性、法律性、稳定性等。

（1）简洁性

公文写作的重要作用就是代表国家党政机关或社会团体的职能部门所发布的，关于国家政策、机构规章制度的文件性质材料，其主要是告知性质的应用性文体，是为了让读者在较短时间内获取到最全面、详细的内容和主题，因而要求在从事公文写作的时候，要充分注重文字语言的简洁性。在公文的撰写前期，就需要首先明确此次公文写作的针对对象和主旨思想，以方便写者能够第一时间将信息传达出去。因而，公文写作在文章开头没有过强的铺陈叙述，而往往是开门见山、直奔主题。

（2）规范性

由于公文写作一般都是要进行公开张贴或印发到各个部门、机构、科室的，所以其规范性不言而喻。尤其是在一些党政机关印发的重要会议文件、活动通知以及法律规定等，必须要严谨、规范，严格按照公文写作的格式进行撰写，不能有太强的创新性体现。一方面是公文的格式需要严格按照规定组织行文；另一方面则是语言，公文写作的语言务必要规范，通常选用规范性较强的书面用语，而不采用较为随意、松散的生活口头用语。在语言表述方面，讲究字斟句酌，要充分综合考虑适用对象、文件级别等进行规范文本。

（3）法律性

由于公文写作的特殊性质，其是由国家党政机关各部门或社会团体独立法人签章印发或公式的，因而其在法律层面上具有较强的法律效力。对公文的发出者和公文的接收者均具有一定的控制力和约束力。而且公文作为一种特殊的应用文体，其在法律上具有独立证据性质，即经过签章公开发布的公文能够在法庭上作为文件证据独立存在，是签章人及其单位法人意志的体现和执行。所以，公文写作的语言具有较强的法律性色彩，需要语句严谨、阐释明晰。

二、规范公文写作语言的要求

针对公文写作语言的特点而言，相应地，我们在进行公文写作语言规范的时候也会有相应的标准和要求，以供我们参考、比照，进一步规范我们的公文写作，展现单位、机构中文秘人员的优秀的综合素质和精湛的业务能力。

（1）严肃

公文写作语言的规范性和法律性要求公文写作必须要严肃、庄重。因为公文写作并不是以个人的名义印发或公示出去的。公文的对外公布是一个机关、单位、团体的综合意志的体现，其代表着整个独立法人地位的机关或单位的代表性意见，其语言中的表述也能代表独立法人的法律意志。因而，在公文写作中，语言严肃，没有过强的幽默性可言，充分发扬理性、客观精神。

（2）平实

公文写作的显著特点就是平实，其不同于文学性创作。文学性创作是侧重于以多种修辞手法、创作手段来展现故事情节，集中强烈地表现个人情绪和情感变化，是经过艺术加工程序的，对真实生活中的原型根据自己的情感体验进行艺术加工的。而公文写作则不一样，其平铺直叙，语言质朴自然，没有过多的修饰，缺乏含蓄性，表述直接、平实。

（3）简洁

在前文中就已经提及简明性是公文写作的重要特点和突出性质，因而要求我们在进行公文写作的时候要充分注重“简洁”的要求。公文的传达是为了让更多的人了解政策的制定与颁布、公司业务和决策的开展与进行，并非是为了简单地给人们带来艺术性的享受，单纯只是通知、告知性质的应用性文体，所以在进行语言表述的时候，切忌重复啰嗦、语句赘余，要学会用最为简明的语句表达清楚公文的主要意旨。

（4）准确

准确是对公文写作规范的重要要求和衡量标准。因为公文的发布，其面对的群体具有个体性差异，而且接受文化的程度参差不齐，因而要在语言表述方面注意准确性表达。这种准确性主要表现在公文写作中对象描述的准确描述上，对于公文写作方面，最重要的就是人群的划分，必须要能够做到“不重复、不遗漏”，确保每一个公文应该面向的个体都能够对号入座，找到适用于自己的条款，并与之相对应，实现公文的有效传达。

三、规范公文写作语言的途径

（1）注重积累，提高修养

“合抱之木，生于毫末；九尺之台，起于垒土”，任何文体性质的娴熟驾驭都离不开对其相关文章的平时的留心观察和细致积累。作为一名合格的公文写作者，要想使得自己驾轻就熟地熟练掌控公文写作的一般技巧，就需要自己能够在平时的公文写作生涯中多多观察，留心各大党政机关或企事业单位所印发的文件、材料，揣摩其中的语句使用，平时注重积累其中的规范用语，全面、细致地理解和掌握公文写作格式上的要求。

尤其对于公文写作这种本身难度不是很大，但是规范和要求极为要求严格的文体，主要的学习和掌握方法就是多看多写，在从事公文写作的初期，可以尝试着模仿，就像练习书法时候初期的临摹一样，必须要对照着现有的规范，然后在实际写作中不断规范自己的公文，从而锻炼和提升自己的公文写作水平。

（2）巧用修辞，把握风格

公文写作的生活实用性大于其美学观赏性，因而对于其语言风格方面多以简洁质朴、平实易懂为基本衡量标准。但是公文写作的严肃并不与修辞手法的应用产生矛盾，因为修辞手法的使用是为了增强说明效果，加强说明力度。

曾经有人说过，在公文写作中充分使用修辞方法不仅是对公文写作本身的一种创新性挑战，也是对个人语言文字表达能力和驾驭能力的一种挑战。因为公文写作对于修辞使用的要求极高，像反语、顶真、回环、重复等文学性较强的、易产生歧义的修辞手法，一般极少在公文写作中使用。主要是为了更清晰、准确地表达公文主旨，避免人们对于公文的错误解读和理解。

（3）推敲文字，斟酌词语

每一篇文章，无论是什么文体，无论其行文风格如何，都是由字、词、句、段等基本文章部件所构成的。而从我国古代的古典诗词的创作开始，中国人就讲求对“字词”的锤炼和琢磨。在公文写作中，更要做到“惜墨如金”，因为公文写作中对语句的要求就是“凝练、简洁”，所以需要对公文中的字与词进行细致的打磨、推敲，尽量在保证顺畅表情达意的同时，精简语句。

而在公文写作中，词语的选用尽量是人们日常学习、工作以及生活情境中所常用的语言，不要轻易使用艰涩难懂的生僻字词，更不要“掉书袋”摆弄文采，让读者的注意力产生转移，忽视文本内容而专注于文本形式，对公文的实用性大大削减。

（4）合理谋篇，独特布局

任何一篇文章的撰写，都需要有着结构和布局方面的考虑。而在公文写作中，更加需要注重对文章谋篇布局的关注和构思，因为多数公文写作最后都需要呈现、公布，因而精巧完整、科学合理的布局不仅能够让读者一目了然，了解到公文所传达的内容；更能促进人们对于公文的艺术欣赏，激发读者继续理解的欲望和兴趣，从而促进人们对内容的理解。