关于信息化建设中医院档案管理的思考周辉

关于信息化建设中医院档案管理的思考周辉

周辉

深圳市中医院518033

摘要：随着信息技术的快速发展，医疗事业也在信息技术的影响下得到大幅度进步。在医院的进步和改革中，传统的档案管理模式已经不能满足社会发展所需，也阻碍医院在现代化环境下的发展。目前，医院的档案管理工作正在向现代化和信息化转变，需要采取有效的人才培养和引进等措施，创新信息化建设中医院档案管理模式。故而，本文首先医院档案管理的不足，其次分析信息化建设在医院档案管理工作中的意义，最后分析其建设的主要策略。

关键词：信息化建设；医院档案管理；思考

前言

医院档案是医院发展的历史资料，其管理工作在医院的发展中具有非常重要的作用，需要改革传统的档案管理模式，强化档案资料的收集、整理、分析、归档等工作质量，并提升档案资料的使用效率。运用信息化建设能够对传统的档案管理进行有效改革，并结合科学的管理制度，提高工作人员的综合能力，从而实现提升医院档案管理水平的目标。

1目前医院档案管理不足

首先，缺少专业化的档案管理组织架构。目前，很多医院虽然在积极改进档案管理方法，但依旧存在着管理分散的不足，没有专业化的组织架构对医院的档案实施有效管理。长期以来，医院的档案管理都是行政部门设立一个专门的档案室，用于存在文书档案、会计档案、科技档案等，而对于X光片等档案则分属各科室复杂保管，导致一个医院内有多个档案管理部门，其管理工作缺乏整体性。随着医疗事业的发展，其档案的内涵以及外延意义都在积极的发生变化，而由于医院缺乏专业化的档案管理组织架构，导致各医院的档案管理工作完全是按照自身的工作经验以及实践等不断摸索档案管理，其管理更谈不上标准化和规范性，导致很多本应在管理范围内的档案都徘徊在管理工作之外。其次，缺少对信息化技术的有效运用。在社会的发展中，医院虽然已经意识到信息化档案管理的重要性，但是由于医院的业务工作比较繁忙等因素的影响，导致医院的档案管理信息化建设一直没有得到有效落实，使得医院的档案管理工作一直采取传统的人工管理方式，这样既影响档案管理效率和质量，并且严重影响到档案的使用效率；同时，传统的档案管理模式中，工作人员的工作量较大，影响工作人员的积极性[1]。而医院档案管理的信息化建设可有效减少工作人员的工作量，有利于提高其积极性，进而提高档案管理工作的质量和效率。因此，基于目前医院档案管理工作情况，可以采取针对性的措施，运用信息化建设等方式，优化医院的档案管理工作，提升档案的使用效率，使其在医院的发展中发挥作用，以此推动医院的长久、稳定发展，从而最大限度的提升档案价值。

2信息化建设中医院档案管理的意义

随着我国信息技术的发展，我国已经进入信息化社会，信息技术对各行各业的发展度有着很大的影响，而其中对于档案管理的影响具有深远的意义。医院档案挂历工作同样受到信息化技术的影响，积极进行信息化建设，从档案的管理模式和档案内容上都发生的巨大改变。医院信息化档案管理的意义主要表现在提升档案资源使用效率、优化传统档案管理两个方面，具体如下文所述：

2.1信息化档案管理提升档案资源使用效率

医院在实施档案信息化管理后，能够有效提升其使用效率，进而提高档案资源的价值。档案管理的信息化建设改变传统管理模式下档案资源的使用方式，真正实现医院档案使用的快捷、便利以及安全，有效的突出信息化在医院档案管理工作中的作用和价值，与传统的档案管理模式相比，档案资源的使用效率更高，突破传统档案管理工作的限制。在信息化档案管理模式的实际使用中，不仅有效的提高档案资源的使用效率，更是凸显出档案资源在医院发展中的价值。由此可见，档案管理的信息化建设，为提高档案医院的使用质量和效率有效保证。基于此，医院要重视档案管理的信息化建设，为其建设提供便利条件，从而使其更好的服务于医院发展。

2.2信息化档案管理优化传统档案管理模式

传统的医院档案管理主要是管理纸质文件，且通过人工的方式整理、分析、查阅和保管档案资源，导致医院中档案资源的管理效率和质量很难得到有效保证；并且纸质文件受到保存时间的限制，不仅因档案管理空间的不足无法进行长期保存，且纸质文件保存时间过长会受到自然因素的影响，导致文件模糊、丢失等。而信息化档案管理则可以有效解决上述问题，不仅可以无限期的保存医院档案资源，且可以避免档案资源受到环境的影响而被损坏，不需要不断的改善档案室中的温度和湿度等。同时，医院档案管理的信息化建设可以节省其管理费用。利用信息技术保存医院档案可以有效减少档案的占地面积，并减少档案维护工作，减少工作人员，进而有效减少医院档案管理的费用，提升其档案管理工作的经济效益，有利于医院的发展[2]。此外，由于医院档案管理工作设计范围较为广泛、工作量较大，工作效率和质量受到严重影响，而信息化档案管理可以有效降低工作人员的工作量，且能够通过系统分析等方式缩小工作人员的工作范围，极大的提高医院档案管理效率。可见，医院要积极开展信息化档案管理建设，完善档案管理方式，提升医院档案的服务质量。

3信息化建设中医院档案管理的策略

3.1组建专业的信息化档案管理队伍

医院档案管理的信息化建设中不仅要重视其软件、硬件环境的建设，还要重视档案管理工作人员的专业能力，需要促使工作人员保持与时俱进的精神，即学习先进的管理理念和技术手段，摆脱传统档案管理理念和方式的限制，并认识到信息化档案管理的优势，从而不断提升自身的专业能力。首先，医院需要对现有的档案管理工作人员进行培训。现有的工作人员普遍适应传统的档案管理方法，而信息化档案管理需要其掌握先进的理念和技术手段，因此医院要通过培训提高工作人员的信息化技术能力，使其能够运用先进的信息化设备高效的处理档案信息。其次，医院积极引进信息化档案管理专业人才。主要是结合医院的实际情况，聘请计算能力较高的人才，也可以直接选择与高校合作的方式，定向培养专业的信息化档案管理人此案，促进医院档案管理信息化建设。最后，需要完善档案管理工作人员的考核制度和管理制度。医院的信息化建设中不仅需要对档案实施科学有效的管理，同样需要的工作人员实施管理，并通过考核制度提高其工作的有效性。结合工作人员的考核情况，对于有优秀保险的工作人员可以在物质或是精神上给予鼓励，提高其积极性，鼓励档案管理工作人员创新并完善其信息化建设[3]。

3.2强化对网络技术和通信技术应用

医院档案管理的信息化建设使用的主要技手段是网络技术和通信技术。在建设的过程中，医院需要重视其档案资源的信息化管理，增加投入的资金，逐渐完善其信息化管理中需要的软件和硬件设施，优化其管理中的各项资源配置，发挥出资源的最大优势，并在合理的范围内充分运用信息化技术落实档案管理工作。首先，对于档案信息的分类和传输。可以通过网络技术和通信技术，实现档案信息的网上分类和传输，有效节省纸质文件的收集和整理时间等，并且可以运用网络技术通过关键词的方式对档案信息进行分类，从而提高其分类和传输的时间；同时，可以避免纸质文件的丢失，提高档案管理的安全性。其次，医院档案的借阅可以通过网络技术和通信技术完成。其一，可以通过管理员的身份限制对档案资源的查阅，只有通过审核的人员才能查阅档案文件，这样既简化档案信息的借阅流程，提高其借阅效率，又能够提高档案信息的使用效率，使其在医院的发展中发挥出作用。其二，对于需要借阅纸质文件的人员，则可以将其相关信息录入档案管理的借阅系统中，便于在接近材料归还日期时发出提醒，从而有效避免逾期归还的现象[4]。此外，有效利用网络技术能够提高医院档案信息保存的安全性。利用网络技术设置防火墙等，避免非法入侵，从而避免档案文件的丢失等。

3.3加强信息化档案管理的基础建设

医院档案管理信息化建设的关键性工作是其计算机等基础建设。只有从基础上完善其信息化建设，才能从根本上保证建细化建设的有效性和科学性。医院需要在原有档案管理的基础上，提升档案保护的等级，有计划的将计算机技术、自动化管理技术等引入档案管理工作中，以此建立标准化、统一化、结构合理且数据处理能力加强的档案管理数据库，并完善相应的共享平台建设，实现地医院档案的数字化动态管理。完善医院信息化档案管理的基础建设，需要从如下几个方面开展工作：第一，提高领导者对档案管理信息化建设的重视。只有领导者重视其建设，才能促使下级工作人员重视信息化建设，从而提高信息化建设的质量和效率，促使档案信息化管理系统早日投入使用，并保证使系统的服务质量[5]。第二，增加信息化建设的资金投入。无论是购买计算机等先进的设备，亦或是引进先进的技术和档案管理理念等，都需要有资足够的资金作为支撑。故而，医院的信息化建设中，需要增加资金投入。此外，还需需要培养、聘请信息化档案管理的专业人才，进而保证医院档案信息化管理的有效性。

3.4完善信息化档案管理的相关制度

制度是医院实现信息化档案管理的重要依据。在医院积极开展信息化建设的过程中，也要重视与之相关的制度建设，完善档案管理的相关制度，才能保证其管理工作有据可依、有法可循。医院信息化档案管理制度主要应以《档案法》等相关法律法律制定标准，并结合医院的实际情况明确档案管理的岗位职责，将责任落实到个人；同时，完善相关的奖惩制度等，提高档案管理工作人员的积极性和责任性。档案信息化管理设计到档案材料的收集、分类、整理、分析、归档和使用等，需要针对每一个环节的注意事项、责任等完善管理制度，确保每一个岗位的工作人员都能够严格执行档案管理制度，从而保证档案的完整性和安全性，使其在医院的发展中发挥出作用。此外，奖惩制度需要根据档案信息化管理不同岗位的重要性，合理制定其奖惩措施，在充分调动工作人员积极性的同时，提高其责任心，促使工作人员认真对待档案管理的信息化建设，从而通过信息化技术手段提升医院档案管理效率和质量[6]。

总结

总而言之，医院已经在现代化的环境下开始进行档案管理的现代化建设，而在完善信息化建设的过程中，医院可以从组建专业的信息化档案管理队伍、强化对网络技术和通信技术应用、加强信息化档案管理的基础建设、完善信息化档案管理的相关制度等方面落实相关工作，进而从全方位的角度实现医院档案管理工作的信息化建设，提高其管理质量和效率。

参考文献：

[1]陈亭君.新时期中医院人事档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2018（05）：136-137.

[2]王树勋.档案信息化建设在医院档案管理中的实践探讨[J].中国管理信息化，2017，20（10）：171-172.

[3]叶敬连.关于信息化建设下医院档案管理的几点思考[J].科技经济导刊，2017（08）：223+222.

[4]张敏.数字信息化背景下医院档案管理的创新措施[J].内蒙古医科大学学报，2016，38（S1）：291-293.

[5]刘晓华.新形势下医院档案管理信息化的问题与对策研究[J].中国管理信息化，2016，19（02）：183.

[6]李燕.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].世界最新医学信息文摘，2015，15（69）：211-212.