论档案管理现代化创新信息化建设

论档案管理现代化创新信息化建设

梁妙青

广州市国营珠江华侨农工商联合公司511462

摘要：创新作为促进社会各项事业兴旺发达的重要力量源泉，也是信息时代下做好档案管理工作的根本动力。档案工作的信息化建设是信息时代档案管理工作创新的客观需要，只有做好档案管理工作的信息化建设，才能满足新时期档案管理工作的需要，才能真正实现信息时代下创新档案管理工作的目的。本文从档案管理信息化的相关概念谈起，然后就档案管理信息化建设的任务和内容进行说明，最后对信息时代下档案管理工作创新中所面临的问题和对策进行剖析。依此来探讨如何通过加快档案信息化建设来促进信息时代下档案管理工作的创新。

关键词：信息时代；档案管理；创新；信息化建设

信息全球化发展进程的不断深化和科学技术的日新月异，为我国档案管理工作的创新发展提供了重要契机和良好的外部条件，现阶段，全球已进入具有信息化特征的时代背景之下，这对我国档案管理工作提出了更新、更高的要求，建立信息化档案管理工作模式并不断创新，是我国社会经济稳定发展、档案管理工作转型升级的必由之路，有利于提高档案管理工作效率，实现各项档案管理资源的高效整合，并在一定程度上减少档案管理工作的成本投入。因此，在信息时代背景之下，采取何种积极有效的途径实现档案管理工作的创新发展，成为相关研究人员亟待解决的重要课题。

1.数字档案馆创新模式设计原则

（1）短期与长期规划并行

系统的重要特征之一是创新的内外部条件的差异对创新运作具有强影响力，使安稳环境下创新发展的长期方案和预测会因外部环境的改变而不再有用。系统着重长时期预测的无效性，这与业务数字档案馆市场导向性强特质一样。但数字档案馆的长期规划也是其持续发展的重要方针导向。因而，业务驱动型数字档案馆应在提高短期能力的基础上，发挥系统的非线性因果作用以影响创新长时期战略规划，使创新持续具有高度的应变能力，同时关注外部长期协作网络的构建和短期协作方式的灵活性，以补偿数字档案馆资本有限性的制约影响。

（2）强调创新的能动作用

传统创新理论倾向制度化、指令化管理作为创新最有效的控制方法，这使得创新内部的能动作用被忽视或受到限制。理论认为创新应发挥其内部的能动性，在创新机制的设计方面侧重管理边界的灵活性，使其表现出动态可重构的特征，具有“自创新”发展条件；同时在控制整体目标的前提下采用分权自治的管理运作方法，增强创新的反馈作用，从而充分发挥创新的能动性。因此，业务驱动型数字档案馆创新管理环境要在创新结构设计和权力配置层面增强灵活性，为创新活动的执行留有自治空间，同时这种能动作用的有效发挥，也会增加创新创新灵活性和知识管理的系统性，以提升创新的创新效用进而提升数字档案馆业务绩效。

（3）发挥内部联结柔性化

注重内部各部分的相互作用联系，传统创新对专业分工和等级制度的注重加强了笔直方向的联系，但对横向交流依靠联系构成了阻止。动态可变的创新构造着重功用和业务流程的完整性，表现各专业的互补作用和协作效果；同时经过多元化的信息交流与祸合方法，使外部环境的变化敏捷在创新内部构成有用反响。数字档案馆的方案流程运作系统应加强其内部联合方法的柔性化和系统化构建，经过PMO的构建和PM的录用提高纵向操控与横向和谐的灵活性，使创新内各类资本能够有用集成，业务化的管理需要，且创新环境的柔性化演化，可提高方案系统的全面性和资本和谐效率，进而对业务管理需要做出及时反馈，提高业务绩效。

2.业务驱动型管理的主要创新形式

2.1创新导向型——以外务目标与绩效为导向

创新是社会发展过程中劳动分工的产物，是在目标条件下形成的有序的人的集合。事业单位创新管理环境是与外部社会经济环境相对应的内部环境。它是制度创新中各要素相互作用形成的创新结构和运行管理机制的基本范式。本部分将回顾与创新相关的现有研究成果，从而总结出机构创新管理环境的一般要素模型，为项目驱动型机构未来的研究提供基础。这是当前国内外制度创新多引用广义内涵创新结构研究的学者，这是由相互关联的要素的创新与经营管理体制创新的一些特点形成的，本文用制度创新管理环境相同的本质；以及本文的研究过程中引用创新结构的狭义定义，分层设计和各单位各部门或边界的创新定义，实体框架的运行管理机构。

2.2内部关注型——以内务管理方式为导向

完善的内部控制体系是保证数字档案馆有效运行的重要手段，内部控制制度是为了数字档案馆的生存发展而制定的，有利于数字档案馆目标的实现，内部控制的目的是在合理合规的范围内保证数字档案馆目标的实现。物资作为数字档案馆中的一项重要经济行为，其不仅是数字档案馆的关键控制点，也是一项重要的业务流程。追求利润是数字档案馆生存和发展的基础，数字档案馆要想实现盈利，必须控制和减少可能出现的风险，建立有效的内部控制制度。实践证明，加强内部控制是降低数字档案馆运营成本、提高数字档案馆效率的关键环节，也是增强竞争力的重要途径。内部控制制度对数字档案馆的生存和发展具有重要意义。

2.3实现单个档案馆的馆藏数字化，建立单个数字档案馆

数字化档案馆的数字化是实现数字档案馆的基础。档案可以根据图书馆的馆藏状况进行数字化，根据数字档案馆的基本功能和要求进行网上运行。这一部分的主要内容是：对各种形式和方法的档案信息进行记录，如文本、图形、图像和音频的数字处理；海量信息的数字化压缩和档案信息数据库的建立；信息的网络传输。在此基础上，初步建立了一个数字档案馆。

2.4实现信息资源共享，履行真正意义上的数字档案馆功能

这一阶段是利用网络互联技术，将单一的数字档案联系起来，整合、延伸、组成数字档案的全部意义。在高层次协议的管理下实现了数字档案馆的全部功能，实现了国家档案信息的传播、利用和管理。

计算机技术在各个领域的应用，为我们的工作提供了极大的方便，提高了工作效率。事业单位档案管理也不例外。档案的数字化和信息化管理是信息社会对档案工作的要求的机构，也是努力工作的方向。文件管理和办公自动化系统是密切相关的，文章从起草、修改、删除、查询和打印，或登记，统计各方面的收集，都离不开办公自动化，这就要求事业单位档案管理人员，必须掌握和运用现代科学技术和先进的管理技术手段，为了适应档案管理现代化的需要。

档案是历史的记录，信息丰富的真实的记录，以及大量的资源，通过现代技术如计算机分拣机构档案、技术文件，可以设置与印刷、分配秩序，减少此类文件，归档，检验，使用，等的形成，发挥计算机管理的优势，减少了人工操作，提高工作效率将起到重要的作用。

2.5注重事业单位数字档案馆对于事业单位业务的运用

加强与图书馆、情报部门等信息服务部门的合作。建立合理的信息收集和分工责任制，建立畅通的内部信息交换体系，充分发挥各信息资源数据库的分工和整合作用。信息安全建设过程中所需要的信息资源不仅包括档案信息资源，还包括图书情报等信息资源。信息安全的目标是集中这些信息资源，为政府管理和“一站式”服务提供强有力的支持。只有整合这些信息资源，才能充分发挥数字档案馆的作用。

3、加强档案的收集整理工作

一是要明确范围，分类收集，统一规范档案载体要求，立卷要规范，按照公司的档案类目进行分门别类的整理、组卷、保证案卷的质量。二是要严格把关，统一管理，规范收文、行文程序。对归档资料的选用、文号编发、标题制作、发文范围、正文提炼、标题字形、附件、主题词标示、印发科室等一一作详细规定，严格执行。对上级单位来文和资料，在登记办理、传阅、立卷、归档、保密上做到环环紧扣，手续齐全。三是目录编号、检索系统的建立要科学。除了建立案卷目录、专题目录、计算机等检索体系外，还要逐步完善计算机、光盘等高科技检索工具。尽早地进入网络信息系统，通过上网，扩大信息来源，联系更多的信息内容，通过各种渠道，丰富文书档案管理经验。

4、做好档案的基础工作，调整档案的结构与内容

收集、鉴定、保管、统计工作是档案的物质基础和前提条件，因此，不仅要善于收集的本单位与上下级形成的有关红头文件及各种材料，更要善于收集整理本单位在公务活动中形成的鲜活和生动的，能揭示细节的档案资料，用心整合档案资源，对其进行分析、筛选、研究和综合整理，积极推进档案信息功能的发挥，不断丰富综合档案的资源建设。要努力把握不同时期单位工作的重点任务，明确主题，找准位置，自觉以服务大局来安排和考虑档案工作，形成服务大局的强大合力。

结论

综上所述，随着信息时代的到来，对档案管理提出了更多的要求，这就需要创新档案管理工作，实现档案管理模式的现代化改革，从思想观念创新开始，提高其服务意识，建立网络管理平台和数据库，从而使档案管理更好地服务于社会的进步。

参考文献：

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