电子文件档案管理系统设计与实现

电子文件档案管理系统设计与实现

苏昌清黄利民

霍山县档案局237200

摘要：信息时代的来临，给我国单位的工作开展带来了诸多的便利。由于我国电子信息技术的不断发展，办公模式越来越趋向无纸办公，这种办公模式不仅减少了人员支出，也使办公变得愈发的环保。随着各类办公软件的开发与利用，使办公模式发生着巨大的转变，文件档案电子化管理成为我国文件档案管理的新趋势走向。

关键词：电子；文件档案；系统；管理与设计

目前我国正处于全民信息化的大背景之下，各单位要根据当前的形势变化对办公模式做出适当的调整。档案由于记录了一个人从出生以来的全部信息，因此档案具有原始性和真实性的特点。我国档案的保管形式也从最初的档案柜、磁盘等方式逐步过渡到当前的云处理储存模式。目前，各企业单位为了实现信息化，对档案实行电子管理。电子文件档案管理系统的设计与电子档案管理的有效程度具有十分密切的关系。

一、我国传统档案管理所存在的弊端

我国对于传统档案管理的定义主要包含两方面的内容，一方面是对于档案的管理，另一方面是对于保管人员的管理。我国以往档案的保管形式为纸质档案，根据其记录内容对档案进行分类。纸质档案虽然用采用专业的档案用纸和碳素笔对内容进行书写，但也会随着保管环境的时间的变化给档案内容造成不同程度的损坏。我国对于档案保管人员专业素质的要求一直较低，档案保管人员基本是单位内部需要“照顾”的工作人员。由于这些人员没受过专业的档案管理培训，缺乏档案管理的知识，在档案的填写、储存、管理等方面出现较多的问题，给单位内部的档案造成一定损失，无法确保档案内容的真实可靠性。

二、电子文件档案管理系统的设计与应用

（一）电子文件档案管理系统的设计

国外对于电子文件档案管理起步较早，对于电子文件档案管理系统运行过程中出现的问题也有较为深刻的认识。电子文件档案管理系统由于是我国的新兴产业项目之一，其应用范围目前存在于单位的各个部门之中，对如何设计好电子文件档案管理系统，笔者进行了如下的分析。

1、建立完整的数据库

单位档案工作开展的实质就是对于各种信息的搜集工作，因此在对电子文件档案管理进行设计时，首先要做好的就是数据库的建立工作。在建立数据库时，一定要确保数据库内信息的完整性和真实性。首先要做的就是将现有的、在有效期内的纸质档案进行分析整理从而转变成电子档案的形式。在今后工作的开展中，要求单位各部门对其要上交的档案内容按照设计好的电子档案格式进行录入与上交，对记录重要内容的档案要留有纸质档案进行相关备份。

2、具备自动归档功能

按照档案内容可将档案分为文书档案、科技档案、医院风险档案和其他专属档案等。又可以按照有效期限、机构单位、存入时间等要素对档案进行分类。因此，在对单位电子文件档案管理系统进行设计时，一定要使其具备自动归档的功能。

3、档案加密及权限设置

在对单位电子文件档案管理系统进行设计时，要对所存储的档案做到绝对保密，首先要做到的就是对进行登录权限设置。系统只能识别已经注册的用户，并且用户范围为单位内的档案保管人员及其主管领导。其次是要对档案进行加密处理。在对档案进行加密处理时，要根据档案内容的重要程度，设置与其相符的加密方式。同时，也要对单位电子文件档案管理系统整体的安全性做到有效保证。例如，设计与其相配套的杀毒软件，避免造成档案内容外泄。定期对系统进行修理与维护，及时发现系统存在的漏洞，对系统进行不断升级等。

（二）OA系统中文件档案管理系统的应用

近些年，为了方便单位管理，OA系统的应用范围不断扩大，在其使用的深度和广度方面都有了很大的改善，OA系统的使用成为现代化单位办公的标志所在。目前我国有泛微、用友致远、蓝凌、华天动力以及联达动力等多个OA系统办公管理软件。

在OA系统中实现电子文件档案管理主要有两种渠道。第一种渠道为在目前的OA系统软件中直接设计相关的档案管理模式。这种方式的设计理念为工作人员对数据录入之后系统可以自动转换为档案资料，并通过相应的规则直接将转换的档案资料放置在OA系统中的档案管理模式。第二种渠道是通过对接的方式将电子档案管理与OA系统进行连接。这种方式主要是采用单位内原有的电子档案管理软件，通过对接的方式与OA系统进行实时连接，将原来两个独立的系统进行连接，以此来实现电子文件档案管理在OA系统中的应用。目前，第二种电子文件方案管理方式普遍受到单位档案管理人员的青睐。

确保OA系统与电子文件档案管理系统对接的有效性可以从以下几个方面出发。第一，要对对接权限进行管理。第二，是要确保对接的时效性。第三，要对对接风险做到及时的掌控。

三、电子文件档案管理系统的优越性

电子文件档案管理系统的优越性主要体现在以下几个方面。一是可以提高单位档案保管人员的工作效率。以往保管人员在对纸质档案进行保管时，常需要花费几个礼拜的时间才处理好一个档案柜中的档案整理工作。通过电子文件档案管理系统，单位档案管理人员可以通过OA系统的文件档案管理子系统来进行档案管理，大大的提高其工作效率。二是方便档案的查阅。在过去工作人员常需要时间来进行档案查找工作，增加档案工作的耗时性。现在可根据不同的归档记录来对档案及时进行查找，节省时间。三是可以明确档案的缺失部分，方便对档案进行补充。

结语：

信息化的来临，给企业单位的日常管理带来了极大的便利。电子文件档案管理系统的应用，给企业单位的档案管理提供了极大的便利，也提升了档案管理的规范性与有效性。在对电子文件档案管理系统进行设计的过程中，首先要做好数据库的设计工作，确保数据库的逻辑性和完整可靠性。其次要使其具备自动归档的功能。最后要对注重电子档案的权限设置及保密性，保障系统运行的整体安全性。

参考文献：

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