建筑工程档案资料管理问题及解决措施甄美英

建筑工程档案资料管理问题及解决措施甄美英

甄美英

江门市建设工程设计审查中心江海区办事处529000

摘要：随着我国经济的快速发展和社会的进步，建筑工程的数量越来越多，在建筑工程中，项目的质量安全是非常重要的，而保障项目质量安全需要一个科学完善的工程档案资源管理部门，主要是负责将建筑工程中的各类信息收集起来，储存在一个统一的资源管理库中，这样可以有效提高建筑的工程质量、效益。

关键词：建筑工程；档案资料管理；主要问题；解决措施

引言

建筑工程的质量验收不仅要进行工程实体验收，更需要真实有效的工程档案资料进行佐证，所以加强工程档案资料管理非常重要。随着我国房地产业的蓬勃发展，相关的建筑技术也在不断地进步和发展，因此提高建筑工程档案资料管理水平是促进我国建筑业未来发展的重要措施之一。

1加强建筑工程档案资料管理的必要性

建筑工程档案资料管理的质量会直接影响到建筑工程的施工质量。在建筑工程施工过程中，会涉及多个部门和领域，要用到多方面的工程资料，内容较为繁琐。一旦档案管理人员对工程资料管理的重要性没有引起足够重视，就会很容易出现工程资料收集、整理以及归档不及时的情况，从而导致工程资料的缺失，使得需要时无法查阅利用。因此，做好工程档案资料管理有利于开展建筑工程管理。在进行工程资料管理时，要运用科学的管理办法，在保证工程资料质量的同时提升工程整体的管理质量。所以，目前我国许多建筑机关、企业都十分重视工程档案资料的管理。工程档案资料的质量会对工程质量产生影响，为此建筑机关在进行工程管理中必须加强工程档案资料管理的合理性和科学性，确保档案资料管理的质量合格。

2建筑工程档案管理中存在的问题

2.1档案移交不及时

在项目建设的过程中进行工程档案转接的时候，一般都是施工项目完工之后，再将符合各项审核标准规定的工程档案交付给接下来的施工项目部，最后再由建设单位将工程项目的工程档案交到城市建设档案管理部门。但是在实际的建筑工程档案移交的过程中，由于各种外界的原因，导致了该项目的建筑工程档案资料迟迟不能按时交付。施工单位在施工建设过程中由于没有健全的档案资源管理部门，在进行工程档案资料整理的时候，发现机关很多的数据信息和采购评估信息没有及时统计，而很多数据信息合作的双方都有备用的数据库，因此不能随意捏造数据信息。施工单位在记录的过程中由于自己的管理不善，导致大量的数据信息丢失，造成了档案资料归档工作的停滞，还有可能是施工单位的人员素质不高等，这些情况都导致了建筑工程档案资料迟迟不能正常交付，给建设机关造成了一定的影响。

2.2档案管理人员专业素养不足

在我国有一部分从事建筑的一些机关、企业，对档案资料管理没有足够的重视，实际工程的档案资源管理工作人员根本就没有专业的档案资料归纳管理能力、档案管理人员的数量严重不足、档案管理人员对实际工程的施工进度和材料消耗缺乏准确的了解、不能准确掌握档案管理的具体工作流程和时间，在其他部门进行验收的时候不知准备何种档案资料。也就是说档案管理人员鱼龙混杂，工作人员的素养高低不一，严重影响到了建筑工程档案管理工作的正常开展，对建筑机关的施工质量、施工标准、经济效益等，都产生了很不利的作用。

2.3档案管理意识不强

建设管理部门对档案管理意识不强，主要是由于信息科技的不发达，人们在信息交互中没有发现提高工作效率的发展趋势，由此导致了建筑机关的管理人员对档案资源管理不重视。但是随着信息技术的快速发展，很多建筑施工流程都是通过互联网进行完成的，并且在项目工程建设的过程中可以发现，已经具备了完善的信息处理系统的建筑机关，工作的质量和效率得到了显著的提高。

3解决建筑工程档案资料管理常见问题的对策

3.1提高档案管理人员的管理意识

第一，建设管理部门要形成科学完善的档案管理小组，明确小组岗位的职责，建立完善的档案管理机制。第二，建筑机关要加强对机关全员的思想培训，不断地强调档案管理的重要性，提高员工的档案管理意识。第三，为了保证档案管理工作能够有效实施，建筑机关还要建立完善的管理制度，用制度来约束员工的意识和行为。员工的档案管理意识直接影响着档案的管理质量，所以建筑机关一定要重视培养员工的档案管理意识，比如，要培养项目经理以及基层管理人员的档案管理意识，保证工程资料收集工作的顺利开展。

3.2加强对工程档案资料的质量管理

第一，要加强对工程资料形成过程的质量管理。在工程施工过程中，档案管理人员要加强对工程档案重要性的宣传，让所有工作人员都参与到档案资料管理中，形成强烈的资料收集意识，自动自觉地预备好工程所需的各项资料，为完善档案资料管理提供基础。要将档案管理渗透到行政程序的建设中，比如在工程正式施工前，各参建单位都要对当前的工程资料进行必要的交底，保证工程档案的完整性。在施工过程中，各参建单位应当对属于自己单位的资料进行档案业务指导，在工程竣工验收前，需要将整理好的工程资料移交到建设档案管理部门进行验收。第二，要加强对工程资料归档质量的控制，严格按照建设档案管理部门的归档要求对所有工程资料进行收集整理。加强对工程原材料的质量证明材料收集，比如在施工过程中使用的水泥、钢筋等原材料都要收集出厂合格证以及相关的检验报告。检验报告是直接证明施工原材料质量的凭证，如果后期验收过程中出现质量问题，则可以按照检验报告来查找原因。第三，要制定完善的工程档案资料管理制度。要选取专业性和责任心强的人担任资料管理员，做好工程资料的分类收集整理。如果有人员调动时，必须要做好工程资料的交接手续，在档案资料管理中，资料的交接手续非常重要，是保证档案完整性以及系统性的重要前提。第四，要保证工程档案资料的管理质量，就必须要保证技术资料的完整性，在施工过程中，一定要做好对技术资料的收集和整理。

3.3加强对档案管理人员的专业培训

第一，档案管理人员要定期参加档案资料收集整理的业务培训，了解各种工程档案资料的编制标准，形成一套具有规范性以及标准化的工程档案资料管理制度。第二，档案管理人员要定期参加相关建设档案管理部门所组织的培训，及时了解当前工程档案资料归档的新要求，保证工程档案的合法性以及规范性。第三，档案管理人员要加强对工程建设档案相关法律法规的学习。比如要加强对《中华人民共和国档案法》《城市建设档案管理规定》等法律法规的学习，严格按照相关法律法规的要求进行工程档案资料的收集和整理。

结语

如今，房地产及建筑行业的发展对当前建设管理部门的管理理念以及模式都提出了更高的要求。工程档案资料管理决定着建筑机关未来的发展质量，因此要加强对工程档案资料管理的重视，要注重提高机关自身的管理能力，建立并完善工程档案资料管理制度，不断提高工程档案的归档质量。在今后建筑工程档案资料管理的过程中，要不断发现管理制度中的问题，及时改进提高建筑单位的档案资料管理水平。

参考文献：

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