城区征地拆迁档案的电子信息管理

城区征地拆迁档案的电子信息管理

周惠珠

广州开发区土地开发储备交易中心广东广州510530

摘要：在城市征地拆迁开发项目过程中，会产生大量的文件、资料、图像和数据等信息，以纸质文档的形式为主，若将其转化为档案，对于档案管理部门及人员来说，收集、整理和归档是一系列艰巨的任务。运用现代科技手段经过电子化处理，把具有实用价值的纸质档案转化为电子信息形式，使之便于保存、利用、查阅、复制和传输，增强了档案信息的时效性和实用性，能够让档案管理工作提高效率。

关键词：征地拆迁；档案；电子信息；管理

城市科学规划和合理布局是现代化城市建设追求的目标，开发区扩展和老城区改造会涉及到征地拆迁问题，从而形成大量关于征地拆迁的信息。针对此类信息的档案管理，可细分为收集、存放、整理、归档和移交等环节，是一项复杂而繁琐的工作。通过了解征地拆迁档案的特征，采取电子化处理和规范信息管理的方法具有现实意义。

1征地拆迁档案的特征

1.1涉及的主体较多

征地拆迁会涉及到政府、企业、集体和个人多方主体，各个主体之间存在直接或间接的权利与义务关系。监管征地拆迁项目的各类政府部门的公文、命令和政策文件等是档案信息产生的主要来源；参与项目的企业和集体的相关文本、信息、资料和数据也是档案信息的来源；被征地拆迁的单位或个人也会产生一些具有存档价值的信息。档案信息主要是在征地拆迁一线工作中产生的，涉及的主体越多，工程量越大，需要收集和整理的档案也就越多。

1.2收集的内容庞杂

一般情况下，征地拆迁档案的内容庞大，其形式也多种多样，主要有：公文方面的资料，包括有关政府部门发布的政策、规章、制度、命令、通知等；各种联系参与主体的文本资料，包括招标文件、投标文件、合同、方案、保证书、申请书、证明材料等；另外，还有大量的图像、影像、数据与信息。档案管理的前期工作量大，涉及征地拆迁的众多内容需要收集和整理，评估其价值，划分等级，重要的内容要被归档后妥善保管，一般性的内容也需要保存备案。

1.3管理工作专业性强

无论是电子信息管理，还是传统的档案管理，首先都要有管理机制来推动和保障，管理机制是确定文件或信息管理基本要素之间的相互关系，是保障管理目标顺利实现的基本原理和方式。其次是要有专业的档案管理人员，管理部门及人员对拆迁档案实行集中化、规范化、制度化和科学化管理。此外，需要采用专业的管理流程和方法，我国传统档案管理的流程设计沿用了文档集成多元管理体系，将档案管理的行为前置到文件形成领域，在组织上初步形成文件形成领域和档案管理领域的集成。当前，注重征地拆迁档案的电子信息管理，在坚持档案管理的主要流程、方法和原则下，也要专业人员在实践中不断研究和创新。

2征地拆迁档案电子化管理的好处

在网络时代和信息电子化环境中，档案管理已呈现出与现代化技术结合的趋势。一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。

2.1信息易于保存和查询

档案信息电子化管理，可使档案信息充分的与新技术接轨，提高档案信息的时效性和利用率。征地拆迁档案电子化管理是利用计算机技术、网络技术和数码技术，将收集、整理后的具有保存价值的文件、图像、数据和信息录入存储系统。档案信息电子化管理，能够把大量的纸质文档变成电子文档信息或电子图像信息，易于存储在电脑磁盘或网络存储空间里面，在空间和时间上都有利于档案信息的保存。在录入信息的过程中，档案管理人员采用多种信息分类方法，分门别类的归档，有利于档案信息查询和读取。机读形式的档案，也有利于查阅者利用计算机的功能，快速的完成信息的选取和加工，其实用价值远高于传统档案。

2.2信息存储的高密度性

传统档案的信息载体是纸张，大到国家、省市的档案馆，小到一般单位的档案室，都采用收集、整理后将纸质档案装入档案袋，存于档案柜的形式存储，由于档案的纸质载体有体积上的劣势，收藏档案信息占据很大的空间。征地拆迁档案电子化管理的优势是占的空间小，计算机磁盘、光盘和网络存储空间信息储存量巨大，而且可以利用压缩软件采取压缩存储的形式。高密度性的档案信息存储，有利于减小档案管理后期维护和查阅的工作量。

2.3档案信息移交的便捷性

传统的纸质档案有体积和质量，不方便调取、查阅和运输。以一般单位的人事档案为例，纸质的人事档案虽然没有被淘汰，在实际利用中，电子版人事档案的利用率更高，因为电子档案有传输的优势，利用互联网查阅、传输、移交档案信息，必要时候打印电子版档案，其实用性也能得到充分的发挥。征地拆迁档案的数量庞大，很多文件和信息长期存储价值不高，而短期利用价值较高，采用电子化处理过的档案信息，在利用过程中更具便捷性，相关主体之间通过互联网移交和传输电子信息，促进了工作效率的提高。

3完善电子信息管理的方法和建议

3.1优化电子信息应用平台

档案管理平台建设的目标是实现纸质档案的信息化管理和电子信息档案化管理。在管理平台之内，完成纸质档案信息管理的方法是利用信息、图像处理技术和工具，把纸质档案转化为易于存储和传输的电子化信息；电子信息档案化管理是把相关的电子信息进行凭证化处理后，形成电子档案以备调取和查阅。因此，为征地拆迁档案提供统一的采集、管理、查询、加载及展现的平台是非常重要的，不断优化内部信息平台建设是提高信息利用率的有效途径。

3.2做好电子信息整理和归档

征地拆迁档案以纸质为主，为了实现电子化转变，档案管理的前期工作艰巨，管理人员采用多种信息整理方式，才能完成归档工作。常用的纸质文件转化为电子信息的方法有：按照开发项目结构图，建立完整的档案电子信息库；按照文件和数据的重要性建立专门的电子信息数据库；按照不同的主体建设电子档案，有利于针对性查询；按照时间顺序建设电子信息档案，有利于全程记录完整的信息。

3.3做好电子信息的统一管理

电子档案信息统一管理，首要是统一档案的入口，前期对不同类型的档案进行标准化处理，转化为统一的入口文件，形成统一电子档案最小单位，以统一的格式进行存储，并保证电子档案的不可抵赖性和可追溯性。其次是统一管理流程，主要从登记、整理、归档、移交、查询借阅、备份恢复等环节，构建覆盖档案信息整个生命周期的统一管理。在统一管理中，注重操作流程的科学、合理和可维护性，灵活采用可行性措施。

3.4做好电子信息的安全管理

纸质档案受到空气湿度、虫蛀、火灾、磨损等不安全因素影响，其安全管理已形成一套体系。电子信息的安全隐患，主要是存储载体安全、网络安全和信息安全。电子信息存放于化学磁性材料为主的载体中，一般认为保存的时间更久，但也要注意从防水、防火、防盗、防污染、防高温、防潮、防磁场干扰等方面做好安全管理。对于磁盘可采用密封保存的方法；对于联网的电子信息存储空间，为了防止网络病毒和盗取信息，可采用杀毒软件和防火墙的办法，另外也要做好信息备份工作。管理人员常用的管理方法有：划分电子档案的安全管理级别，根据不同的级别，设置访问权限；电子文档设置为只读模式，避免被修改；限制访问者复制内容，保证重要档案信息安全。

参考文献

1周忠东.浅谈档案管理流程[J]，卷宗，2015(5):55-55

2张琦关于加强拆迁档案管理的几点意见[J]，内蒙古科技与经济，2011(14):42-43