电力建设项目档案管理信息化

电力建设项目档案管理信息化

宫官

国网晋中供电公司山西晋中030600

摘要：随着企业各项工作进行信息化建设的需求越来越高，如何正确有效地利用信息技术服务企业可以说是企业如何走到同行的前列的重要策略。尤其是国有企业，以电力建设项目企业为例，员工的各项信息都需要建档，庞大的信息资料建成档案后需要管理，信息技术则是管理工作的首选。当然，数量过于庞大、种类复杂的档案信息化任务还将面临一系列难题，本文就对此进行分析并解决。

关键词：电力建设项目；档案管理；信息化

1当前电力建设项目档案管理现状

（1）档案管理理念比较陈旧。档案管理工作一直以来都处于我国经济社会发展过程中的重要地位，任何一个行业都要对档案管理加以重视。但是当前有的电力企业在建设项目施工过程中，开展档案管理依旧习惯采用人工管理方式，对各种纸质档案进行收集，而且没有及时进行计算机归档，所以导致很多信息杂乱无章。（2）设施设备条件不足。电力建设项目档案管理过程中，信息化管理是一个必然趋势，当前很多电力建设项目企业在信息化管理方面的投入还不足，例如计算机设备的配备不够充分，对档案管理人员的培训教育工作不到位，导致电力建设项目档案管理过程比较随意，没有掌握先进的计算机技术，对电力建设项目档案管理工作造成很大影响。（3）管理系统不完善。档案管理工作需要严谨的工作态度，但是当前电力建设项目企业档案管理过程中还存在一些问题，比如档案管理标准不规范，工作流程不明确等，这些都会导致档案管理水平降低，严重时还会导致档案缺失，档案内容不完整会对企业的发展带来较大影响。

2电力建设项目档案管理信息化的积极作用

第一，促进企业信息质量的提升。信息化建设在电力建设中的持续深入，能够在单位部门之间建立完善的涵盖了各类档案资料以及公文的多类型文档库，但是因为这个体系与行政在技术或分工上存在一定的差异性，所以会出现细信息不全面或者孤立的问题。基于此，就必须要要加强电力工程中的档案信息化管控。当前我国很多电力施工企业已经实现了自动化的档案信息管理，各部门进行单独负责，一定程度上造成了主管部门无法在想要获取档案信息时完整及时的调取各部门信息，加上各不同应用系统存在差异性，增加了审阅与提取信息的难度。所以在企业中设施统一的额档案管理信息系统，能够促进相关部门及工作人员对完整档案信息的有效及时获取与查询，促进档案管理统一性的增强，对企业管理起到了有力促进作用。第二，企业信息互通的强化。当前很多企业在电力工程建设中，有的部门档案信息资料只由其所在部门单独进行保存，也只提供给所在部门内部进行使用。这种情况会造成无法充分发挥出档案信息为单位领导在决策期间提供的作用与服务，并且也无法促进档案信息资料实现自身使用价值得到最优化利用，无法在单位生产施工中实现档案资源应用价值的发挥。基于此，电力企业通过数字化档案管控体系的建立，能够有效解决上述存在的问题，从而提升整个电力工程档案管理的质量与效率，促进电力工程得到顺利安全的实施，为企业赢得更高的社会、经济效益。

3电力建设项目档案管理信息化策略

3.1完善电子档案管理的软硬件设施建设

随着科技水平的不断提高，信息设备也不断更新换代，公共建设逐渐向自动化发展。实现电子档案管理系统的自动化不仅能提高工作效率，还能保证档案的完整性，提高系统的运算速率，保证临时性文件档案的时效性，提高系统防范计算机病毒的安全指数，可以保证档案的安全性。最大程度上利用计算机技术与网络技术，可以改变一贯的文字形式，采取图形化、图像化技术保存档案信息，实现档案信息的数字化管理。确保档案管理的规范化、程序化，实现档案立卷、归档、借阅、移交制度化。此外，为防止意外事故的发生，制定相关预案手段，配备例如防盗器、防磁声像柜、消防自动报警装置、制冷器等设备防止档案室意外发生，保证了档案数据信息的安全性。

3.2整合档案管理的信息资源

电子档案信息的资源整合对档案管理有重要帮助，因此在对电力建设项目档案信息进行整合中需要以电子信息时代为背景，对整合流程进行不断完善和健全，以起到最大限度发挥电力档案的作用和价值，为电力建设项目企业健康、持续发展奠定基础，具体措施为以下几点：首先，电力建设项目档案管理人员需要加快实现档案管理系统与OA系统之间的对接，通过合理使用OA系统简化转存流程，将各部门之间产生的信息资料直接转入档案管理系统中来。其次，在管理过程中需要结合不同项目的特点，拓展管理观念，从而便于对非网环境下所产生的数据进行处理和收集，然后完成数据和资料的传输，有效保障电力档案数据的真实性、有效性和完整性。最后，对于一些视频、图片、音频等文件重点保存，避免出现新丢失现象，对于一些到期的合同、资料等，在销毁时需要做好相关记录。

3.3完善项目管理性文件整理及归档

项目管理文件包括资金管理文件、质量监督文件、物资管理文件以及会议纪要及报表文件。资金管理文件包括贷款合同、资金计划、执行概算及工程量计算与支付这四个子类，由于其文件形成特点，应按阶段以报审单、工程联系单与工程量结算单为顺序组卷，及时对项目投资产生的资金管理文件和控制文件收集整理，确保文件齐全完整；质量监督文件包括预检文件（阶段检查文件）、监督检查文件及与质量监督站相关的通知及会议汇报汇总材料，根据质量监督站的工作性质，文件编号无法按机组分类，应分阶段按问题分类由建设单位收集整理组卷，确保归档文件齐全完整；物资管理文件包括物资台账、设备开箱、进口设备、设备催交及索赔文件这五个子类，其中进出口设备文件需对进口设备相关海关及报关检验文件进行收集，由于海关及报关检验文件原件由海关部门保存的特殊性，依据DL/T241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》按6.4.1条规定，应由海关部门提供复印件并在复印件上加盖公章后予以及时归档，确保进口设备齐全完整，另外，设备催交文件按问题分类，主要归档范围为涉及催交费用和设备质量问题的文件，与事务性催交文件分别收集整理归档，以确保文件齐全完整；会议纪要及报表文件根据其形成责任单位按来源分类，由建设单位将本单位相关会议纪要及报表文件进行收集整理并归档，监理单位组织会议形成的会议纪要文件区别于建设单位，归入监理文件类目。项目竣工验收文件归档范围包括竣工交接与验收文件、工程总结文件、竣工决算与审计文件、达标考核与工程创优文件及竣工图。其中验收文件包括消防、建设项目职业卫生、劳动保障、建设项目安全设施竣工、环境保护和水土保持这六个专项验收、项目竣工验收签证文件以及项目档案专项验收形成的档案验收申报材料、验收申请表以及验收意见，依据国家档案局和国家发改委联合发布的档发[2006]2号文件《重大建设项目档案验收办法》结合文件形成的责任单位分阶段按来源收集整理并及时归档，并按“一事一卷”原则组卷，确保文件的有机联系，利于建立索引便于检索及档案利用；项目竣工决算文件由建设单位编制，整理并归档，与施工单位编制的竣工结算文件及监理单位对施工单位竣工结算审核提交的竣工结算监理审核报告按来源分别组卷。

4结束语

总之，建设与完善信息化电子建设项目档案管理已成为企业更好更快发展的重要举措。不过，电子档案管理建设也是一个长期的、漫长的过程，对电子档案信息化建设要有总体规划与理性思考。抓住机遇，迎接挑战，把电子档案信息化建设落到实处，使之能更好地为企业发展服务。

参考文献

[1]董红岩.火电建设项目档案管理新标准研究[D].华北电力大学,2014.

[2]刘超,韩宗川,孙震,王雪莉.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务,2018,20:87.

[3]林彤.电力建设项目档案管理实践[J].电力勘测设计,2017,05:77-80.