提升档案管理水平提高服务质量

提升档案管理水平提高服务质量

王英

（齐齐哈尔工程学院，161000）

档案是对历史的真实记录，也是对未来的指引，不同时期，都在以不同形式记录着社会的发展过程，人们也在漫长的历史记录中，寻找和借鉴着适合时代的发展之路。

档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理可以称得上是功在当代，利在千秋。

档案管理，其基本工作是对材料的收集、整理、分类、组卷装订、保管等工作。档案材料不是工作人员编写出来的，是通过长时间基本工作过程中，逐渐收集起来的。档案材料必须真实，材料的整理过程，也要根据材料可利用程度，进行分类，通过对材料的筛选、甄别，将有保存价值的材料，跟据适用范围及性质，进行分类，编目，组卷装订，建立索引。档案保管工作，也是档案管理工作重要组成部分。档案室的设置标准、日常管理、安全性等方面，都要有严格要求。档案管理工作的另一个重要方面，就是表现在档案利用方面。其实在我们日常生活工作中，在很多方面都利用到了档案，只是我们在没有材料规范化管理之前，他还不是正式的档案，只是一些协助我们处理事务的材料，当我们某项工作结束，或一项工作的阶段性总结后，我们才会把相应的材料，进行整理分类，形成归档的初步材料。

档案作为历史发展的文化遗产之一，人们也在不断探索对其的管理工作，无论是远古的甲骨、金石、简版、缣帛，还是到近代的纸质档案，人们可以直接在不同的载体上记录信息，并可不借助任何中介直接阅读、理解档案中的信息。

随着社会的发展与科技的进步，大数据时候的到来，各种现代化管理模式的出现，导致纸质文件材料的使用明显降低，甚至好多单位部门都提出无纸化办公，因此，传统的管理模式已经不能满足管理需要了。存储空间的限制、人工查阅调卷的速度，资料的复印等耗材，人工传送的成本及时效，不仅造成很多浪费，还影响了档案利用的效率。为了更好的适应现代化办公等需要，提高档案管理水平，提升服务质量，我们引入了电子档案。

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案的存储介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，这样，电子档案文件既可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间。

在现代档案管理中，合理采用电子档案的管理模式，能够给管理工作带来很多便利之处，提升档案管理水平。首先，电子档案最大的特点是节省存储空间。我们知道，计算机有强大的存储功能，再加上大数据时候，网络存储空间，更是超越我们的想像，数字信息资源可以源源不断的上传到网络。其次，电子档案具有查找的便捷性。电子档案，通过档案管理软件，严格按照档案管理要求，进行索引、分类、装订、组卷，借助设备的查询功能，实现快速查找。再有，电子档案具有传递快捷的优势。利用网络传输功能，能够快速实现材料的传送。不仅节约成本，节省人力物力，最重要的是提高了工作效率。总之，电子档案的出现，节省了空间资源、节约了管理成本，大大提高了工作效率。是档案管理的重要组成部分，是适合现在化管理的重要手段，也是提高档案利用与服务的重要方法。

参考文献

[1]贾媛媛.浅谈如何做好档案安全与保密工作[J].办公室业务.2019（1）：81

[2]梅雪娟.浅谈现代档案管理工作的特点及其发展趋势[J].东方藏品.2017(3):208.