档案管理在企业内部控制中的应用

档案管理在企业内部控制中的应用

刘晶

牡丹江金钢钻碳化硼有限公司黑龙江省牡丹江市157009

摘要：近年来，我国市场经济一片繁荣，各行业发展非常迅速的同时，很多企业应运而生。档案管理与企业内部控制关系密切。加强档案管理有助于证明合法合规、完善监督控制、提升信息质量、加强信息交流；强化企业内部控制要求重视档案管理工作、规范档案管理工作、优化档案管理模式。

关键词：档案管理；企业内部控制；应用

引言

随着我国快速进入科学技术现代化发展阶段，我国整体经济发展非常迅速，离不开各行业的大力支持。近年来，我国各企业开始逐步开展内部控制工作，以加强和规范企业内部风险控制，提高企业经营管理水平和风险防范能力，促进企业可持续发展，维护企业经营秩序和保障职工合法权利。所谓内部控制，是企业合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略的过程，而这种信息的真实完整很大程度上依赖于完善的档案管理工作。

1建立与实施档案内部控制规范应遵循的原则

（一）统一领导、分级管理。企业应遵循合法性原则，认真宣传、贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策，根据相关法律、法规，紧密结合企业自身的工作实际，建立与实施符合法律、法规的规定和监管要求的内部控制规范，建立、健全档案工作的档案组织体系。（二）统筹规划、同步实施。企业档案工作必须服从于企业的总体规划和战略，在设计企业内控体系时就同步考虑档案管理体系的建立与实施，梳理细化档案工作流程，查找风险点、关键点，并通过建立制度来固化管控。（三）高层重视、全员有责。企业管理层应充分认识到企业档案在内部控制中的凭证和参考作用，企业应当遵循全面性原则，建立与实施的内部控制规范在企业管理层次上要覆盖企业治理层、管理层和全体员工，在管理对象上应当覆盖企业各项业务和管理活动。（四）前端控制、全程管理。档案管理是统一的系统过程，必须要从档案产生的前端介入，把规矩立在前面，从加强规范化管理入手，对档案形成整个过程的管理提出全面的、系统的控制要求。

2建立与实施企业内部控制规范的目的

基本目的就在于从制度上保证经济活动的正常运转，强化企业会计控制规范，从加强会计档案的可靠性、真实性入手，保护资产的安全、完整和有效运营，提高经济核算的正确性、可靠性，推动与考核企业所属相关单位贯彻执行各项方针、政策，考核评价企业的经济效益，提高企业的经营管理水平。

3档案管理对企业内部控制的促进

3.1证明合法合规

档案管理是证明企业内部控制活动合法合规运营的前提条件。企业档案保存了企业依据法律法规开展各种业务活动的原始记录，具有不可替代的法律凭证价值。不重视企业档案的证明作用，将给企业带来未可知的损失。例如，《乌兹别克斯坦劳动法典》提出工伤事故发生时,国家安全生产和劳动保护行政机关的代表有权要求企业提供交通工具到事故发生现场调查取证,要求企业及时提供各种文件,如果企业不能运用企业档案证明自身内部活动的合法合规性,工伤事故调查结论肯定不利于企业,就有可能失去维护企业在工伤事故调查处理中的合法权益。

3.2记录参考作用

记录企业质量管理和内部控制的档案记载了企业业务体系运行的过程及其结果；证明了所做的工作能否满足技术要求、合同要求和法规要求，以及内部控制是否达到预期的有效性；同时档案是进行追溯的主要依据，是总结管理经验并采取纠正措施，以及对内部控制活动进行分析、评价、验证的主要资料，对企业进一步的内部控制活动提供参考。档案管理业务活动应当为企业提供可供利用的信息，企业内部控制过程中所形成的重要的记录、文件都应移交给档案室，以便档案管理部门能全面掌握内部控制运行的情况。同时档案管理部门可依据内部控制形成的档案信息，对照指引要求，对企业内部控制的执行过程开展内部风险审核评价，履行开发利用档案信息的职责，为企业各级管理层决策提供参考意见。

4档案管理在企业内部控制中的应用

4.1基于报告目标

档案管理能够提升企业内部控制所需信息的质量。如何进行档案管理才能够提高信息质量，确保报告目标的实现？第一，建立可靠的档案信息系统，提供可靠信息支撑。信息的可靠程度在于其完整性和真实性，因此档案信息系统一方面要全面、完整覆盖现有的企业信息流，不断归档最新信息；另一方面要对系统内部的档案进行科学鉴定，保证信息的真实性。第二，建立有效的档案信息管理系统，解决档案在传递过程中的受阻问题，完成跨地区、跨部门甚至跨公司实时信息的整合，推动信息的及时传递共享。

4.2提升管理水平

从内部控制的质量管理角度，强调了ISO9000质量体系标准与档案管理的关系，并从质量管理和档案管理对档案工作要求的区别出发，指出企业档案管理应该进一步融会贯通ISO9000质量管理的精神实质，提高档案管理的水平，使企业的档案工作具有实现企业内部控制目标的针对性，发挥更大的价值。企业的内部控制的问责制度和透明度作为内部控制的主要目标，很大程度上取决于业务档案管理的可靠性和准确性，这要求企业进一步提高档案管理的质量和水平。

4.3提高人员参与意识，加强团队合作

档案管理在企业内部控制过程中的地位非常重要，而一个企业的档案意识则直接影响到档案管理水平的高低。因此，要实现档案管理在企业内部控制过程中的积极意义，必须从整体上提高企业的档案意识。首先，对于企业管理层而言，要充分认识到档案在企业内部控制中所起的关键性作用。由于企业档案的形成、产生和最终归宿均在企业内部，对外无明显产品特性，所以往往容易被管理者忽视。但是随着企业内控的发展，档案在其过程中的参考和凭证作用越来越显著，档案管理在企业活动中的重要性也日益凸显，管理层的重视将更有利于档案工作的有序开展。其次，对于档案管理人员而言，其对档案现象的认知水平，是决定企业档案管理水平的重要因素。因此要加强档案管理人员对档案工作内容和档案工作相关领域内容的认识，提升档案管理思想，学习现代企业制度和相关档案管理知识，理解其职能在内部控制过程中的作用，从而在日常的档案管理工作中完成好其分内职责，并促使档案工作促进并支持企业内部控制的有效进行。最后，对于其他业务部门的工作人员而言，也要具备档案意识，而这主要依靠档案人员向企业员工进行宣讲来实现。要使业务部门的工作人员认识到档案是其各项行为活动的原始记录，档案管理与其职能活动的开展以及内部控制工作的进行都是紧密相关的。提高业务部门工作人员的档案意识，有助于推进档案管理与企业职能活动的同步运行，实现文档一体化或企业信息一体化管理，从而促进档案管理各个环节在企业内控体系中顺利开展。

结语

综上，档案管理与企业内部控制的关系密切，强化档案管理能够在一定程度上推动企业内部控制的发展，反之亦然，两者是相互促进、良性互动的关系。

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