浅谈档案管理中保密工作的问题及措施

浅谈档案管理中保密工作的问题及措施

张晓瑞

黑龙江省水利水电勘测设计研究院黑龙江哈尔滨150000

摘要：在市场经济不断开放的今天，档案内的信息对企业和国家的未来有着重要性的影响。恰当地利用档案并保护好档案可以给整个社会造福，而在管理中出现意外，将会给某个行业甚至是国家的发展带来灾难性危害。我们应该提高对档案管理认知程度，加大对档案管理工作的规范力度，让档案处于更加安全、更加便于利用的位置。档案管理是一项比较繁琐的工作，需要管理人员真心投入，并在我国的法律法规允许的范围内开展工作，对违背法律法规的行为有权利制止，已达到保护档案信息的目的。档案中的信息是企业发展的软资源，对其未来的发展有一定的影响，因此，深入研究档案管理工作的保密性和利用效率变得十分必要。

关键词：档案管理；保密工作；问题；措施

一、档案管理过程中开展保密工作的重要性

涉密档案是国家机密的关键部分，保守国家机密是档案管理部门和人员必须承担的责任和义务。国家档案内容涉及了国家军事、政治、经济等多方面的机密事项，一旦泄漏将直接危机到党和国家的根本利益。档案的保密不是永久性的，只是在特殊时期对一部分档案的阅读和利用给予一定的限制，档案管理的最终目的是为了充分合理地利用。但是，如果一些在利用过程中应该给予保密的档案一旦开放便会形成严重的泄密事件，并且给国家和社会以及人民带来严重损失。另外，档案工作具有一定的机要保密性，应该根据实际情况进行客观地分析。如果一味的强调其具有机要性，而将档案管理整体都视为机要性工作是错误的，但否定机要性，而一味强调档案管理的保密工作也是不对的。在档案管理、利用过程中，必须要严格按照国家的保密法规、法律和行业的相关制度进行，准确地把握档案保密与开放之间的关系，从而促进档案内容安全合理地开发和利用，更好地服务与国家和社会各项事业。

二、档案保密工作中遇到的问题

1、保密档案管理中信息管理意识有待加强

档案管理工作中最主要的内容是档案信息的管理利用以及对于相关信息的保密工作。有些单位对自身档案的信息管理保密意识不强，有些领导比较轻视档案管理工作，觉得档案管理工作是无关紧要的事情，就是收集资料，保管资料，不是重点工作，档案只要有专人负责，在档案室存放好，查阅档案时能尽快找到就行了。部分档案管理人员保密管理意识淡薄，对档案资料的保密规定及要求不够明确，档案保存过程中密件与非密件鱼目混珠，不能分开立卷，对密件没有足够的重视，致使处于保存中的档案资料严重丢失甚至内容泄露。

2、保密档案管理中不严格执行保密制度

国家秘密关乎国家安全和利益，党中央对保密工作高度重视，先后颁布了《中华人民共和国保守国家秘密法》《国家秘密设备、产品的保密管理规定》等，对保密机构的建设和职能配置、国家机关工作人员的保密职责等都作出了严格规定。但是仍有个别单位和档案管理人员对档案保密工作心存侥幸，重视不够，没有严格按照《档案法》和《保密法》的要求，制定切实可行的档案保密规章制度，导致档案管理工作无章可依。虽然有些单位有明确的规章制度要求，但没有相应的监督检查措施，往往是纸上谈兵，执行落实不利，没有形成严格规范的保密制度，可操作性不强。

3、档案保密管理技术手段低存在泄密隐患

随着信息化的发展和电子政务的建设和应用，档案管理也进入了电子信息模式，国家秘密的运行方式和存在形式发生了巨大变化，档案资料的载体形式更加多样化和数字化，电子档案的保密管理对于技术手段的要求提高。然而目前，档案保密方面的防窃取技术还没有得到广泛应用，在复印机、一体机等办公自动化设备和移动存储、移动通信以及互联网等设备使用上，如果工作人员稍疏忽大意，就会给档案资料的安全性带来隐患，成为泄密根源。其次，现在有些单位片面强调新闻宣传工作，对挂到网上的信息内容疏于审核，有时将一些敏感信息或内部资料在网上发布，不当使用无线网络、移动介质，使泄密事件时有发生，给党和国家的安全造成较大的损失。

三、解决保密工作突出问题的对策

1、建立健全的档案保密管理制度

要想做好档案的保密工作，领导人员应该给予高度重视，积极推动完善档案管理机制的工作，建立健全的档案管理制度。单独建立存放档案的库房，将档案合理有序的进行存放，并写明标签，便于日后查找。在存放档案时，尽量不要将档案存放在容易丢失档案的较低楼层，而应该将档案存放在二楼以上，并且对一楼的门窗进行加固围栏处理，以保障档案的安全。

对于一些机密文件，应该单独存放，并及时跟进档案保密期限。根据档案的机密程度和时间的推移，对档案进行相应的升高密级、降低密级、解密等等的处理。对于一些失去保密必要的文件应该及时整理出来，重新存放并做好标记和记录。在进行这些管理程序的过程中，应该全程都有两个以上的工作人员共同完成，以实现互相监督的目的，在档案所在的楼层，应该安装全方位的监控装置，以便日后进行相关调查。

2、提高档案管理人员业务水平

各单位应该经常组织专门人员进行档案管理工作的培训，增强档案管理人员对于档案的保密意识，提高管理水平。对于管理人员，应该加强保密法制教育，特别是对领导人员，应该充分认识到档案保密工作的重要性、艰难性、繁琐性，从而加大力度推广档案管理工作和保密工作。通过对管理人员不断进行相关的法制教育，大力提高其法律意识和对档案保密工作的责任意识。在具体的培训工作中，应该加强管理人员的专业性培养，使参加培训的每一位管理人员都能够独立掌握档案管理和保密工作的核心思想和主要操作技能。

3、建立责任制管理机制

在档案保密管理工作中，应该将所有的保密工作落实到个人身上。在领导的统一指挥下，每一个员工都有自己负责的一部分工作内容，加强保密工作人员的责任感。在日常的档案保密工作中，实行严格的奖惩制度，对于因为自己工作失误造成严重影响的工作人员及其直接领导应该负有主要责任；对于在工作中表现优异的工作人员因给予其一定的物质奖励。通过一系列的措施提高档案保密管理人员的工作积极性，全力发挥每一个工作人员的潜能，进而确保将档案的保密工作做好。

4、加强监督管理工作

在大力宣传相关法律法规的同时，应该坚决严格执行。对于有违反档案保密法规的行为和人员，应该给予严厉打击，依法进行相应的法律制裁。在日常工作中，应该加大工作人员的监督管理工作，对于有违法动机的人员，应该对其提出严正警告。工作人员应该不断提高对档案保密工作的警惕性和敏感性，随时发现并避免保密工作被一些动机不良的人员所破坏，以保证档案在其整个生命周期中能一直发挥其应有的利用价值。

结束语

新时期对档案信息的保密工作要求更高，习近平总书记指出“没有网络安全，就没有国家安全”，作为网信战线的档案工作者，要严格恪守自己的职业道德，遵守各项规章制度，增强档案保密工作的使命感和责任感，站在国家安全的高度，做好档案保密管理工作。要不断加强学习，努力提高自身综合能力，紧跟时代的要求，积极探索档案现代管理模式，增强安全保密意识，不断提高档案保密工作管理水平。

参考文献：

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[3]邵永慧.浅谈行政事业单位财务会计管理中存在的问题与对策[J]-中国乡镇企业会计2012（3）.

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