招标代理工作质量控制颜廷蓉

招标代理工作质量控制颜廷蓉

颜廷蓉

江苏宏润建设项目管理咨询有限公司江苏淮安223001

摘要：随着我国经济形势的不断发展，社会市场竞争日益激烈，招标代理工作对公司的生存发展起到了重要的影响作用。要重视分析招标代理工作的关键环节，研究其中的质量控制要点。本文旨在研究招标代理工作的质量控制方法和要点，进一步提升其行业水准。

关键词：招标代理；工作；质量

1招标代理特点

1.1周期短，强度较大

一般来说，从招标到选中中标人，过程所消耗的时间不超过三个月。在此期间代理人要完成申请、审查、文件编制、审查等许多工作，而且很多工作也要求在规定的时间去完成，这导致期间的工作量以及工作强度都非常大。

1.2要求质量高，担负责任大

在招标过程中，即使出现很小的差错都可能导致严重的后果，进而导致招标的失败。为保证招标严肃性，工作人员要用高标准来要求自己，从而保证招标过程顺利进行下去。

1.3过程复杂，机械工作多

随着制度的不断完善，招标的审批也逐渐制度化和程序化。代理人要根据具体规定，完成几十个流程，并且众多工作都属于重复性强、比较机械的工作。

2招标代理过程的质量控制措施

2.1项目招标准备阶段的质量控制

2.1.1接受委托及发布公告

在签订委托合同时，需要注意辨别招标人的资格，避免出现招标人并不具备相关法律规定的招标能力，而进行假委托的问题。因此应先全面收集该工程的各项信息，如项目的性质、审批文件、申请手续等，再进行进一步判断。最后在国家规定的报刊、信息网络等媒体中发布招标公告。

2.1.2合理选择投标人

全面了解投标人的各项能力，包括经济能力、技术能力、相关经验等。将不符合条件及资历的投标人排除后，选择较为理想的投标人，为中标提供良好的条件。资格预审的工作完成后，业主需要公布所有资格预审申请人的审核结果，及时以书面形式通知通过资格审核的公司，并对该类公司进行投标邀请。

2.1.3招标文件

在制作招标文件时，应注意招标文件内容的全面性，包括投标邀请书、投标人须知、评标办法、工程量清单、技术标准及要求、合同条款及格式、图纸、投标文件格式等各个部分。招标文件制作完毕后，即开始将该文件发售于通过资格审核的各个招标人，并做好相应的解释工作。文件发售时间应超过5个工作日，而法律规定必须进行招标的工程项目，则从发出招标文件到投标人编制好投标文件并提交，应超过20天，避免出现时间错误[1]。

2.1.4现场勘查及答疑

招标人需要先确定时间，组织投标人进行现场勘察，使之投标人对工程项目的现场情况更加了解，对于制作投标书有着重要的意义。如果投标人对工程情况有疑问，应以书面的形式提出来，招标人应认真解答，答疑的文件也将作为解释性文件，送达政府采购监督机构进行备案，其具有一定的法律效力。

2.2实施阶段的质量控制

2.2.1召开标会及评标

根据招标文件的规定召开标会，包括召开时间、会场、相关程序、合理的方式等。在标会完毕后，即开始进行组织专家进行评标。先在专家库中随机选取专家名单，为了保障时间的紧凑性，该项工作应比开标提前2天左右，抽取名单的人员需要对结果进行保密措施，最后通知评标专家，该类专家也需要遵守保密原则。在评标的过程中，需要严格根据招标文件的规定进行。如果招标文件对于某些评审标准没有明确的规定，则不能予以采纳。

2.2.2评标报告及中标通知

评标工作完毕后，评标委员会一般会选择3个左右的投标人作为中标的候选人，如果排名在榜首的投标人由于各种因素放弃了资格、无法完成合同、未及时缴纳保证金等，则排名第二的投标人即可以取而代之。在确定中标人之后，需要及时公布该结果，公示时间为5天，如果没有出现异议，就可以发出中标通知书并通知其他投标人。

3风险控制措施

招标工作涉及到的人员及单位包括投标人、招标人及招标代理机构，三者的目标均有不同，而且利益出发点有着本质的区别，该情况也直接决定了三者之间存在的较多的矛盾。招标工作也会由于该类矛盾在各个环节上出现各种类型的风险，因此需要采取各种控制措施，降低风险，具体有以下几点措施：

3.1建立管理数据库

某些投标人为了达到中标的目的，会伪造资历、虚构业绩状况等，为了自身利益而损害了招标人的信用，造成信用风险。应先全面收集投标人各项信息，包括信用、资历、各项经营活动等，按照不同的类别制作成系统的信息库，最终形成其企业信用档案，并及时更新信息及数据。如果投标人有造假行为，及时将情况录入该信息系统，在以后的投标的工作中即可以查到该投标人的信用状态，根据情况处理投标资格[3]。

3.2全程参与

招标活动从本质上讲，属于采购形式，该活动进行的过程是招标代理机构与招标人全面配合的过程。招标代理机构不仅仅需要干预招标活动，而且需要参与整个采购活动的全过程，在后期的各项工作则需要招标代理人与招标机构相互配合，共同把握，包括合同谈判、细节商讨、签订合同、执行合同、政策细节等。由于招标人的身份不同，属于各种不同的行业或者部门，对于商务的细节了解程度参差不齐，因此招标代理机构需要发挥专业性，全面指导招标人履行合同，并顺利完成采购的各项事宜。

3.3加强法规学习

由于招标工作涵盖的内容极为丰富，涉及到的人员及单位较多，上一级的管理部门也较多，对其进行约束的法律法规也较为繁多，而各种法律都会根据时代的发展，形势的变化而有所变动或者更新。为了更好的把握各种法律法规，制定相关的风险控制措施，以应对招标工作中不断变化的情况，因此需要定期组织招标工作的各个人员积极学习各项法规，及时更新所掌握的政策及法律知识，保障招标工作的合法性。

3.4强化人员责任意识

招标工作较为繁琐，且细节工作较多，需要各个部门的参与人员具有高度的责任心、足够的耐心及细心，才能保障该项工作的质量。投标人需要认真根据招标文件的规定制定投标文件，对于各种报价进行认真核查，避免出现混淆报价、文件正本出现没有逐页小签、招标活动迟到等问题。招标代理机构的人员在进行各项工作时，需要多加用心思考，尽量做好计划及各线准备工作，防止出现意外情况而来不及处理，如将工作的时间收紧，放出提前量，避免出现招标公告发布时间误差问题等。

3.5风险预测

招标代理机构的人员需要加强学习，提高自身水平，先对各项商务条款进行鉴别，确认完全符合法律法规的要求，并适应于招标工程的情况，再与招标人共同协商决定各项技术条款。还需要准确识别其中的风险项目或者存在漏洞的条款，及时提出来进行修改，对风险进行预测，并作出相应的规避措施，有效的降低风险出现的概率。

结束语：为确保招标代理行业有序发展、良性竞争，必须认真做好招标代理的质量控制工作，必须不断实践与改进，必须强化内部管理，提高人员素质，才能越过单纯的“程序”层面，才能得到业界进一步肯定。

参考文献：

[1]岳建鹏，黄启华.基于招标代理工作质量控制的分析[J].群文天地，2013（12）.

[2]陈亮.浅谈工程招标代理工作中的重要原则及质量控制要点的分析与探讨[J].城市建设理论研究：电子版，2014（21）.

[3]张孔雄；浅谈建筑工程招投标管理工作[J]；科技信息；2010年12期