施工企业合同管理有效措施分析

施工企业合同管理有效措施分析

曾锦煌

广州闻知工程造价咨询有限公司

摘要：工程合同是施工企业与业主方进行工程造价结算的法律文件，它关系到施工企业完成施工任务后能否及时结算回收成本，实现经济收益。

对合同进行有效管理，是保证施工企业正常经营的重要管理措施之一。施工企业要严格按照合同进行施工，才能依法保障企业的应得收益。本文结合笔者工作实践，对施工企业合同管理存在问题进行分析，提出了有效的管理措施。

关键词：合同管理；问题；有效措施；施工企业

前言

现代建筑企业管理体系中，合同管理是一项重要的管理内容之一，其以法律的角度，明确了企业承担和经营责任的同时，也确定了其应有的权益。建筑企业所有的经营活动，都建立在工程合同的基础之上。

如工程中标后，施工企业要与业主签订施工承包合同外，还要签定与施工有关的各种合同，如与劳务公司签订的劳务分包合同、材料供应商签定的供货合同等，以保证工程顺利施工。签订合同后，签订双方均按合同要求履行相应的权利和责任。因此，施工企业应必须做好合同管理工作，对合同管理容易出现问题的环节，制定相应的防控措施，确保企业在承担相应的责任的同时，获得应得利润，实现企业可持续发展。

一、建筑施工企业合同管理方面存在不足

总结过往经验，发现个别施工企业对工程合同签订和管理的重视程度不够，忽略了对合同管理的监督和落实，导致企业遭受损失。主要不足表现在：

1、合同签订阶段

合同签订阶段的问题与不足，常见的有：

（1）合同签定主体不当。

法律规定，签订工程合同的双方，均要具备企业法人资格以及经建设主管部门核准的资质等级，能够独立对外承担民事责任。但实际经营当中，个别企业，为降低经营成本，与不具备资质或没有法人资格的承揽方签订合同，结果为工程质量或不按时完工埋下隐患，造成施工企业经营风险。

（2）合同文字不严谨。

双方在依法订立有效合同后，合同条文和文字应准确明晰严谨、完备，符合法律规定，否则容易产生纠纷。

（3）合同条款不完整。

工程合同内容涉及广、条款多，编制过程中容易出现遗漏，如有的合同中没有明确违约责任或违约责任不清楚，会为企业带来经营风险。

（4）只有从合同而没有主合同。

主合同是指能够独立存在的合同，如建筑工程总承包合同等。从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同，如建筑工程分包合同及保证合同、抵押合同等。没有主合同的从合同是没有根据的合同。

（5）违反法律法规签订无效合同。

建筑工程中，不少承、发包双方，由于法律意识淡薄，不按《建设工程施工合同示范文本》以及工程项目和自身的具体情况做逐条分析和认真订立，或订立的合同很不规范，甚至签订违反法律、行政法规的强制性规定的无效合同，得不到法律保护。

2、合同履约阶段的问题

（1）合同发生变更后没有进行相应的跟进工程在履约施工过程中，经常会发生合同变更，但个别企业合同管理人员，并没有及进跟进工程变更工作，导致企业出现损失。

（2）没有发出应当发出的书函（会议纪要）。在履约过程中及时地发出必要的书函，是合同动态管理的需要，是履约的一种手段，施工企业通常都不够重视。

（3）没有及时办理签证确认。履约过程中的签证是一种正常行为。但有些建筑公司的现场管理人员对此并不重视，当发生纠纷时，也因无法举证而败诉。

（4）法律诉讼超过了诉讼时效。建筑行业被拖欠工程款的情况相当严重，有些拖欠没有及时诉诸法律，当起诉时才发现已超过了两年的诉讼时效，无法挽回损失。

（5）没有行使应当行使的权力。《合同法》赋予了合同当事人抗辩权，但大多数建筑公司不会行使。

（6）没有充分重视证据（资料）的法律效力。有效的证据是：原件、与事实有关、有盖章和（或）签名、有明确内容、未超过期限的。

二、施工企业合同管理问题解决措施

1、严格按照有关法规签订合同

（1）建立合同管理制度。

企业应设立专业合同管理部门，安排专人负责合同管理工作，参与合同制定的人员包括企业主管领导、总经理、总工程师、经营部、质管部、财务部、项目部等，共同协作，提高合同管理专业水平。例如广州某建筑工程公司，为对合同进行有效管理，分别制定了一系列合同管理制度，如《JS-05SW-01-2017工程总包合同管理制度》、《JS-05SW-02-2017分包管理制度》等，制度明确了企业各职能部门在合同管理中的责任，为合同履行进行了制度上安排。

（2）严加管控合同签订工作流程。

合同订立的形式和内容要符合有关法规，各项资料手续必须完备，合同文本内容必须规范、严谨，条例文字要准确、清楚；明确交货和结算的方式、检验方法；违约责任及违约金计算的方法和确认等；

（3）施工合同备案管理。

施工合同签订后，合同管理部门必须进行备案，并与项目对接。

对完成备案手续的合同，管理部门建立合同管理台帐，对工程施工进度进行动态监控，同步对合同管理信息进行更新，确保合同备案工作程序严谨、内容全面、管理规范，合同动态信息清楚，提升合同管理水平。

2、对合同进行动态监控，确保合同有效履行

要有效管理合同，不能仅仅某个部门对合同资料进行静态合同文本的管理，而且多个部门能力合作，对合同进行全面、动态管理。把强化合同管理风险防范意识，落实到合同洽谈、签订、履行等环节中。

做好合同履行工作。随了认真执行双方签订的合同文本外，还需要妥善保管各种书面原始证据，特别是履行合同期间产生的各种签证、竣工验收证明、结算书等，办理各种手续时的原件必须备案登记，防止日后出现纠纷时因证据不足而让企业受到损失。

合同双方，只有认真履行合同，方可确保工程按时完成交付使用，双方合法利益才能实现。

3、施工企业合同管理中应注意做好以下事项

（1）要做好合同交底工作，把合同规定的责任进行分解落实。根据合同条款，制定工程施工的质量、进度、投资、安全等目标工作流程图，对针对各目标做好相应的事前、事中及事后控制工作。认真分析合同文本，对在合同履行时容易出现的薄弱环节，要提前做好风险防控措施；

（2）建立健全合同管理日常机制，合同管理部门和人员，要及时负责收集各种合同资料以及工程资料，进行整理，建立合同目录、编码和档案，此外，还要与其它部门紧密联系协调，使到合同管理工作程序化、规范化；

（3）提高合同管理质量和履约率，项目施工期间，合同管理人员要经常检查合同履行情况，如发现合同执行过程中存在的问题，应及时处理，按照法律法规和合同约定进行解决，提高合同管理质量和履约率。

三、施工企业合同管理案例分析

某建筑公司承建一酒店工程，因投资方资金未到位而中止，被拖欠工程款和损失费达600多万元。经半年协商无效后，施工企业向法院起诉，诉讼时间一年，经两审判决后胜诉，获得了应得的工程款和经济损失赔偿费。总结其原因，是因为施工企业重视合同管理，合同签订时条款比较合严密、完备，合法合规，合同管理措施到位，各项要求资料齐全，成为胜诉的关键。

新“合同法”规定不能采用工程留置权。施工企业在合同签订时，为避免出现拖欠工程款，必须设定具有偿还能力的“保证人”或设定有效的“抵押”手段等，此外，要对合同履约期间容易出现的问题在合同设定并加以设防，一旦出现纠纷导致诉讼时，设定协议管辖条款，由原告方所在地法院受理，提高胜诉可能性。

四、结束语

施工企业做好合同管理工作，确保合同履行到位，对合同的履行实行全程、动态管理，实时监控合同履行的各个环节，并及时跟进合同履行期间出现的各种问题和风险，做好有关防范措施，维护企业自身的合法权益，提高企业核心竞争力。

参考文献

[1]潘军锋，建设工程施工合同案件审判疑难问题研究，法律适用，2014，07

[2]李明哲，建筑工程项目合同管理中存在的问题和对策，中华建设，2013（8）