基于社交媒体的档案信息服务研究

基于社交媒体的档案信息服务研究

王达军

浙江省绍兴市上虞区档案馆浙江绍兴312300

摘要：档案部门作为传统的服务行业，在与社交媒体的现代化相适应的同时，不可避免地暴露出一些瓶颈，制约着档案服务的进一步发展。社交媒体产生的信息纷繁复杂、自由度较高，如何保证信息资源质量，最大程度的发挥社交媒体的积极性，规范使用社交媒体，成为我们当下研究的重要课题。找准档案信息服务与社交媒体技术优势的结合点，探索出挡案馆与社交媒体及公众相互交流的新模式，化档案信息充分離入公众生活，为信息服务的飞跃提供更大的空间。基于此本文分析了社交媒体的档案信息服务。

关键词：社交媒体；档案信息；服务

1、社交媒体及其优势

“社交媒体”这一概念是由安东尼•梅菲尔德（AntonyMayfield）在2007年所著的《什么是社会化媒体》（whatissocialmedia）一书中首次提出，之后广为全球社会所认同和广泛应用。社交媒体又称社会化媒体，是通过撰写、发布、评论、讨论、沟通等行为，以分享和交换信息、观点及经验的平台和技术，是一种给予用户极大参与空间的新型在线互动式媒体，其特点是参与、公开、分享、交流、对话、社区化、连通性。社交媒体在移动互联网条件下得到超常规的跨越式发展，可以说已经日益融入到人们的生活和工作之中，发挥出不可估量的巨大作用。

当前社交媒体占据着人们日常大量的碎片化时间，已经成为人们日常获取信息的主要渠道之一，这与社交媒体自身所具有的优势特征息息相关。从总体上来看，社交媒体的主要优势特征有开放性、分享性、互动性、即时性、融合性等等。具体来说，一是社交媒体能够24小时全天候开放运行，信息传播能够突破时空制约。二是社交媒体突出强化社交分享功能，能够方便快捷地将有关信息分享给特定或非特定人群。三是社交媒体具有强大的互动功能，能够通过人工或自动回复等方式与受众进行交流互动。四是社交媒体能够随时随地即时发布信息，使受众有身临其境的现场感。五是社交媒体具有多媒体融合功能，能够将文字、图像、音频和视频等信息整合在一起，有效增强信息传播的吸引性和感染力。正是基于上述主要优势特征，社交媒体在当前社会信息服务领域具有不可估量的重要价值，档案信息服务作为全社会信息服务的重要组成部分，毫无疑问，也要高度重视社交媒体的创新应用。

2、社交媒体的档案信息服务存在的问题

第一，社交媒体应用广度有限。主要表现为综合档案馆对社交媒体平台拓展不足、利用社交媒体平台开展档案服务的综合档案馆数量十分有限，以及不同社交媒体平台之间缺乏融合性。第二，社交媒体应用深度欠缺。主要存在建设流于形式、服务缺少互动以及内容过于“单薄”等问题。第三，社交媒体应用发展不平衡。主要表现为地区发展不平衡以及不同社交媒体平台的应用发展不平衡。上述不足的原因主要体现在：社交媒体服务意识淡薄、我国档案行政体质的制约、社交媒体管理机制不健全以及行业内缺乏技术支持等。

3、基于社交媒体的档案信息服务的优化

3.1建立规范的社交媒体归档制度

丰富的档案信息资源是档案机构提供有效服务的前提。目前，社交媒体在我国政府机构中的运用己经渗透到各个领域，社交媒体在承担大量政务功能、体现政府业务活动轨迹的同时，但其归档问题并未引起足够的重视。①档案机构应重视社交媒体信息的归档工作，同时借鉴英美等国的存档经验，丰富并优化我国档案馆藏，为人类留下丰富的社会记忆。首先，建立专门的社交媒体档案库。因我国在探索社交媒体信息归档方面处于初始阶段，各档案部门应联合开发信息的捕获、存储和获取系统或采用第三方技术，确保获取信息的安全性。明确归档主体，黄霄羽和钱红梅认为可采用合作共管模式，即文件形成者、新媒体提供商、档案机构各自明确主体职责，协同互补，实现文件的有效管理。②归档信息的内容应丰富化，包括文字、图片、音频、视频等形式，检索项包括时间、关键词等可以进行快速检索和高级检索。其次，根据我国的档案机构管理体制，国家档案局应出台明确的标准，对社交媒体信息的捕获、鉴定、处理和获取加以规定和监督。社交媒体文件不同于数字化信息，是通过网络获取的原始数据，在捕获信息时要连同元数据一同保存，并对信息的来源、内容和价值进行严格鉴定以保证信息的真实性与可靠性；还应对归档的范围，文件格式等加以说明，以保证社交媒体归档工作有章可依。最后，成立专门针对微博、微信归档的实验项目，或建立专门的指导机构，对社交媒体归档的流程、应注意的问题进行培训，建立规范的流程管理制度，适时帮助各档案机构排解归档难题。

3.2提高档案信息服务质量

信息服务质量是当前制约我国社交媒体平台档案信息服务的重要因素，影响着我国档案信息服务的发展水平。一方面，档案工作者应拥有正确服务意识和服务观念。在日益发达的网络环境下，坚持以人为本、资源共享的服务理念，明确档案机构的定位为“服务型”而不是“宣传、展示型”，有利于指引档案工作的发展方向。社交媒体庞大的用户群体决定了其需求的多样性，档案机构作为信息的传播者，只有提供丰富的档案信息类型，将文字与图片、视频等结合起来，不断创新信息内容，才能吸引更多用户的注意力，提高档案信息的利用率。同时，应养成良好的信息推送习惯，不能闲时就频繁推送，忙时就不推送，这样只会引起用户的反感，只有及时推送档案信息，培养用户良好的阅读习惯，才能维持档案信息的生命力。另一方面，用户的需求是提供信息服务的依据，档案机构应对用户进行细分，详细调查不同用户群体的阅读习惯，了解不同年龄、不同职业用户基于社交媒体平台的阅读兴趣，明确用户不仅需要了解档案馆的工作动态和国家政务，还需要了解贴近公众生活的、富有趣味性的事闻；不仅需要目录信息，更需要全文信息；不仅需要查询档案信息和现行文件，也需要有特色的个性化、精准化服务：还需要对档案馆藏进行深加工，实现现有档案信息资源的增值服务，只有充分感知用户需求，及时发现热点，挖掘预测用户潜在需求，才能不断提高信息服务质量，实现档案信息资源的利用价值。

3.3加强档案宣传，注重用户体验

宣传工作是增强公众档案意识，更好发展档案事业的重要环节，在社交媒体环境下，档案宣传的重要性尤为突出。首先，档案机构要改变传统的单调的宣传方式，除了文字、图片外，可以通过录制小视频的方式，档案工作者以自己的亲身经历谈谈自己的档案工作，分享逸闻趣事，让公众更直观地感受自己所不熟知的档案工作，极富感染力和吸引力。其次，拓宽宣传渠道。档案机构应将电视、广播等传统媒体与社交媒体等方式结合起来开雇档案宣传，邀请社会影响力较高的公众人物作为形象大使，提高档案机构所开展的各项活动的影响力，只有宣传获得了良好的效果，才能吸引更多的用户前往参观档案机构举办的活动。

总之，社交媒体在培案机构中拥有广阔的发展前景，如果能够充分发挥档案界人力、物力的巨大潜力，相信在不久的未来，档案机构的信息服务水平能在社交媒体平台的支持下实现质的飞越，最大程度地实现培案的价值。

参考文献：

[1]马仁杰，费燕，王露尧.社交媒体服务模式下的档案用户需求研究[J].山西档案，2016（03）：58-60.

[2]李慧.基于社交媒体的档案信息传播探析[J].兰台世界，2016（11）：35-36.