事业单位档案管理信息化建设研究分析季浩伟

事业单位档案管理信息化建设研究分析季浩伟

季浩伟

盐城市四港港道监测管理所224057

摘要：随着科技的发展与进步，事业单位必须把档案管理信息化建设作为一项重要工作来抓，要想实现档案管理的信息化，事业单位就必须加强资金、人力、物理等各方面的投入，在进行档案管理信息化建设时，要采用科学、合理的管理方法，建立一个符合事业单位未来发展需要的科学档案管理体系，推动事业单位档案管理的全面发展。

关键词：单位档案管理；信息化建设

随着互联网技术的发展，很多行业都开始了信息化的改革与转型，信息化逐渐渗透到人们生产与生活的方方面面，因此，事业单位档案管理进行信息化建设也是社会发展的必然趋势。我国事业单位为了保障档案管理工作的规范化与科学化，逐渐开始实行无纸化办公，对档案管理进行信息化建设。但是建设过程中存在的很多问题严重影响了档案管理的时效性与管理效率，对事业单位档案管理的长远发展也产生了一定的负面影响。为了加快推进我国事业单位档案管理信息化建设的步伐，我们必须要找出事业单位档案管理信息化建设过程中存在的问题，并加以解决。

一、事业单位档案管理信息化建设的优势

(一)克服了环境因素对档案管理工作的影响。

气候条件对传统档案管理工作的影响较大，比如，在潮湿的气候环境下会造成档案盒发霉，档案破损，重要的资料、数据丢失，给事业单位的档案管理工作造成不良影响。而档案信息化管理则可以摆脱档案管理工作对气候条件的影响，原因在于档案信息化管理依托现代化的档案管理软件，将纸质档案转变为数字化信息存储于计算机，有效克服了环境因素对档案管理工作的影响。

(二)大大提高了档案管理工作的效率。

传统档案管理工作强度大，程序繁琐，比如，管理人员要想抽调一份档案，需要翻箱倒柜去找，既费时又费力，不但工作效率得不到有效的保证，还容易出现差错。而档案实现信息化管理之后，管理人员只需要在计算机前进行简单的操作，便能在极短的时间内找到自己所需要的档案，大大提高了档案管理工作的效率和质量。

(三)实现了档案共享。

在过去，事业单位的档案只能待在档案管理室，也只有少数人能够有机会阅览，信息共享程度几乎为零，这种档案管理形式不仅不利于事业单位政务公开，还造成了大量档案信息资源的浪费。而档案信息化管理则可以利用互联网实现档案共享，最大限度发挥档案信息的社会价值。档案信息资源社会共享在国外的发展已经趋于成熟，在我国也已经有了成熟的发展土壤，事业单位档案信息化建设的开展将会加快档案信息资源社会共享的速度，是事业单位档案管理工作的一个重要发展方向。

二、当前事业单位档案信息化建设存在的问题

(一)档案管理意识落后。

一些事业单位的领导和档案管理人员管理意识落后，认为档案管理工作采用传统纸质管

理的方法即可，没有必要进行档案管理信息化建设，更何况，档案信息化建设还需要资金的支持。档案管理意识落后是当前事业单位管理人员普遍存在的问题，究其原因，管理人员缺乏与时俱进的进取精神，未能充分认识到档案信息化管理建设对事业单位档案管理工作乃至事业单位健康发展的重要影响。

(二)缺少专业的档案管理人才。

档案管理的专业性特征较强，需要专业的档案管理人才来完成，而档案信息化建设对管理人员有了更高的要求，不仅需要管理人员拥有扎实的档案管理专业基础知识，还对管理人员的计算机技术有着较高的要求。目前，我国缺少专业档案管理人才储备，给事业单位的档案信息化建设带来了不利影响。

(三)信息化程度不够深入。

目前，我国大部分事业单位已经实现了利用信息化软件对档案进行管理，然而，还有一些事业单位的信息化程度较低，相关软件尚未完成升级和更新，致使档案管理工作仍然停留在纸质管理阶段，不利于事业单位档案管理工作的有效开展。

三、我国事业单位档案管理信息化建设的策略

档案管理信息化建设是事业单位档案管理工作的一个重要发展方向，如何克服当前事业单位档案管理信息化建设存在的不足已经成为了事业单位亟需解决的关键问题，笔者认为，做好档案管理信息化建设，事业单位需要从以下几个方向努力。

(一)制定关于档案信息化建设的总体规划。

档案信息化建设是一个长期的过程，事业单位必须要根据本单位的实际情况和档案管理工作的发展趋势制定关于档案信息化建设的总体规划。为了确保总体规划的实用性，事业单位要对本单位的发展特点、目标进行科学的分析和论证，在此基础上制定档案信息化建设总体规划。事业单位要逐步形成以网络技术为依托的现代化管理模式，努力推动档案信息化建设的可持续发展。此外，在档案管理信息化建设过程中要特别注意系统的可扩展性，要为档案信息化管理提供足够的空间。

(二)领导干部要高度重视档案信息化管理工作。

对于事业单位而言，做好档案信息化管理工作的前提是要对这项工作引起足够的重视，特别是事业单位的领导干部，要充分认识到档案信息化管理工作对事业单位发展的积极意义，不断深化管理意识，转变传统管理观念，确保档案信息化管理工作能够顺利进行。

一是要做好档案管理人员的教育培训工作，提高管理人员的职业素养和责任心，夯实档案信息化建设的人才基础。

二是要逐步建立起完善的档案信息化建设管理制度，明确管理责任，确保档案信息建设有据可依。

三是加大资金投入力度，完善档案管理设备，为档案信息化建设提供充足的物质保障。

(三)事业单位要与其他政府机关和企业单位加强沟通。档案信息资源社会共享是档案管理信息化建设的一个重要发展方向。在信息化时代，事业单位的档案管理工作不能闭门造车，而是要积极的“引起来，走出去”，与其他政府机关进行有效的沟通交流，借鉴其他单位先进的档案管理经验，提升本单位档案管理信息化建设水平，促进档案管理工作又好又快发展。事业单位要充分利用互联网技术，建立档案管理局域网，深化档案管理共享程度，实现档案管理透明化，确保档案信息能够充分发挥其价值。

(四)档案管理人员要不断提高自身素质。

在信息化时代，档案管理人员要充分认识到提高自身素质的重要性，不仅要积极参加事业单位开展的各种培训课程，还要利用业余时间“充电”，夯实专业基础知识，努力提高计算机操作水平，确保自己的专业素质能够满足档案管理信息化建设的需要。此外，档案管理人员还要积极转变旧有的管理理念，与时俱进，开拓创新，努力适应档案管理新模式。档案管理人员在日常工作中要端正工作态度，富有责任感和使命感，努力提高档案信息化管理水平。

四、结语

综上所述，事业单位档案管理信息化建设既是社会发展对事业单位的必然要求，也是事业单位转变旧有管理理念，与时俱进，创新档案管理模式的重要手段。信息化时代，做好档案管理信息化建设对提高事业单位的档案管理水、实现政务公开、促进事业单位良性发展均具有积极的意义。新时期，事业单位要充分利用互联网技术，从档案管理的管理制度、硬件设施、管理人员等方面入手，切实做好档案管理信息化建设。

参考文献

［1］王海龙．浅谈事业单位档案管理信息化建设［J］．中国管理信息化，2016，8:191

［2］苏红．事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施［J］．理论观察，2014，5:127～128

［3］项静瑶．浅谈事业单位档案管理信息化建设［J］．科技资讯，2013，30:214，216