提升办公室综合管理水平的有效途径苏旭辉

提升办公室综合管理水平的有效途径苏旭辉

苏旭辉

中铁六局集团广州工程有限公司广东广州511442

摘要：伴随着经济的发展，办公室在企业中也逐渐扮演着越来越重要的角色。办公室作为企业内一个具有综合性职能的部门，在日常的各项工作中均发挥着不可替代的作用。企业的正常运行需要具有综合管理水平的办公室来保障，它的顺利运转能有效推动企业的协调发展。基于此，文章对企业办公室管理工作的重要性进行了总结，对现阶段办公室管理工作中存在的问题进行了分析，提出了相应的综合管理措施，实现企业高效运转、可持续创新。

关键词：办公室；综合管理，措施，提升

目前对于企业各办公室综合管理的工作，已经具有相应的管理模式，但是时代在发展进步，因此办公室综合管理的模式需要进行与之相适的创新，如果不根据现状进行改进，那办公室的管理运行会降低企业工作的效率，同时，旧的管理模式也越来越不能满足企业发展的需求，所以办公室也必须创新综合管理模式，这样才可以全面发挥办公室的职能，实现企业的高效运转，可持续发展。

1.办公室管理工作的重要性

办公室是企业的核心与枢纽，对于企业的运行与发展起着至关重要的作用，其最为基本的职能就是管理、协调以及服务。具体的来讲，就是对企业的具体运行状况进行监控与管理，对企业各个部门与单位之间的具体工作进行相应的协调，以保证企业的良好有序运转，为员工创造和谐良好的企业文化与环境。同时，办公室还起着上传下达的重要作用，对上级领导交办的事宜，有效传达给企业员工，将下级人员对于企业发展的建议与意见，反馈给企业领导，实现上下级的有效沟通，提高企业的效率。办公室管理的另外一项重要任务就是构建企业文化，企业文化是一个企业的灵魂，是企业得以健康有序发展的有力保障，办公室的职能之一就是根据企业的特点以及发展，对企业的价值观进行宣传，使企业文化与价值理念深入人心。办公室管理工作的有效开展，对于促进企业管理的进步，以及企业制度的制定与完善，企业文化的创建等至关重要。由此可见，办公室管理工作在企业当中的重要地位，是不言而喻的。然而，在互联网技术迅猛发展的当下，企业办公室管理工作却仍然延续传统的管理理念与模式，过于落后与陈旧，已跟不上时代发展的步伐，已经不能满足企业现代化建设的需求，所以借助“互联网+办公室管理”，不断推动企业办公室管理工作的优化与升级，已是迫在眉睫。

2.现阶段办公室管理工作中存在的问题

2.1整体和局部工作发展不协调

在企业的发展建设中，办公室的职能具有综合性、全面性的特点，并具有区别于其他部门的服务性特点。在现阶段办公室管理工作中存在职责不明确，管理制度不规范，没有做好精细化管理，从而使得办公室整体和局部工作发展不协调，无法做到服从整体的发展原则。

2.2主动和被动工作存在的矛盾问题

受办公室工作性质的影响，办公室的工作较为被动。而新时期想要完善办公室工作管理需要提升办公室工作的主动性，相关人员需要着手准备解决办公室工作的方法，而非被动的等待工作安排。但是在实际操作中，办公室管理工作仍然具有临时性随意性较大，工作操作较为被动。比如说会议筹备与招待采购方面，有些办公室管理人员对会议筹备不够主动，只是按照上级领导的意思被动的去做一些工作，这样就很难达到预期的效果。

2.3“过”和“不过”之间的矛盾问题

办公室工作管理中需要对某种策划的职责问题进行积极的履行，从而为企业领导决策提供重要的支持。但是在实际操作中对于策划工作职责问题把控度不够，没有理清自己工作的缺位和越位问题，在办公室的管理工作中甚至存在“隔着锅台上炕”的问题。

2.4办公室信息化管理模式落实

随着时代的发展，在现代化的办公室管理中，信息技术的应用越来越普遍，但是存在一些办公室人员对以互联网为基础的办公管理模式不熟悉，信息不会及时分享，办公室管理信息化管理的人才匮乏等众多问题。

3.提升办公室综合管理水平的措施

3.1明确具体的责任

现阶段企业各项工作都与具体的人与事物有着各项密切的联系，具体管理内容十分繁杂，这在一定程度上严格限制着办公室管理工作的开展。长期的发展下去，办公室工作人员失去了原有的积极性，被动地做着各项工作。同时，现阶段办公室的工作人员工作还是一味地遵循着过去传统的工作方法，毫无创新意识可言，长期发展下去，工作效率不能得到有效提升，工作也不会有任何实际性的效果。在工作中办公室既然承担着管理职能，首要就需要具备相应的担当意识，敢于在过去的工作机制上进行全面的创新，不断提高管理工作的整体效率，锻炼办公室人员对工作统筹管理的能力，那么办公室的各项管理水平就能获取实质性的提升。那就必须明确各自责任，实现责任矩阵的有效管理，把办公室的几大块工作内容明确到具体责任人，同时，按照分工不分家的思路开展工作，既能落实具体责任又能团结合作。通过明确分工和责任落实实现整体与局部协调发展。

3.2倡导制度规范性

当前社会各个领域能够维持着稳定发展的秩序，需要相关的法律进行维持保护。企业自身的管理发展也需要完善自身管理制度，对各项事务进行有效的约束，实现“制度管人，流程管事”的目标。若办公室管理过程中，不依照相应的规章制度执行，必然会引起混乱。办公室管理人员既是制度的制定者，也是制度的执行者。因此，办公室管理人员应该倡导制度的规范性，制定出科学合理的规章制度，而且管理者要以身作则，为企业的员工树立起示范性的作用，将各项制度落实到实处。办公室管理者应该依靠制度的规范性，树立大家强烈的责任感，使每个人都能对自身岗位负责，最大程度发挥出每个员工工作的积极性。

3.3做好精细化管理

随着企业各个方面的快速发展，在管理工作中暴露出的问题日益明显，过去的管理方式的不足之处日益显现出来，加强办公室各项管理工作的精细化是管理工作的重点环节，需要执行者从大处着眼、细处入手，不断提升管理的实效性。

3.3.1各项职责的精细化

现阶段国有企业办公室处在管理工作的关键位置，面对的各项问题和矛盾较多，所以办公室的相关管理人员要明确自身的职责所在，对企业各个领域层次的人员职责能够清楚有效的掌握。所有的工作人员要从各项工作的细节入手，改变过去粗放式的管理方式，形成职责和工作的精细化管理。

3.3.2相关数据的精细化

办公室的各项具体工作需要相关的统计数据来进行分析说明的，现阶段所有行业及企业单位的管理都是通过精确的数据来进行相应的分析的。所以办公室的管理人员要加强数据精细化的分析记录，通过严谨的数据来提高各项管理决策的实效性。从办公室日常管理的模块来说，对办公用品采购、车辆维修、油卡管理、后勤食品采购、信息报道等进行精细化、数据化管理；以上一年度的数据为基础对第二年进行预算管理，每一个季度调取预算数据与实际数据进行对比，找出差距，通过数据化来管理办公室工作。为节约成本办公室也对相关的支出进行集中采购如办公用品集中网采，食品采购进行招标后集中配送，车辆定点维修，油卡定点加油，通过全过程多渠道集采为办公室精细化管理节约成本，通过精细化管理现实现工作中的精准管控。

3.4做好会议筹备与招待采购

办公室信息是会议筹备的必要前提，也是工作顺利进行的保障。首先，办公室人员要根据会议的主体筹备好相关的研究材料，可以将内容输入到电脑中，以PPT的形式呈现出来，在内容划分的基础上提升工作效率。也可以将事先准备好的信息内容以纸质的形式打印出来，在会议中为工作人员分发，加强工作的联系性。其次，在日常用品采购方面，也是各单位的必要花销之一。办公室人员要加强信息化的相关投入，建立与外部市场的联系，寻找长期的合作单位，取得最佳的购入价格，实现配送与管理的一体化。

3.5构建信息化的办公室管理模式

3.5.1构建以互联网为基础的办公管理模式

有效的办公室管理模式是促进企业办公室管理工作优化升级，促进企业工作效率与日提高的有力保障。目前，企业仍然存在传统管理模式，传统的管理模式太过于繁琐，工作人员办事程序比较多，往往造成大量精力与时间的浪费。所以，积极构建以互联网为基础的自动化办公管理模式，已是大势所趋，并已经在不少企业得到推行与实践，且取得了良好的效果。比如，企业可以使用OA办公管理系统进行无纸化办公，企业给所有员工建立自己所属的账号，并根据部门以及员工级别进行合理有效的分组，办公室管理等职能部门，便可以通过该系统传达上级指示，或者发布通知，基层员工也可以通过该系统向上级或领导反馈具体工作情况，这样可以大大节省时间，提高工作效率。此外，员工也可以借助该系统进行请假、加班、采购等流程的申请，不用再到专门的职能部门去申请与报备，不需要把时间浪费在没有必要的等待上面，从而提高工作效率，促进企业高效、有序的运转。同时企业对项目加强了后台的管控，使用成本信息系统，对项目各工序、物资采购进行系统审批，通过系统审批使企业后台管理前移，强化了对前台的管理，规范了流程，节约了成本与时间，创造了良好的效益。同时，开发ERP系统，制定模块化的集成管理，如开发一个小型ERP系统，可以把办公室几大模块的工作系统化，统一工作模版，工作流程，给予各单位管理权限，统一了工作模版，实现了数据实时共享，规范了办公室工作的管理流程。

3.5.2创建互联网沟通交流平台

有效的沟通与交流平台，有助于基层员工意见的良好表达，为办公室管理工作的优化与升级献言献计。目前，我国企业多数是设立意见箱等传统的职工发表意见的途径，但是这种方法所取得效果其实并不是太好，因为几乎绝大多数的员工不愿意往意见箱里边投意见，所以意见箱的设置往往如同虚设。所以，企业可以借助互联网建立有效的沟通与交流平台，比如可以借助企业微信公众号、美文、电子调查问卷等，来提供员工意见征集的平台，包括企业食谱的征集也可以通过网络完成。因为目前来讲，信息技术比较发达，几乎所有的人都在玩儿微信，朋友圈等，所以借助这种交流平台，多半可以获取员工更多的意见，使更多的人参与办公室管理的优化与升级当中。

3.5.3做好信息分享工作

搞好服务是办公室管理工作的落脚点，它表现在日常生活中的各个环节，既能够对资料进行筛选，为领导的决策提供比较有价值的信息，又可以对基层工作人员进行监督，是单位工作的主要环节。而作为其特殊性意义之一，信息分享工作是最重要的一点。信息的收集不管对于哪一单位都是极其关键的，它影响着人员的工作效率与质量。首先，信息是单位与外部市场之间的纽带。如果想要提升该单位在经济社会中的竞争力，赢得消费者的认可，就要及时的掌握最精准的决策报告，这样才能够为工作的部署提供有利条件。其次，在一个大的单位中，想要使得人员之间得到最佳的配合，信息的分享是必不可少的。尤其是在当前网络化、科技性的社会当中，它能够起到沟通交流与总结推动的作用。

3.5.4互联网+教育，加强办公室管理人才的培养

办公室管理人才是顺利开展办公室管理工作的核心，所以，企业一定要加大对办公室管理人才的培养力度，尤其是在互联网技术日新月异的当今阶段，一定要借助互联网上的优秀资源以及这个优秀的平台，实现“互联网+教育”，为管理人才的培养打开一条通路。一方面，企业可以在互联网上购买一些管理相关的课程，组织相关人员集体观看，集中学习；另一方面，企业也可以成立互联网教育资源库，把与办公室管理相关的网络课程资源，导入企业自己的资源库，供企业职工自主学习，然后定期的举办管理知识交流与分享座谈会，或者是研讨会，企业员工之间相互交流，互相发表自己的看法以及学习心得，从而促进他们管理水平与技能的提升，进而实现办公室管理工作的不断优化与升级。

4总结

办公室是一个综合化、系统化、全面化的办事机构，具有宏观管理的重要职能，企业各项管理工作的发展运作都需要办公室行政管理部门的支持。随着社会的不断进步和改革，办公室管理工作需要在新形势下不断的优化办公管理体系，虽然会存在一些新问题，但是一定要积极的开拓创新，与时俱进，认真的履行岗位职责，努力加强办公室信息管理工作，更好的提升办公室信息服务水平，积极的发挥办公室综合管理职能，促进企业长远发展。

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